Personen- und Gruppentypen pro Projekt auswählen

Betreust du mehrere Veranstaltungen in einer festiware-Instanz, brauchst du nicht in jeder dieselben Personen- und Gruppentypen. Ein Workshop-Wochenende kommt vielleicht ohne Händler:innen aus, während das Festival Künstler:innen, Helfer:innen und Händler:innen braucht. Deshalb legst du für jedes Projekt fest, welche Typen der Admin-Bereich dort anbietet.

Die Auswahl pro Projekt gilt ab festiware-Version 4.30.0.0. Vorher galt eine Auswahl für alle Projekte.

Für diese Einstellung brauchst du die Rolle Admin, genauer die Berechtigung, die Systemeinstellungen zu ändern. Ohne diese Berechtigung siehst du im Reiter Personen- und Gruppentypen keine Felder.

Typen für ein Projekt auswählen

1. Öffne Alle Einstellungen → Projekte und klicke beim gewünschten Projekt auf Bearbeiten.
2. Wechsle in den Reiter Personen- und Gruppentypen.
3. Wähle bei In diesem Projekt verfügbare Personentypen die Personentypen aus, mit denen du in diesem Projekt arbeitest.
4. Wähle bei In diesem Projekt verfügbare Gruppentypen die passenden Gruppentypen aus.
5. Speichere das Projekt und lade die Seite einmal neu, damit das Menü die neue Auswahl zeigt.

In der Liste der Personentypen stehen zwei Einträge, die keine Typen sind:

• Alle Personen blendet den Menüpunkt Alle Personen ein.
• Dubletten blendet den Menüpunkt Dubletten ein und schaltet die nächtliche Dublettensuche für dieses Projekt ein. Mehr dazu unter Dubletten-Suche (Personen).

Damit gilt die Auswahl für dieses eine Projekt. Deine anderen Projekte behalten ihre eigene Auswahl.

Was die Auswahl bewirkt und was nicht

Ein ausgewählter Typ erscheint in diesem Projekt überall dort, wo du mit Typen arbeitest:

• im Menü links,
• in den Filtern nach Personen- oder Gruppentyp,
• in Auswahlfeldern für einen Typ, zum Beispiel in der Aktion Personentyp zuweisen,
• in den Kennzahlen im Dashboard.

Einen Typ, den du nicht auswählst, bietet das Projekt nur nicht an. Er ist weder gelöscht noch gesperrt:

• Personen und Gruppen dieses Typs bleiben im Projekt erhalten. Personen findest du weiterhin über Alle Personen.
• Shop, öffentliche Formulare, Schnittstelle und Importe richten sich nicht nach der Auswahl.
• Schon gespeicherte Typen bleiben erhalten. Die Aktion Personentyp bearbeiten zeigt alle Typen, die eine Person hat, auch einen nicht ausgewählten. Ebenso behält das Feld Personentyp Voraussetzung an einem Produkt seine Typen. So geht beim Speichern nichts verloren.

Brauchst du einen Typ in einem Projekt nicht mehr, nimm ihn aus der Auswahl. Löschen musst du ihn nur, wenn ihn kein Projekt mehr braucht. Wie das geht, steht unter Gruppen- oder Personentypen löschen.

So entscheidest du pro Projekt, was angeboten wird, ohne Daten zu verlieren.

Formular und Workflow für ausgewählte Typen

Damit du einen Typ in einem Projekt sofort nutzen kannst, braucht er dort ein Formular und einen Workflow. Beides legt festiware für dich an: Wenn du das Projekt speicherst, bekommt jeder ausgewählte Typ, dem in diesem Projekt ein Formular oder ein Workflow fehlt, ein Standardformular und den Standard-Workflow. Das Formular ist zunächst nicht veröffentlicht, damit du es unter Formulare in Ruhe einrichten kannst.

Das passiert bei jedem Speichern des Projekts, nicht nur beim ersten Auswählen. Hast du das Formular oder den Workflow eines ausgewählten Typs absichtlich gelöscht, legt festiware beim nächsten Speichern des Projekts wieder eines an, auch wenn du dabei nur den Projektnamen änderst. Brauchst du den Typ in diesem Projekt nicht, nimm ihn stattdessen aus der Auswahl.

Wie Workflows aufgebaut sind, erklärt der Artikel Workflows und Trigger. Damit ist jeder ausgewählte Typ im Projekt einsatzbereit.

Neue Projekte und neue Typen

Legst du ein Projekt an, hängt seine Auswahl davon ab, was du im Feld Übernehme Konfiguration aus Projekt wählst (siehe Erstellen eines neuen Projekts):

• Ein bestehendes Projekt: Das neue Projekt übernimmt dessen Auswahl.
• festiware-Standardkonfiguration: Das neue Projekt startet mit der Grundauswahl einer neuen festiware-Instanz.

Legst du einen neuen Personen- oder Gruppentyp an, landet er nur in der Auswahl des Projekts, das du gerade oben in der Projektauswahl geöffnet hast. In deinen anderen Projekten steht er bereit, ist dort aber nicht ausgewählt. Löschst du einen Typ, verschwindet er aus der Auswahl aller Projekte. Ob sich ein neuer Typ überhaupt lohnt, klärt Wann sollte ich neue Gruppen- und Personentypen anlegen?

Damit weißt du, mit welcher Auswahl jedes neue Projekt und jeder neue Typ startet.

Weitere Einstellungen eines Typs pro Projekt

Nicht nur die Auswahl, auch zwei Einstellungen am Typ selbst richtest du für jedes Projekt einzeln ein:

• die Module im Tab Mitwirkendenportal-Module, siehe Das Mitwirkenden-Portal,
• die Ticketarten, die beim Check-in ausgegeben werden können im Tab Check-in, siehe Ticket direkt beim Check-in ausgeben.

Beide Tabs nennen in ihrer ersten Zeile das Projekt, für das sie gerade gelten. Für ein anderes Projekt wechselst du oben das Projekt. Die Einstellungen im Tab Allgemein, etwa Name und Beschreibung, gelten weiter für alle Projekte.

Damit unterscheiden sich deine Projekte nicht nur im Menü, sondern auch im Portal und beim Check-in.

Woher die Auswahl in bestehenden Projekten kommt

Früher galt eine einzige Auswahl für alle Projekte. Sie stand in den Systemeinstellungen unter Personentypen in Navigation und Gruppentypen in Navigation. Jedes bestehende Projekt hat genau diese Auswahl übernommen, deshalb sieht das Menü zunächst aus wie vorher. Erst wenn du die Auswahl eines Projekts änderst, unterscheiden sich deine Projekte. Die beiden Felder in den Systemeinstellungen gibt es nicht mehr.

Was in den Systemeinstellungen bleibt

Einige Einstellungen zu Personentypen gelten weiterhin für die ganze Instanz und stehen deshalb in den Systemeinstellungen:

• Personentypen für Personenverzeichnis und Gruppentypen für Gruppenverzeichnis: Das Verzeichnis ist projektübergreifend, siehe Das Personenverzeichnis.
• Personentypen, die zum Organisationsteam gehören und Personentypen, die als Externe Mitarbeitende / Volunteers gelten: Hier stehen alle Personentypen der Instanz zur Wahl, auch solche, die im gerade geöffneten Projekt nicht ausgewählt sind.

So steuerst du pro Projekt, was angeboten wird, und hältst die projektübergreifenden Regeln an einer Stelle.