Dubletten-Suche (Personen)

Personen-Dubletten im System können die Orga-Arbeit an einer Veranstaltung erschweren und unerwünschte Situationen hervorrufen, z.B. mehrfache Zusendung eines Tickets an dieselbe Person. Hier erfährst Du, wie Dir die Dublettensuche in festiware bei Deiner Arbeit hilft.

Einrichtung

Damit die Dubletten-Funktion nutzbar ist, müssen zwei Dinge stimmen: das Modul muss aktiviert sein, und Du brauchst die passende Berechtigung.

1. Modul aktivieren

Die Dubletten-Funktion muss einmalig aktiviert werden. Hierzu in den Systemeinstellungen bei der Einstellung 'Personentypen in Navigation' den Punkt 'Dubletten' hinzufügen.

Nach einem Neuladen wird nun ein neuer Punkte 'Dubletten' in der Navigation angezeigt.

2. Berechtigung

Der Menüpunkt Dubletten erscheint nur bei Benutzern mit der Berechtigung personandapplicationtype_administrate — derselben Berechtigung, die auch das Verwalten von Personen- und Gruppentypen erlaubt. Sie ist in der Rolle Admin enthalten.

🔐 Fehlt diese Berechtigung, bleibt der Menüpunkt unsichtbar — auch dann, wenn das Modul korrekt aktiviert ist. Dasselbe gilt für das Öffnen einzelner Dubletten-Einträge. Wer also 'Dubletten' in den Systemeinstellungen hinzugefügt hat und den Punkt trotzdem nicht findet, sollte zuerst seine Rolle prüfen.

Starten der Dubletten-Suche

Sobald Dubletten in der Navigation aktiviert sind, wird die Dublettensuche jede Nacht automatisch aktualisiert — ein regelmäßiger manueller Start ist nicht nötig.

Wenn Du das Ergebnis sofort brauchst, kannst Du die Suche jederzeit manuell anstoßen: Dazu in der Navigation auf Personen -> Dubletten klicken und dann auf der Dubletten-Listenansicht die Aktion 'Dublettensuche erneut durchführen' starten.

Nach kurzer Zeit solltest Du über die Benachrichtigungsfunktion (Glocken-Symbol oben in der Header-Leiste) eine Meldung über die Anzahl der neu gefundenen Dubletten erhalten.

Dubletten-Management

Alle gefundenen Dubletten werden in der Listenansicht aufgelistet. Über Klick auf die jeweilige Spalte 'Person 1' oder 'Person 2' bei den einzelnen Einträgen lassen sich die zwei gefundenen Personen öffnen und näher untersuchen.

Die Spalte Grund sagt Dir, wie belastbar ein Treffer ist:

Name und E-Mail-Adresse gleich — der stärkste Treffer. Beides stimmt überein, ein Zusammenführen ist hier fast immer richtig.
Telefonnummer gleich — ebenfalls belastbar. Unterschiedliche Schreibweisen derselben Nummer werden erkannt, „0176 1234567“ und „+49 176 1234567“ gelten also als dieselbe Nummer. Ob sie im Feld für Festnetz oder Mobil steht, spielt keine Rolle.
E-Mail-Adresse gleich — mit Vorsicht zu behandeln. Familien und Büros teilen sich oft eine Adresse, dahinter stecken dann tatsächlich verschiedene Personen.
Name gleich — ebenfalls mit Vorsicht. Namensgleichheit kommt häufiger vor, als man denkt.
Beim Check-in aufgefallen — beim Einchecken wurde ein Ticketcode einer anderen Person zugeordnet, und die beiden Datensätze hatten etwas gemeinsam. Mehr dazu unter Dubletten beim Check-in auflösen.

Der Grund kann mit der Zeit strenger werden. Wurde ein Paar zunächst nur über den Namen gefunden und tragen später beide Personen dieselbe E-Mail-Adresse, steht beim nächsten Lauf „Name und E-Mail-Adresse gleich“ dort.

