Anlegen von Produkten

Ein Produkt ist das, was deine Gäste im Shop tatsächlich kaufen: ein Preis, ein Kontingent und ein Verkaufszeitraum für eine bestimmte Ticketart. Die Ticketart legt fest, was jemand bekommt (etwa „Wochenendticket"), das Produkt legt fest, zu welchen Bedingungen. Deshalb kannst du für dieselbe Ticketart mehrere Produkte anlegen – Frühbucher, Normalpreis, Ermäßigt – und jedes einzeln steuern.

Dieser Artikel führt durch alle Einstellungen eines Produkts. Wenn du erst noch das Grundprinzip von Ticketarten und Produktkategorien verstehen willst, lies zuerst Ticketarten, Produkte und Produktkategorien.

Grunddaten eines Produkts

Du legst Produkte im Admin-Bereich unter Produkte an. Diese Felder braucht jedes Produkt:

• Nummer / Name – der Titel, unter dem das Produkt im Shop erscheint. Sollte eindeutig sein.
• Ticketart – die Verknüpfung zu der Ticketart, aus der beim Kauf die Ticket-Codes entstehen.
• Produktkategorie – gruppiert Produkte im Shop in Reiter, etwa „Festivaltickets" und „Camping".
• Preis – brutto, inklusive Mehrwertsteuer. Das ist der Endpreis für die Kundschaft.
• MwSt. – der im Preis enthaltene Steuersatz, als reine Zahl (7 steht für 7 %).

Optional kommen Beschreibung und ein Bild dazu. Beides erscheint im Shop direkt unter dem Titel. Der Schalter E-Mail steuert, ob das Ticket nach dem Kauf per E-Mail versendet wird – standardmäßig ist er aktiv.

Die Reihenfolge der Produkte im Shop steuerst du in der Listenansicht per Drag-and-drop. Innerhalb einer Produktkategorie erscheinen sie genau so, wie du sie dort sortierst.

Damit ist das Produkt grundsätzlich verkaufsfähig – fehlen noch Kontingent und Zeitraum.

Kontingent und Verfügbarkeit steuern

Über die Gesamtzahl legst du fest, wie viele Stück von diesem Produkt insgesamt verkauft werden dürfen. Eine 0 bedeutet unbegrenzt.

In der Detailansicht siehst du jederzeit Verkaufte Stückzahl, Verbleibende Stückzahl und den Lagerstatus als farbiges Signal – grün, gelb bei knappem Bestand, rot bei ausverkauft.

Veröffentlicht oder erhältlich? Zwei verschiedene Zeiträume

Diese beiden Datumspaare werden oft verwechselt, tun aber Unterschiedliches:

• Veröffentlicht am / bis steuert die Sichtbarkeit. Außerhalb dieses Zeitraums taucht das Produkt im Shop überhaupt nicht auf.
• Erhältlich von / bis steuert die Kaufbarkeit. Das Produkt ist sichtbar, aber mit dem Hinweis „Bald erhältlich" beziehungsweise „Nicht mehr erhältlich" ausgegraut.

Daraus ergibt sich das übliche Vorgehen für einen angekündigten Verkaufsstart: Veröffentlichung früh setzen, Erhältlichkeit erst zum Verkaufsstart. So sehen Interessierte das Angebot schon vorab, kaufen können sie erst später. Lässt du beide Felder leer, ist das Produkt unbefristet sichtbar und kaufbar.

Damit steuerst du, wann welches Produkt im Shop erscheint und verkauft wird.

Maximal kaufbar: pro Bestellung oder pro Person

Das Feld Maximal kaufbar begrenzt die Stückzahl. Was genau begrenzt wird, hängt davon ab, wie jemand in den Shop kommt:

• Im normalen Shop – also über die öffentliche Shop-Adresse – gilt die Zahl pro Bestellung. Steht dort eine 4, kann man höchstens vier Stück in einen Einkauf legen. Danach nochmal bestellen ist möglich.
• Über einen persönlichen Shoplink gilt die Zahl als Gesamtkontingent für diese Person. festiware zählt zusammen, was sie über ihren Zugang bereits gekauft hat, und zieht das ab. Ist das Kontingent aufgebraucht, verschwindet das Produkt aus ihrem Shop.

