Wann arbeite ich in festiware mit Gruppen – und wann nur mit Personen?
🧭 Wann arbeite ich in festiware mit Gruppen – und wann nur mit Personen?
Hier lernst du, wie du in festiware entscheiden kannst, ob du für einen Beitrag eine Gruppe anlegst oder ob es genügt, nur eine Person zu erfassen.
🧩 Grundregel
Sobald ein Angebot, ein Beitrag oder eine Leistung erfasst wird, die über eine einzelne Person hinausgeht oder programmatisch relevant ist, solltest du mit Gruppen arbeiten.
✅ Nutze Gruppen, wenn …
- es ein Angebot mit eigenem Namen gibt (z. B. „DJ Tanja“, „Crêpes & Soulfood“, „Awareness Leipzig“)
- mehrere Personen dazugehören (z. B. Band, Standteam, Workshop-Crew)
- eine Ansprechperson mit dem Festival kommuniziert
- du Infos wie Auftrittszeit, Gage, Promofoto, Social Media, Technik etc. brauchst
- du eine einheitliche Struktur im System aufbauen willst
📌 Merksatz:
Sobald es um einen Beitrag oder ein Angebot geht, brauchst du eine Gruppe – auch wenn nur eine Person auftritt.
✅ Nutze nur Personen, wenn …
- du rein interne Menschen verwaltest (z. B. Helfer:innen, Teammitglieder)
- es keinen Beitrag oder kein Angebot gibt (z. B. Lagerhelfer:in, Einlasskontrolle, Runner)
- die erfassten Personen nicht im Programm oder Buchungskontext auftauchen.
- die Information rein organisatorisch ist – z. B. Check-In-Listen, Schichtplanung
🧑🎤 Beispiele aus der Praxis
| Situation | Gruppe oder Person? | Warum? |
|---|---|---|
| DJ Clara spielt allein | ✅ Gruppe + Person | Einheitlicher Aufbau – auch Solo-Acts sind Gruppen |
| Max & Leo spielen ein B2B-Set | ✅ Gruppe + 2 Personen | Gemeinsames Angebot → gemeinsame Gruppe |
| Vortragende Person bei einem Workshop | ✅ Gruppe + Person | Der Beitrag ist der Workshop, nicht nur die Person |
| Helfer:in beim Einlass | ❌ Nur Person | Kein Beitrag, nur operative Rolle |
| Crêpes-Stand mit 2 Verkäufer:innen | ✅ Gruppe + Mitglieder | Ein Verkaufsangebot mit Personal |
| Künstlerin ohne Management, die einzeln anreist | ✅ Gruppe + 1 Person | Auch Solo-Acts brauchen eine Gruppe zur Einheitlichkeit |
| Vortragende Person, wenn nur die Person zählt (z. B. interne Weiterbildung) | ❌ Nur Person | Kein Programmpunkt oder externer Beitrag |
🧠 Faustregel:
Je mehr Struktur, Beteiligte oder Sichtbarkeit – desto eher brauchst du eine Gruppe.
⚙️ Technischer Hinweis (für Fortgeschrittene)
In festiware sind Gruppen notwendig, wenn du:
- Portalzugänge über eine Ansprechperson steuern willst
- Daten zu Beiträgen, Gagen, Slots, Anforderungen erfassen willst
- mehrere Mitglieder mit individuellen Feldern brauchst
- spätere Verknüpfungen im Scheduler, in der Buchhaltung oder in der Akkreditierung planst
👉 Auch wenn eine Solo-Künstlerin auf ein Event kommt, wo ansonsten Gruppen auftreten bzw. mit Gruppen gearbeitet wird:
→ Ohne Gruppe gibt es kein Gagenfeld, keinen Social-Media-Link, kein Promofoto usw.