Zwei Fälle findet die Suche absichtlich nicht: Personen, bei denen Vor- oder Nachname fehlt, werden nicht über den Namen gruppiert — sonst wären alle unvollständigen Datensätze untereinander Dubletten. Und eine Telefonnummer, die mehr als zehn Personen teilen, wird ignoriert: das ist eine Zentrale oder eine Agenturnummer und damit kein Merkmal einer einzelnen Person.

Dubletten beziehen sich immer nur auf zwei Personen. Haben mehr als zwei Personen denselben Namen bzw. dieselbe E-Mail-Adresse, so werden zu der ersten gefundenen Person so viele Dubletten-Einträge erstellt wie doppelte Namen/Mail-Adressen gefunden wurden.

Aktionen

Dubletten ignorieren

Über die Aktion 'Ignorieren' können ausgewählte Dubletten ignoriert und aus der Liste entfernt werden. Dies sollte genutzt werden wenn es sich um keine Dublette, sondern tatsächlich unterschiedliche Personen mit z.B. gleichem Namen oder E-Mail-Adresse handelt.

Bereits ignorierte Dubletten-Einträge lassen sich über den Filter 'Ignoriert' wieder anzeigen. Hier kann dann auch über die Aktion 'Ignorieren beenden' ein Eintrag wieder in die Dublettenliste zurückgeführt werden.

Dubletten zusammenführen

Über die Aktion 'Zusammenführen' lassen sich schließlich die zwei gefundenen Personen im System zu einer 'verschmelzen', so dass es künftig nicht mehr zu Missverständnissen kommt.

Die zusammengeführte Person erhält sämtliche Personentypen der Ausgangspersonen. Außerdem werden alle verknüpften Einträge wie Ticket-Codes, Ereignisse, Gruppen der beiden Ausgangspersonen auch mit der zusammengeführten Person verknüpft.

Gibt es unterschiedliche Werte bei einzelnen Feldern der beiden Dubletten-Personen, so kann im Fenster der Aktion 'Zusammenführen' ausgewählt werden, welche Werte für die zusammengeführte Person verwendet werden sollen.

Bei Mehrfach-Auswahl-Feldern gibt es eine dritte Möglichkeit: Vereinen übernimmt alle Optionen beider Personen, doppelte nur einmal. Das hilft, wenn beide Datensätze nur einen Teil angekreuzt haben — etwa Aufbautage oder Führerscheinklassen, von denen jeder Eintrag nur die Hälfte kennt.

Feldvergleich beim Zusammenführen mit der Option Vereinen bei einem Mehrfach-Auswahl-Feld

Vereinen ist nie vorausgewählt und erscheint nur, wenn dabei etwas hinzukommt: Enthält eine der beiden Auswahlen die andere bereits vollständig, bleibt es bei den zwei bekannten Optionen.

Unter dem Feldvergleich sitzt die Option Zur zusammengeführten Person wechseln. Ist sie aktiv, landest Du nach dem Zusammenführen im Profil der verbleibenden Person. Hakst Du sie ab, bleibt die Dublettenliste offen und der abgearbeitete Eintrag verschwindet daraus — praktisch, wenn Du eine längere Liste von oben nach unten durchgehst. Deine letzte Wahl ist beim nächsten Mal vorbelegt.

Wie das Zusammenführen aus einem Profil heraus abläuft, zeigt dieses kurze Video:

Mehrere Dubletten auf einmal zusammenführen

Eine lange Liste Paar für Paar durchzugehen ist mühsam. Mit der Aktion Auswahl zusammenführen erledigst Du alle markierten Dubletten in einem Durchgang.

Ein Feldvergleich pro Paar ist dabei nicht möglich. Stattdessen legst Du eine Regel für den ganzen Durchgang fest — welcher Datensatz bleibt erhalten?

