Personentypen bearbeiten und neu zuweisen
Um diese Aktionen auszuführen, brauchst du für den jeweiligen Personentyp die Rolle Supervisor (Zugriffsebene administrate) – oder die übergreifende Rolle Universal Supervisor. Das ist die Voreinstellung. Über eine Einstellung lässt sich die nötige Ebene auf Manager (manage) absenken – siehe Wer darf diese Aktionen ausführen?.
festiware ist dazu gemacht, Personen in komplexen Verhältnissen mit deinen Events darzustellen.
Darum können bei festiware Personen innerhalb eines Projekts mehrere Personentypen haben, also in unterschiedlichen Rollen auf der Veranstaltung auftreten.
Beispiele
- Ein Teammitglied, welches gleichzeitig auch DJ ist.
- Ein Volunteer der zum Teammitglied befördert wird.
- Eine Künstlerin die gleichzeitig auch Speaker ist.
Achtung: Setz dich bitte mindestens kurz auch mit den Informationen zur Formulardefinition und möglichen Problem und Hürden auseinander! Du findest das weiter unten in diesem Artikel.
Die Aktion "Personentyp bearbeiten"
Diese Aktion findest du in der Detailansicht einer einzelnen Person. Möchtest du mehreren Personen gleichzeitig einen Personentyp geben, nutze die Aktion Personentyp zuweisen in der Listenansicht.
Person auswählen
Wähle die Person aus, bei denen du den Personentyp bearbeiten möchtest. Klicke dann rechts oberhalb des Überblicks auf die drei Punkte und suche die Aktion Personentyp bearbeiten.
Wähle die Personentypen aus
Nun kannst du wählen, zu welchen Personentypen diese Person ab sofort gehören soll.
Führe die Aktion anschließend aus.
Ergebnis prüfen
Du kannst unter Journey bei jeder Person sehen, zu welchen Personentypen die Person gehört.
Auch kannst du in der Übersicht eines Personentyps sehen, zu welchen Personentypen die dort gelisteten Personen gehören
Mehreren Personen gleichzeitig einen Personentyp geben
Wenn du denselben Personentyp nicht einzeln, sondern für viele Personen auf einmal vergeben willst, nutzt du die Aktion Personentyp zuweisen in der Listenansicht.
- Öffne die Übersicht eines Personentyps oder die Liste aller Personen.
- Setze links die Haken bei allen Personen, die den zusätzlichen Personentyp bekommen sollen.
- Klicke oben auf Aktionen und wähle Personentyp zuweisen.
- Wähle den gewünschten Personentyp und führe die Aktion aus.
Der Workflow des neuen Personentyps wird für jede Person automatisch auf den ersten Schritt gesetzt. Personen, die den Typ bereits haben, werden übersprungen.
Der Unterschied zur Aktion Personentyp bearbeiten: „bearbeiten“ öffnest du in der Detailansicht einer einzelnen Person und kannst dort Personentypen hinzufügen und entfernen. „zuweisen“ arbeitet auf einer Auswahl mehrerer Personen und fügt einen Personentyp hinzu.
Damit hast du in einem Schritt vielen Personen denselben zusätzlichen Personentyp gegeben.
Wer darf diese Aktionen ausführen?
Beide Aktionen – Personentyp zuweisen für mehrere Personen und Personentyp bearbeiten für eine einzelne Person – teilen sich dieselbe Berechtigungsstufe. Voreingestellt ist die Zugriffsebene administrate. Diese Ebene hat, wer für den jeweiligen Personentyp die Rolle Supervisor besitzt (zum Beispiel „DJs Supervisor“) oder die übergreifende Rolle Universal Supervisor.
Die Rolle Manager (Ebene manage) reicht in der Voreinstellung nicht aus.
Nötige Ebene umstellen
Unter Einstellungen → Aktionen findest du die Option Berechtigung für „Personentyp zuweisen/bearbeiten“. Dort wählst du zwischen administrate (Voreinstellung) und manage. Stellst du auf manage, dürfen auch Manager- und Universal Manager-Rollen beide Aktionen ausführen. Die Einstellung gilt immer für beide Aktionen gemeinsam.
Standard ist administrate – auch bei bestehenden Instanzen, solange du nichts umstellst.
Personentypen und Formulardefinitionen
Standardfelder für alle Personen
Grundsätzlich steht für alle Personentypen derselbe Standardsatz an Feldern zur Verfügung. Das umfasst alle nicht-löschbaren Felder aus der Formulardefinition:
Vorname Nachname Stadt Land Email Telefon Telefon festnetz Straße und Hausnummer Adresszusatz Postleitzahl Geburtsdatum Pronomen Foto Künstlername Firma Iban Bic Bankname . Die Felder Registriert am Aktualisiert am sind ebenfalls standardmäßig für alle Personen und Gruppen angelegt.
Bei der Zuweisung neuer Personentypen kannst du dich also darauf verlassen, dass diese Angaben bei allen Personentypen gleich sind.
Anzeige von Feldern
Sowohl für den einen Personentyp als auch für den/die andere/n Personentyp/en existiert eine eigene Formulardefinition. Beim Zuweisen von weiteren Personentypen werden daher evtl. Informationen zu einer Person gespeichert, die dann nur innerhalb der jeweiligen Personentyp-Ansicht angezeigt werden.
Beispiel
Person A hat als Volunteer das Merkmal Ankunft – in der Ansicht als Teammitglied wird Ankunft jedoch nicht abgefragt. Bei den Teammitgliedern wird stattdessen PKW-Kennzeichen abgefragt, welches jedoch nicht beim Personentyp Volunteers angezeigt wird.
In diesem Fall sind diese Angaben nur jeweils im Formular des jeweiligen Personentyps sichtbar.
Andererseits haben jedoch sowohl Volunteers als auch Teammitglieder das nicht-standard-Feld mit dem Label Ernährungsgewohnheit (und demselben Feldnamen und -typ {{catering}} – dieses wird dann sowohl bei Volunteers als auch bei Teammitgliedern in derselben Weise angezeigt.
Achtung bei verschiedenen Feldnamen mit demselben Label
Felder die über deren Label gleich benannt sind benötigen auch denselben Feldnamen.
Beispiel: Das Feld mit dem Label Schlüssel erhalten existiert hier in beiden Formulardefinitionen. Allerdings ist der Feldname schlussel_erhalten unterschiedlich zu got_key in der zweiten Formulardefinition. In der Praxis bedeutet es, dass die Information nur jeweils in einer der beiden Personentypen angezeigt wird und quasi zwei mal gesetzt wird.
Achtung bei Feldtypen
Auch Feldtypen können ausschlaggebend sein. Wenn ein Feld in einem Formular beispielsweise ein Auswahlfeld ist und in dem anderen Formular ein Textfeld ist, so wird sich dieses auf die Anzeige bei den verschiedenen Personentypen auswirken – und je nach Kombination kann es hier zu Fehlern kommen. Eine konsistente Benennung und Definition gemeinsam genutzter Felder ist daher unabdingbar in komplexeren Setups!
