Wo kann ich Rechnungen und Gutschriften aus dem Shop herunterladen?
Zu jeder erfolgten, bezahlten Bestellung kannst Du eine Rechnung herunterladen.
Klicke hierzu eine oder mehrere Bestellung(en) an und wähle die Aktion Rechnung herunterladen
Auf diese Weise erhältst Du eine PDF bzw. ZIP-Datei mit einer oder mehreren Rechnungen.
Achtung: Rechnungen können standardmäßig erst dann erzeugt werden, wenn in den Projekteinstellungen ein "Rechnungs-Präfix" gesetzt ist und die Bestellung bezahlt wurde!
Tipp: In den Projekteinstellungen kannst Du auch einstellen, ob die Rechnung direkt mit der Bestellung versandt werden soll:
Es ist möglich Tickets gegen Rechnung zu versenden, ohne dass vorher bezahlt wurde. Nur in diesem Fall werden Rechnungen generiert, ohne dass eine Bestellung bezahlt wurde.
Gutschrift zu einer Erstattung
Wurde ein Ticket erstattet, gehört zu dieser Erstattung eine eigene Gutschrift — ein Beleg mit eigener Nummer aus demselben Nummernkreis wie Deine Rechnungen. Sie entsteht in dem Moment, in dem Du die Erstattung mit Als bezahlt markieren auf ausgezahlt setzt (siehe Tickets erstatten und Erstattungen verwalten). Solange eine Erstattung nur genehmigt, aber noch nicht ausgezahlt ist, gibt es noch keinen Beleg.
Die Gutschrift hängt nicht an der ursprünglichen Bestellung, sondern am Erstattungsbeleg — der Gegenbuchung, die festiware zur Erstattung anlegt. Sie trägt eine eigene Bestellnummer, und unter dieser Nummer findest Du deshalb kein Dokument, sondern eine Bestellung.
Im Backend herunterladen
Es gibt zwei Wege:
- Einzeln: Öffne den Erstattungsbeleg. Auf der Detailseite steht die Gutschriftsnummer, und unter Aktionen findest Du Gutschrift herunterladen. Am schnellsten kommst Du dorthin über Erstattungen, Spalte Erstattungsbeleg.
- Mehrere auf einmal: Öffne Bestellungen und wechsle im Ansichten-Menü auf Zurückgegebene Bestellungen. Dort hakst Du beliebig viele Zeilen an und wählst dieselbe Aktion.
Käufer:innen holen sie sich selbst
Sobald Du eine Erstattung als bezahlt markierst, bekommt die bestellende Person eine E-Mail darüber. Diese Mail verlinkt ihr Ticketportal, und dort steht die Gutschrift unter den Tickets im Abschnitt Gutschriften zum Herunterladen bereit — mit Nummer, Datum und Download-Knopf. Bei mehreren Erstattungen zu derselben Bestellung erscheint jede mit ihrem eigenen Beleg.
Tipp: Wenn jemand nach der Gutschrift fragt, musst Du sie also nicht selbst verschicken — der Link in der Erstattungs-Mail führt bereits dorthin. Der Download im Backend ist der Weg für Deine eigene Buchhaltung oder wenn die Mail nicht angekommen ist.
Diese Gutschriften gehören zum Ticketshop. Gutschriften an Aussteller:innen, Dienstleister:innen und Partner laufen über das Rechnungsmodul und funktionieren anders — die findest Du unter Rechnungstypen & Rechnungs-Workflow.