Der zuerst angelegte Datensatz — meist der, auf den andere Stellen schon verweisen.
Der zuletzt angelegte Datensatz — wenn die neueren Angaben die richtigen sind.
Der Datensatz mit mehr gefüllten Feldern — wenn Du den vollständigeren behalten willst.

Die Regel entscheidet nur über Felder, deren Werte sich unterscheiden. Verknüpfungen wie Ticket-Codes, Bestellungen, Schichten und Verträge bleiben in jedem Fall vollständig erhalten, egal welcher Datensatz gewinnt.

Zusammengeführt werden nur Paare mit einem belastbaren Grund, also „Name und E-Mail-Adresse gleich“ oder „Telefonnummer gleich“. Paare, bei denen nur die E-Mail-Adresse oder nur der Name übereinstimmt, überspringt die Aktion und nennt Dir die Anzahl — die prüfst Du besser einzeln mit dem Feldvergleich. Am schnellsten geht das, wenn Du die Liste vorher über den Filter Grund auf einen belastbaren Grund einschränkst.

Der Durchgang läuft im Hintergrund, weil bei jedem Paar alle Verknüpfungen mitwandern. Sobald er fertig ist, bekommst Du eine Benachrichtigung mit der Anzahl der zusammengeführten, übersprungenen und fehlgeschlagenen Paare.

Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen. Deshalb arbeitet die Aktion auch nicht mit „Alle passenden auswählen“ — Du musst die Dubletten bewusst markieren.

Damit ist eine ganze Seite Dubletten in einem Schritt abgearbeitet.

Dubletten beim Check-in auflösen

Am Einlass fällt eine Dublette meist zuerst auf: Die Person steht vor Dir, ihr Ticket hängt aber an einem zweiten Datensatz. Scannst Du beim Einchecken einen Ticketcode ein, der einer anderen Person gehört, kannst Du das direkt an dieser Stelle auflösen.

Voraussetzung ist der Entwertungsmodus: In den Systemeinstellungen muss unter Aktionen die Einstellung Person Einchecken: TicketCode-Entwertungsmodus aktiv sein. Nur dann bietet die Aktion Person einchecken überhaupt ein Feld für den Ticketcode.

Sobald ein Code eingetragen ist, erscheint das Feld Wenn der Code zu einer anderen Person gehört mit drei Möglichkeiten:

Nur den Ticket Code übertragen — das Ticket wechselt zur eingecheckten Person, der andere Datensatz bleibt bestehen. Beide erhalten einen Kommentar mit dem Vorgang.
Datensätze zusammenführen, wenn E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gleich — die beiden werden verschmolzen, der eingecheckte Datensatz bleibt erhalten. Stimmt keines der beiden Merkmale überein, wird nur das Ticket übertragen.
Abbrechen und nichts ändern — der Check-in bricht mit einem Hinweis ab, wem der Code gehört.

Ein gleicher Name allein führt bewusst nicht zum Zusammenführen — Namensgleichheit ist kein Beweis. Bleibt es beim Übertragen, obwohl die beiden Datensätze etwas gemeinsam haben, landet das Paar mit dem Grund „Beim Check-in aufgefallen“ in der Dublettenliste. Dort kannst Du es später in Ruhe mit dem Feldvergleich prüfen. Ein Paar, das Du vorher ignoriert hast, bleibt ignoriert und taucht nicht erneut auf.

Mit einem Barcode-Scanner schickt das Gerät nach dem Code direkt ein Enter und das Fenster wird abgeschickt — die Auswahl bekommst Du dann nicht zu sehen. Am Einlass entscheidet deshalb die Voreinstellung Person Einchecken: Voreinstellung für fremde Ticket Codes, ebenfalls in den Systemeinstellungen unter Aktionen. Stell sie auf das ein, was am Einlass gelten soll. Ohne Änderung wird nur das Ticket übertragen.

So löst Du eine Dublette in dem Moment auf, in dem sie auffällt, statt sie später zu suchen.