Ein persönlicher Shoplink ist ein Shop-Aufruf, der an eine bestimmte Person gebunden ist. Personen bekommen ihn über die Kachel Persönlicher Shop im Mitwirkendenportal, über den Platzhalter für den Shoplink in einer E-Mail oder über den Versand eines Gästelisten-Shoplinks.

Genau darüber baust du personengebundene Kontingente: Ein Produkt „Caravan-Stellplatz" mit Maximal kaufbar = 1 bedeutet über den persönlichen Link, dass jede Händler:in genau einen Stellplatz bekommt – und das Produkt danach nicht mehr angeboten bekommt.

Damit steuerst du, wie oft ein Produkt gekauft werden darf – einmalig pro Person oder mengenbegrenzt pro Bestellung.

Gruppentickets: mehrere Codes in einem Produkt

Mit der Funktion Gruppentickets verkaufst du ein Sonderangebot, das mehrere Ticket-Codes auf einmal erzeugt – etwa ein Fünferpack mit Rabatt gegenüber fünf Einzeltickets.

Aktiviere dazu den Schalter Gruppenticket. Darunter erscheint das Feld Anzahl Tickets. Beim Kauf entstehen dann so viele Ticket-Codes, wie du hier einträgst.

Damit verkaufst du Bündel, ohne für jede Person eine eigene Bestellung zu brauchen.

Inklusivgebühren ausweisen

Mit Inklusivgebühren weist du Gebühren aus, die bereits im Gesamtpreis stecken. Im Shop erscheint in der Ticketübersicht der reduzierte Basispreis, die Gebühren daneben separat aufgeschlüsselt – in der Bestellübersicht steht dann wieder der Gesamtbetrag.

Beispiel: Ein Ticket kostet 110 €, davon sind 10 € Müllentsorgungsgebühr. Im Shop steht: 100 € + 10 € Müllentsorgung = 110 €.

Klicke auf Gebühr hinzufügen und hinterlege Preis, Bezeichnung und optional eine teaminterne Beschreibung. Mehrere Inklusivgebühren pro Produkt sind möglich.

Damit ist für deine Gäste transparent, woraus sich der Preis zusammensetzt.

Mehrsprachige Produkttexte

Produktname und Beschreibung lassen sich zweisprachig hinterlegen, auf Deutsch und Englisch. Der Shop zeigt automatisch die Sprache an, die deine Gäste dort ausgewählt haben.

Beim Produkt und bei der Produktkategorie findest du für Name und Beschreibung jeweils ein Feld für Deutsch und eins für Englisch. Trägst du nur Deutsch ein, wird überall der deutsche Text verwendet.

Damit bedienst du internationales Publikum, ohne einen zweiten Shop pflegen zu müssen.

Wer sieht das Produkt? Bedingungen und Coupons

Wem ein Produkt angezeigt wird, steuerst du über mehrere Felder: die Coupon-Einstellungen und die beiden Voraussetzungen im Reiter Bedingungen & Coupons, den versteckten Link im Reiter Allgemein. Alle Bedingungen wirken zusammen: Sobald eine davon nicht erfüllt ist, bleibt das Produkt unsichtbar.

Coupon Voraussetzung

Mit Coupon Voraussetzung erscheint das Produkt nur, wenn im Shop ein passender, gültiger Coupon-Code eingegeben wurde. Der Coupon muss mit diesem Produkt verknüpft sein – einen Rabatt muss er nicht enthalten, ein Coupon über 0 % funktioniert genauso als reiner Türöffner.

