Overbook-Reserve (Coupon): zusätzliche Plätze für Coupon-Buchungen

Manchmal sollen bestimmte Personen — zum Beispiel Künstler:innen oder Crew — mit einem Coupon kostenlos auf einem regulären Produkt mitfahren oder teilnehmen, ohne zahlenden Gästen Plätze wegzunehmen. Genau dafür gibt es die Overbook-Reserve (im Backend das Feld Overbook-Reserve (Coupon)): eine feste Zahl zusätzlicher Plätze pro Option, die nur bestimmte Coupons belegen dürfen — zusätzlich zum regulären Kontingent.

Wann du die Overbook-Reserve nutzt

Ein typisches Beispiel: Ein Shuttle-Bus hat 43 reguläre Plätze für zahlende Gäste. Zusätzlich sollen bis zu 5 Künstler:innen mit einem 100-%-Coupon kostenlos mitfahren. Ohne Reserve würden diese 5 Buchungen die 43 regulären Plätze verringern. Mit einer Overbook-Reserve von 5 fahren sie „on top" mit — die zahlenden Gäste behalten ihre 43 Plätze.

So funktioniert es

Die Reserve wirkt pro Option, also zum Beispiel je Abfahrtszeit eines Busses:

1. Auf die Reserve zugreifen dürfen ausschließlich Coupons, an denen Aus Reserve-Kontingent gesetzt ist. Deren Buchungen zählen nicht gegen das reguläre Kontingent, so lange die eingestellte Zahl reicht.
2. Alle anderen Coupons — etwa ein Rabattcode über 30 % — belegen das reguläre Kontingent wie jede andere Buchung. So bleiben die reservierten Plätze denen vorbehalten, für die du sie zurückgelegt hast.
3. Ist die Reserve aufgebraucht, wird die Buchung abgelehnt („Für diese Abfahrt sind keine Freiplätze mehr verfügbar"). Sie fällt nicht auf das reguläre Kontingent zurück.

Die maximal verfügbaren Plätze einer Option sind damit reguläres Kontingent + Overbook-Reserve (im Beispiel 43 + 5 = 48).

Optionen ohne Reserve verhalten sich unverändert — dort gibt es nichts zurückzuhalten.

Overbook-Reserve einrichten

1. Öffne im Backend das Produkt und die gewünschte Option (zum Beispiel die Abfahrtszeit).
2. Trage im Feld Overbook-Reserve (Coupon) die Zahl der zusätzlichen Plätze ein. Standard ist 0 — dann ist die Reserve aus und alles bleibt unverändert.
3. Setze am Coupon den Schalter Aus Reserve-Kontingent. Ohne ihn greift die Reserve nicht, und der Coupon belegt das reguläre Kontingent.
4. Stelle sicher, dass der Coupon mit genau diesem Produkt verknüpft ist. Nur dann greift die Reserve für die Buchung.

Setze die Reserve bei jeder Option, die sie haben soll. Neu angelegte Optionen starten bei 0 — kommen später weitere Abfahrtszeiten dazu, haben diese also zunächst keine Reserve.

Für Integrationen lässt sich beides auch per API setzen — overbook_allowance an der Option (v2-API offerable-options) und uses_reserved_contingent am Coupon, jeweils beim Anlegen und Aktualisieren.

Was Gäste im Shop sehen

Eine Abfahrt, deren reguläres Kontingent ausverkauft ist, steht im Shop zunächst nicht zur Auswahl — auch dann nicht, wenn ihre Reserve noch frei ist. Erst mit der Eingabe des Codes erscheint sie und lässt sich buchen.

Das ist beabsichtigt: Zahlende Gäste sollen keine Zeiten angeboten bekommen, die für sie nicht mehr verfügbar sind. Für die Reihenfolge im Shop heißt das erst den Code eingeben, dann die Abfahrt wählen.

Daher kommt auch die häufigste Rückfrage, ein Coupon gelte „nicht für alle Fahrten": Er gilt — die betreffenden Zeiten sind ohne Code nur nicht sichtbar.

Zusammenspiel mit Kontingenten und Coupons

Wie ein Kontingent funktioniert und was ein Produkt ausmacht, erklärt der Artikel Was ist unter Produkt zu verstehen?. Wie festiware verkaufte Plätze zählt, steht unter Shop: Die Bestellübersicht. Und wie du Coupons anlegst und mit Produkten verknüpfst, findest du unter Coupons: Rabattcodes für Deinen Shop.

Damit kannst du einzelnen Personengruppen kostenlose Extra-Plätze geben, ohne deinen regulären Verkauf zu beschneiden.