Rollen bei Gruppenmitgliedern sinnvoll nutzen
Hier lernst du, wie du in festiware Rollen für Gruppenmitglieder richtig einsetzt – und worauf du achten solltest, um Verantwortlichkeiten klar und nachvollziehbar zu dokumentieren.
🔍 Vorsicht, „Rolle“ ist nicht gleich „Rolle“
In festiware gibt es den Begriff „Rolle“ an mehreren Stellen – je nach Kontext mit unterschiedlicher Bedeutung.
Damit du den Überblick behältst, hier eine kurze Erklärung der drei wichtigsten Arten:
| Rollentyp | Wo sie verwendet wird | Was sie bedeutet |
|---|---|---|
| User-Rolle (Rechte/Rollen) | In der Benutzerverwaltung und im Portal | Bestimmt, was eine Person im System sehen und tun darf (z. B. Admin, Viewer, Check-In) |
| Team-Rolle (Organigramm) | Bei internen Teammitgliedern in der Teamstruktur | Zeigt, welche Funktion jemand im Orgateam hat (z. B. Booking-Leitung, Gastro, Produktion) |
| Rolle bei Gruppenmitgliedern | Innerhalb einer Gruppe (z. B. Band, Standteam) | Beschreibt, was eine Person innerhalb der Gruppe tut (z. B. Sänger:in, Techniker:in, Koch) |
In diesem Artikel geht es nur um die Rolle bei Gruppenmitgliedern – also darum, was Menschen innerhalb eines Beitrags (Gruppe) konkret machen.
🧩 Was sind Rollen bei Gruppenmitgliedern?
In festiware kann jede Person, die einer Gruppe zugeordnet ist, eine Rolle innerhalb dieser Gruppe haben – z. B.:
- Musiker:in
- Techniker:in
- Fahrer:in
- Awareness-Tagteam
- Verkäufer:in
Die Rolle beschreibt die konkrete Funktion dieser Person innerhalb des Beitrags bzw. der Firma (also der Gruppe). Sie hilft dir bei:
- der Planung
- der Kommunikation
- dem Datenexport
- der Akkreditierung
🔄 Eine Rolle – eine Gruppenzugehörigkeit
Wichtig zu wissen:
- Eine Person kann in mehreren Gruppen Mitglied sein.
- Für jede Gruppenzugehörigkeit kann eine eigene Rolle vergeben werden.
- Innerhalb einer Gruppenzugehörigkeit ist nur eine Rolle möglich.
Beispiel:
DJ Max ist Mitglied in der Gruppe „Max & Leo B2B“ → Rolle: DJ
Er ist auch in der Gruppe „Stage-Crew Freitag“ → Rolle: Technik
🧠 Warum Rollen wichtig sind
| Ohne Rollen | Mit Rollen |
|---|---|
| Listen zeigen nur Namen | Listen zeigen Namen + Funktion |
| Unklar, wer wofür zuständig ist | Aufgaben und Zuständigkeiten sichtbar |
| Akkreditierungen müssen manuell gefiltert werden | Schnellfilter nach Rolle möglich |
| Keine sinnvolle Kommunikation über Filter | Zielgruppenbezogene Kommunikation möglich |
📋 Wo Rollen verwaltet werden
- Rollen werden im Gruppentyp im Tab „Allgemein“ hinterlegt
- Sie stehen dann im Mitgliederfeld (wiederholbares Formular) zur Auswahl
- Du kannst festlegen, ob die Rolle ein Pflichtfeld sein soll
✅ Best Practices
| Empfehlung | Warum das sinnvoll ist |
|---|---|
| Halte Rollen kurz und einheitlich | Für klare Filterung und Übersicht in Listen |
| Nutze keine Fantasiebegriffe | Besser: „Technik“ statt „Der mit dem Kabel“ |
| Wenn mehrere Aufgaben: kombiniere sauber | z. B. „Technik & Transport“ – statt mehrere Rollen |
| Verwende Rolle + Bemerkung, wenn nötig | z. B. Rolle: „Verkäufer:in“, Bemerkung: „nur Freitag“ |
⚠️ Technische Hinweise
- Die Rolle ist Teil einer Pivottabelle zwischen Gruppe und Person
- Eine Ansprechperson kann keine Rolle haben – da sie nicht über diese Tabelle verknüpft ist
- Ein Workaround ist, dieselbe Person zusätzlich als Mitglied einzutragen → dann kann sie eine Rolle erhalten.