Wie du Coupons anlegst und verwaltest, steht in Coupons: Rabattcodes für Deinen Shop. Wenn Coupon-Buchungen zusätzliche Plätze über das reguläre Kontingent hinaus belegen sollen, hilft die Overbook-Reserve.

Produkt hervorheben

Ein Produkt, das erst ein Code sichtbar macht, erscheint sonst irgendwo zwischen den übrigen Angeboten. Ist Produkt hervorheben aktiv, landet es stattdessen vorn: Nach der Eingabe wechselt der Shop in die Ansicht Coupon-Tickets und zeigt dort nur die freigeschalteten Produkte — dieses Produkt gehört dann dazu, auch ohne eigene Coupon Voraussetzung.

Der Schalter braucht immer einen Code, auf den der Shop reagieren kann: entweder einen mit dem Produkt verknüpften Coupon zusammen mit der Coupon Voraussetzung, oder den versteckten Link. Wer den Shop über die reguläre Adresse öffnet, sieht keinen Unterschied.

Versteckter Link

Trägst du im Reiter Allgemein bei Versteckter Link einen Wert ein, verschwindet das Produkt aus dem öffentlichen Shop. Erreichbar bleibt es über eine Adresse mit diesem Zusatz — oder indem der Wert im Coupon-Feld auf der Startseite eingegeben wird. Details und Beispiele stehen in Versteckter Link und Direktlinks.

Direkt unter dem versteckten Link findest du den Schalter „Alle Tickets anzeigen“ ausblenden. Er greift nicht für den versteckten Link, sondern für Direktlinks auf dieses Produkt (?oid=): Ist er aktiv, entfällt im Shop die Umschaltung auf die vollständige Ticketliste. Denselben Schalter gibt es in der Produktkategorie, dort für ?cat=-Links — Details im Abschnitt „Alle Tickets anzeigen“ ausblenden.

Ticketart Voraussetzung

Mit der Ticketart Voraussetzung koppelst du ein Produkt an ein anderes: Es lässt sich nur kaufen, wenn ein Produkt der ausgewählten Ticketarten bereits im Warenkorb liegt – oder wenn die Person über ihren persönlichen Shoplink ein solches Ticket schon gekauft hat. Typischer Fall: Ein Campingticket soll es nur zusammen mit einem Festivalticket geben.

Standardmäßig blendet der Shop das Produkt dynamisch ein, sobald die Voraussetzung im Warenkorb erfüllt ist. Willst du das nicht, aktiviere Dynamisches Einblenden verhindern. Dann erscheint das Produkt ausschließlich für Personen, die das vorausgesetzte Ticket in einem früheren Kauf erworben haben – ideal für Nachverkäufe an bestehende Ticketinhaber:innen.

Personentyp Voraussetzung

Die Personentyp Voraussetzung begrenzt ein Produkt auf bestimmte Personentypen, etwa Crew, Künstler:innen oder Händler:innen. Sie wirkt nur beim Aufruf über einen persönlichen Shoplink – im öffentlichen Shop weiß festiware nicht, wer davorsitzt, und blendet das Produkt dort gar nicht erst ein.

Das ist die Grundlage für zielgruppengenaue Shops: In Kombination mit dem Modul Persönlicher Shop im Mitwirkendenportal sieht jede Person nur die Produkte, die für ihren Typ freigegeben sind.

Damit hast du volle Kontrolle darüber, wer welches Angebot zu sehen bekommt.

Erstattungen für ein Produkt erlauben

Im Reiter Erstattungen legst du fest, ob und zu welchen Konditionen Tickets dieses Produkts zurückgenommen werden können. Bleibt der Erstattungstyp leer, ist das Produkt nicht erstattbar.

• Prozentsatz erstattet einen Anteil des gezahlten Preises (50 = 50 %).
• Fester Betrag erstattet einen festen Betrag in der Bestellwährung.

