Verschiedene Arten von Aktionen

Es kann sein, dass bestimmte Aktionen nicht überall angezeigt werden.

Meistens liegt es daran, dass diese nicht dafür geeignet sind, in der Übersicht angezeigt zu werden oder in der Detailansicht eines Datensatzes. In anderen Fällen fehlen Usern schlichtweg die Rechte, bestimmte Aktionen auszuführen.

Wir unterscheiden zwischen Massenaktionen und Individuellen Aktionen. Weitere Fälle sind nur Eingeschränkt sichtbare Aktionen.

Individuelle Aktionen

Ein Beispiel hierfür ist die Vertragserstellung:

Diese ist sehr individuell von den bei einem Datensatz der jeweiligen Person oder Gruppe hinterlegten Informationen abhängig. Entsprechend müsst Ihr erst in die Detailansicht (👁️ / Ansehen) klicken, um diese dann ausführen zu können.

Massenaktionen

Im umgekehrten Fall kann es natürlich sein, dass Aktionen nur Sinn machen, wenn sie auf einen oder mehrere Datensätze gleichzeitig angewendet werden.

Dieses ist zum Beispiel der Fall beim gleichzeitigen Bearbeiten von Daten mehrere Datensätze, wie hier bei der Aktion Team(s) Bearbeiten. Diese steht nur in der Tabellen-/Indexansicht der Teams zur Verfügung, allerdings nicht innerhalb der Team-Details.

Eingeschränkt sichtbare Aktionen

Diese Aktionen stehen nur Usern mit bestimmten Rechten zur Verfügung, z.B. AdministratorInnen oder Teamleitenden.

Fortschritt langer Aktionen verfolgen

Wenn du eine Aktion auf viele Datensätze anwendest, läuft sie im Hintergrund weiter — du kannst sofort weiterarbeiten oder die Seite wechseln. Kleine Auswahlen sind ohnehin in einem Moment durch; ab einer größeren Zahl an Einträgen wandert die Aktion in den Hintergrund und meldet sich in den Benachrichtigungen oben rechts.

Die Meldung schreibt sich dabei selbst fort: Erst steht die Aktion in der Warteschlange, dann zählt sie die bearbeiteten Einträge mit und schätzt, wie lange es noch dauert. Am Ende wird aus derselben Zeile das Ergebnis — bei Exporten mit einem Download-Button, siehe auch Wie kann ich Gruppen und Personen exportieren?

Aktionen, die sich unterbrechen lassen, zeigen währenddessen Abbrechen. Bereits bearbeitete Einträge bleiben dabei erhalten — gestoppt wird nur der Rest, und die Meldung sagt anschließend, wie weit die Aktion gekommen war.

Du musst nicht warten: Auch wenn du das Fenster schließt oder dich abmeldest, läuft die Aktion weiter. Die Benachrichtigung ist beim nächsten Login da.

Damit siehst du jederzeit, ob eine große Aktion noch läuft, wie lange sie ungefähr braucht und was am Ende dabei herausgekommen ist.