Dubletten-Suche (Personen)

Personen-Dubletten im System können die Orga-Arbeit an einer Veranstaltung erschweren und unerwünschte Situationen hervorrufen, z.B. mehrfache Zusendung eines Tickets an dieselbe Person. Hier erfährst Du, wie Dir die Dublettensuche in festiware bei Deiner Arbeit helfen kann!

Einrichtung

Die Dubletten-Funktion muss einmalig aktiviert werden. Hierzu in den Systemeinstellungen bei der Einstellung 'Personentypen in Navigation' den Punkt 'Dubletten' hinzufügen.

Nach einem Neuladen wird nun ein neuer Punkte 'Dubletten' in der Navigation angezeigt.

Starten der Dubletten-Suche

Das Suchen nach Dubletten kann nun gestartet werden. Dazu in der Naviation auf Personen -> Dubletten klicken und dann auf der Dubletten-Listenansicht die Aktion 'Dublettensuche erneut durchführen' starten.

Nach kurzer Zeit solltest Du über die Benachrichtigungsfunktion (Glocken-Symbol oben in der Header-Leiste) eine Meldung über die Anzahl der gefundenen Dubletten erhalten.

Die Aktion 'Dublettensuche erneut durchführen' muss jedes mal neu angestoßen werden wenn eine Suche erwünscht ist. Wir empfehlen, die Suche regelmäßig auszufüren, z.B. 1x pro Woche.

Dubletten-Management

Alle gefundenen Dubletten werden in der Listenansicht aufgelistet. Über Klick auf die jeweilige Spalte 'Person 1' oder 'Person 2' bei den einzelnen Einträgen lassen sich die zwei gefundenen Personen öffnen und näher untersuchen.

Die Spalte 'Grund' gibt an, ob die Dublette aufgrund eines gleichen Namens oder gleicher E-Mail-Adresse gefunden wurde.

Dubletten beziehen sich immer nur auf zwei Personen. Haben mehr als zwei Personen denselben Namen bzw. dieselbe E-Mail-Adresse, so werden zu der ersten gefundenen Person so viele Dubletten-Einträge erstellt wie doppelte Namen/Mail-Adressen gefunden wurden.

Aktionen

Dubletten ignorieren

Über die Aktion 'Ignorieren' können ausgewählte Dubletten ignoriert und aus der Liste entfernt werden. Dies sollte genutzt werden wenn es sich um keine Dublette, sondern tatsächlich unterschiedliche Personen mit z.B. gleichem Namen oder E-Mail-Adresse handelt.

Bereits ignorierte Dubletten-Einträge lassen sich über den Filter 'Ignoriert' wieder anzeigen. Hier kann dann auch über die Aktion 'Ignorieren beenden' ein Eintrag wieder in die Dublettenliste zurückgeführt werden.

Dubletten zusammenführen

Über die Aktion 'Zusammenführen' lassen sich schließlich die zwei gefundenen Personen im System zu einer 'verschmelzen', so dass es künftig nicht mehr zu Missverständnissen kommt.

Die zusammengeführte Person erhält sämtliche Personentypen der Ausgangspersonen. Außerdem werden alle verknüpften Einträge wie Ticket-Codes, Ereignisse, Gruppen der beiden Ausgangspersonen auch mit der zusammengeführten Person verknüpft.

Gibt es unterschiedliche Werte bei einzelnen Feldern der beiden Dubletten-Personen, so kann im Fenster der Aktion 'Zusammenführen' ausgewählt werden, welche Werte für die zusammengeführte Person verwendet werden sollen.