Über Erstattbar ab und Erstattbar bis grenzt du ein Zeitfenster ein. Mit Erstattungen automatisch genehmigen läuft der Vorgang ohne manuelle Freigabe durch. Fällt die Veranstaltung aus, hebt Einschränkungen ignorieren Zeitfenster und Nutzungsstatus auf, sodass auch bereits eingelöste Tickets erstattet werden können.

Den kompletten Ablauf beschreibt Tickets erstatten und Erstattungen verwalten.

Zweitmarkt und Umbuchung

Ist der Zweitmarkt für dein Projekt eingerichtet, steuerst du mit dem Schalter Zweitmarkt, ob Tickets dieses Produkts über TicketSwap weiterverkauft werden dürfen. Wie du das grundsätzlich aktivierst, steht in TicketSwap für den Weiterverkauf von Tickets aktivieren.

Ist die Umbuchung freigeschaltet, erlaubst du mit Umbuchbar, dass Ticketinhaber:innen im Ticketportal selbst auf eine andere Option wechseln. Unter Umbuchungsziele wählst du zusätzliche Produkte, auf die umgebucht werden darf – etwa verschiedene Anreisezeiten untereinander.

Buchhaltung: Aufteilen auf Konten

Für den Buchhaltungsexport kannst du ein Produkt auf mehrere Konten aufteilen – etwa wenn Eintritt und Müllpfand getrennt gebucht werden sollen. Pro Position hinterlegst du Gegenkonto, Anteil, Buchungstext und Kostenstelle.

Wie der Export danach läuft, beschreibt DATEV Buchungsstapel-Export.

Produkte duplizieren und mehrere gleichzeitig bearbeiten

Wer eine ganze Preisstaffel aufbaut, muss nicht jedes Produkt von Hand neu anlegen. Dafür gibt es drei Wege:

1. Produkt duplizieren – die Aktion findest du in der Detailansicht eines Produkts. Sie erzeugt eine vollständige Kopie inklusive Bild. Du vergibst nur eine neue Nummer beziehungsweise einen neuen Namen und passt danach an, was sich unterscheidet.
2. Gesammelt bearbeiten – ändert mehrere ausgewählte Produkte auf einmal. Verfügbar sind unter anderem Gesamtzahl, Maximal kaufbar, die Zeiträume für Veröffentlichung und Erhältlichkeit, Produktkategorie, versteckter Link sowie die Erstattungseinstellungen. Felder, die du leer lässt, bleiben unverändert – die Änderungen lassen sich allerdings nicht rückgängig machen.
3. Produkt aus Ticketart erstellen – diese Aktion startest du direkt bei einer Ticketart. Praktisch, wenn du eine neue Ticketart angelegt hast und sofort das passende Produkt dazu brauchst.

Damit stellst du ganze Produktgruppen in einem Schritt um, etwa wenn sich ein Verkaufsstart verschiebt.

Produkte in der Liste filtern

Sobald ein Projekt mehr als eine Handvoll Produkte hat, wird die Suche nach Namen unpraktisch. In der Produktliste kannst du deshalb nach genau den Eigenschaften filtern, die du beim Anlegen gesetzt hast.

Die Filter liegen hinter dem Filter-Symbol rechts über der Liste. Oben im Filterfenster gibt es ein Suchfeld — tippe dort einen Begriff ein, statt durch alle Filter zu scrollen. Die Zahl neben dem Symbol zeigt, wie viele Filter aktiv sind, Filter zurücksetzen leert alle auf einmal.

