Personen und Gruppen zwischen Projekten übertragen
Es ist möglich, Personen und Gruppen von einem in ein anderes Projekt zu übertragen.
Dieses ist besonders praktisch, wenn Du beispielsweise deine Teammitglieder oder Vendors aus der vergangenen Veranstaltungssaison in die Folgende übernehmen möchtest.
Folge dazu diesen Schritten:
- Klicke in die Übersicht des Gruppen- oder Personentyps bei dem Du die Übertragung machen möchtest, z.B. Teammitglieder
Öffne die Ansicht "Admin-Aktionen":
- Klicke alle Datensätze (Personen oder Gruppen) an, die Du übertragen möchtest (Häkchen setzen).
Wähle Aktion „Person in anderes Projekt übertragen“ und wähle das Projekt aus, in welches Du die Personen übertragen möchtest.
- Klicke auf „Aktion ausführen“
⚠️ Beim Übertragen der Personen oder Gruppen in ein anders Projekt werden alle Trigger aufgerufen, die im ersten Workflow-Schritt (i.d.R. Registriert) angehängt sind. D.h. dass die Personen, je nach Eurer Systemkonfiguration ggf. eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Bitte vergewissere Dich, dass Du das beim Übertragen möchtest oder sei zumindest vorbereitet, dass Rückfragen der jeweiligen Personen kommen können.
ℹ️ Du kannst die Trigger für den Workflowschritt zwischenzeitlich ausstellen oder innerhalb des Triggers angeben, dass dieser Trigger bei Neuanlage im Backend nicht ausgelöst wird.
💡 Beim Übertragen der Personen oder Gruppen in ein anderes Projekt werden neue Datensätze erzeugt. Das heißt, die persönlichen- und Adressdaten werden ins neue Projekt kopiert und existieren unabhängig vom originalen Datensatz; Eine Änderung der Daten im einen Projekt wirkt sich nicht auf die Daten derselben Person im anderen Projekt aus.
Hinweis zu Triggern beim Übertragen von Personen oder Gruppen
⚠️ Wichtig: Wie oben erwähnt, können beim Übertragen von Personen oder Gruppen in ein anderes Projekt Trigger ausgelöst werden. Dabei werden ggf. Trigger gestartet, die am betreffenden Workflow-Schritt der Person/Gruppe (z. B. „Registriert“) hängen. Je nach Konfiguration kann das dazu führen, dass Automatisierungen sofort ausgeführt werden (z. B. E-Mail-Versand, Benachrichtigungen, Status-Änderungen oder Zuweisungen).
Empfehlung:
- Wenn du keine Automatisierungen auslösen möchtest: Deaktiviere die relevanten Trigger vor dem Übertragen unter "Workflows" im neuen Projekt.
- Wenn du die Automatisierungen bewusst starten möchtest: Lass die Trigger aktiv, damit sie beim Übertragen direkt ausgeführt werden.
Reset von Auswahlfeldern (Multiple-/Single-Choice-Felder)
Beim Übertragen alter Datensätze in ein neues Projekt werden bestehende Antworten in Multiple- oder Single-Choice-Feldern nicht automatisch zurückgesetzt. Auch wenn im Formulareditor die Antwortmöglichkeiten geändert werden (z. B. andere Datumswerte), bleiben die ursprünglichen Antworten in den Datensätzen erhalten.
Um die Felder für eine neue Saison zu leeren, sollten die betreffenden Felder nach dem Übertragen über die Funktion „Gesammelt bearbeiten“ zurückgesetzt werden.
Das gezielte Nicht-Mitübertragen von Feldern ist aktuell nur über die (Personen-/Gruppen-) Verzeichnisse möglich. Dabei können einzelne Felder individuell für die Verzeichnisse definiert werden - die anderen Felder werden dann komplett nicht übertragen.