Das Personenverzeichnis

Das Personenverzeichnis ist eine projektübergreifende Liste von Personen in festiware. Im Personenverzeichnis werden Personen unterschiedlicher Personentypen angezeigt. Zudem kann man auf einen Blick sehen, welchen Projekten diese Personen derzeit zugeordnet sind. Aktiviert werden kann das Personenverzeichnis für einzelne oder alle Personentypen (siehe Einrichtung).

Personen können entweder manuell aus dem Personenverzeichnis in ein Projekt kopiert werden, oder können beim Zuweisen einer Person zu einer Gruppe (als Ansprechperson oder Mitglied) ausgewählt werden und werden anschließend automatisch in das Projekt dieser Gruppe kopiert.

Über einen Klick ist es möglich von einer Person in einem Projekt zum Eintrag dieser Person im Personenverzeichnis zu gelangen:

Automatische Synchronisierung von Daten zwischen Projekten

Bei Änderungen von Daten einer Person, die als Felder im Personenverzeichnis eingetragen sind (siehe Felder im Personenverzeichnis), werden diese Daten auch bei dieser Person in anderen aktiven Projekten sowie im Personenverzeichnis aktualisiert. In archivierten Projekten wird dagegegen keine Synchronisierung vorgenommen.

So kann z.B. bei Änderung von Kontaktdaten wie Telefonnummer an allen wichtigen Stellen erfolgen, ohne dass mehrere Datensätze einzeln aufgerufen und bearbeitet werden müssen.

Einrichtung

Um das Personenverzeichnis für einzelne Personentypen zu aktivieren, müssen diese Personentypen in den Systemeinstellungen bei der Option "Personentypen für Personenverzeichnis" eingetragen werden. Anschließend werden Personen dieser Typen aus allen Projekten ins Personenverzeichnis kopiert.

Felder im Personenverzeichnis

Um die Felder der Personenverzeichnis-Einträge zu ändern, klicke in der Formulare-Übersicht (in den Einstellungen) auf die Ansicht "Nicht-projektbezogene Formulare".

Hinweis zu Triggern beim Übertragen von Personen

⚠️ Wichtig: Beim Übertragen von Personen aus dem Personenverzeichnis in ein Projekt können Trigger ausgelöst werden. Dabei werden ggf. Trigger gestartet, die am ersten Workflow-Schritt (z. B. „Registriert“) hängen. Je nach Konfiguration kann das dazu führen, dass Automatisierungen sofort ausgeführt werden (z. B. E-Mail-Versand, Benachrichtigungen, Status-Änderungen oder Zuweisungen).

Empfehlung

• Wenn du keine Automatisierungen auslösen möchtest: Deaktiviere die relevanten Trigger vor dem Übertragen unter "Workflows" im relevanten Projekt.
• Wenn du die Automatisierungen bewusst starten möchtest: Lass die Trigger aktiv, damit sie beim Übertragen direkt ausgeführt werden.