Verfügbare Filter

Was für ein Produkt ist das:

• Produktkategorie
• Ticketart

Ist es gerade verkäuflich:

• Erhältlichkeit
• Sichtbarkeit im Shop
• Tatsächlich verfügbar
• Lagerstatus
• Kontingent (begrenzt oder unbegrenzt)

Wie ist es zugeschnitten:

• Preis (kostenlos oder kostenpflichtig)
• Gruppenticket
• Versteckter Link
• Versand per E-Mail
• Dynamisches Einblenden verhindern

Wer darf es sehen:

• Coupon Voraussetzung
• Produkt hervorheben
• Coupon-Bindung
• Ticketart Voraussetzung
• Personentyp Voraussetzung

Erstattungen:

• Erstattungstyp
• Erstattungszeitraum
• Erstattungen automatisch genehmigen

Sonstiges:

• Kontenaufteilung
• Zweitmarkt und Umbuchbar — nur sichtbar, wenn die jeweilige Funktion im Projekt aktiv ist
• Datumsfilter für "Erhältlich von" und "Veröffentlicht am"

Erhältlich, sichtbar oder wirklich verfügbar?

Drei Filter, drei verschiedene Fragen — es ist dieselbe Unterscheidung wie unter Veröffentlicht oder erhältlich? Zwei verschiedene Zeiträume:

• Sichtbarkeit im Shop — nur der Veröffentlichungszeitraum: Wird das Produkt überhaupt angezeigt?
• Erhältlichkeit — nur der Erhältlichkeitszeitraum: Liegt der Kaufzeitraum gerade an?
• Tatsächlich verfügbar — beides zusammen plus Kontingent, entspricht der Spalte Erhältlich in der Liste. Ein ausverkauftes Produkt ist hier "Nein", auch wenn sein Zeitraum passt.

Alle drei Zeitraum-Filter unterscheiden vier Zustände: gerade aktiv, noch nicht, nicht mehr, ohne Zeitbegrenzung.

Nützliche Kombinationen

• Ausverkauftes, das noch im Shop steht: Erhältlichkeit auf "Jetzt erhältlich" und Lagerstatus auf "Nicht Verfügbar". Diese Produkte sehen Käufer:innen noch, kaufen können sie sie nicht mehr.
• Ein Produkt fehlt im Shop: Sichtbarkeit im Shop auf "Nicht mehr sichtbar" oder "Noch nicht sichtbar". Taucht das Produkt dort auf, liegt es am Veröffentlichungszeitraum. Alle weiteren Ursachen stehen unter Warum erscheint ein Produkt nicht im Shop?

Damit lässt sich auch in einer langen Produktliste schnell eingrenzen, welche Produkte in welchem Zustand sind.

Warum erscheint ein Produkt nicht im Shop?

Wenn ein Produkt fehlt, geh diese Punkte der Reihe nach durch:

1. Zeitraum – liegt „heute" innerhalb von Veröffentlicht am / bis? Außerhalb ist das Produkt komplett unsichtbar.
2. Kontingent – ist die Gesamtzahl erreicht, oder ist die dahinterliegende Ticketart ausverkauft?
3. Produktkategorie – ohne zugeordnete Kategorie wird ein Produkt im Shop nicht ausgegeben.
4. Versteckter Link oder Coupon-Voraussetzung – dann erscheint es nur über den passenden Link beziehungsweise nach Eingabe des Coupons.
5. Ticketart-Voraussetzung – liegt das vorausgesetzte Ticket im Warenkorb? Bei aktivem „Dynamisches Einblenden verhindern" muss es aus einem früheren Kauf stammen.
6. Personentyp-Voraussetzung – passt der Personentyp, und wurde der Shop über den persönlichen Link aufgerufen? Im öffentlichen Shop bleibt so ein Produkt immer verborgen.
7. Maximal kaufbar – hat die Person ihr persönliches Kontingent über ihren Shoplink bereits ausgeschöpft? Auch offene, unbezahlte Bestellungen zählen mit.
8. Gruppenticket – bei mehr als einem Ticket pro Produkt muss „Personalisierung nach Bezahlung" aktiv sein.

Trifft nichts davon zu, hilft ein Blick in die Bestellübersicht: Dort siehst du, wie viele Stück tatsächlich verkauft sind und ob das Kontingent anders belegt ist als erwartet.