Ticket-Codes für Personen und Gruppen erstellen

Manchmal sollen Mitwirkende ihr Eintrittsticket direkt von dir bekommen — eine Künstler:in, ein:e Helfer:in oder ein ganzes Crew-Team, ohne dass jemand den Shop durchläuft. Genau dafür gibt es die Aktion Ticket-Code erstellen: Du wählst Personen oder eine Gruppe aus und legst ihre Ticket-Codes in einem Schritt an — auf Wunsch gehen sie sofort per E-Mail raus.

So erstellst du Ticket-Codes

Die Aktion findest du direkt in der Listenansicht der Personen- und Gruppentypen, nicht in der Ticketcode-Liste. Voraussetzung ist, dass für das Projekt mindestens eine Ticketart angelegt ist (siehe Ticketarten, Produkte und Produktkategorien).

Für einzelne Personen

Öffne in der Navigation den gewünschten Personentyp, zum Beispiel Künstler:innen oder Helfer:innen.
Wähle über die Kästchen links eine oder mehrere Personen aus.
Klicke oben rechts auf Aktion wählen, wähle Ticket-Code erstellen und bestätige mit dem blauen Play-Button.
Lege im Fenster die Optionen fest (siehe unten) und führe die Aktion aus.

Für jede ausgewählte Person wird daraufhin ein Ticket-Code angelegt — und, falls aktiviert, direkt verschickt.

Für eine ganze Gruppe

In den Gruppentypen (etwa Händler:innen oder Dienstleister:innen) heißt die Aktion sinngemäß genauso und erzeugt die Codes für die gesamte Gruppe. Der Versand geht dabei an die Ansprechperson der Gruppe. Haben einzelne Mitglieder eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese bevorzugt verwendet.

Damit lassen sich auch größere Gruppen mit einem Durchgang versorgen.

Die Optionen im Überblick

Im Aktions-Fenster stellst du ein, wie die Codes erzeugt werden:

Ticketart — welche Art von Ticket erstellt wird. Zur Auswahl stehen die Ticketarten, die im Projekt für Gästeliste und Aktion freigegeben sind.
Anzahl — entweder eine feste Stückzahl pro Person oder eine variable Anzahl aus einem Formularfeld.
Per E-Mail versenden — ob die Codes direkt zugestellt werden und an wen (Besitzer:in oder Gastgeber:in).
Umgang mit vorhandenen Codes — bestehende Codes überspringen oder neu erstellen.
Workflow-Schritt — optional die betroffenen Personen gleichzeitig in einen bestimmten Schritt setzen.

Wenn du Codes lieber im Voraus auf Vorrat erzeugen willst — etwa für eine Abendkasse oder Vorverkaufsstelle — schau dir Code Sheets an.

Damit ist die Ausgabe abgeschlossen und die Codes erscheinen in der Ticketcode-Liste.

Wer darf Ticket-Codes erstellen?

Das Erstellen von Ticket-Codes ist an eine eigene Berechtigung gebunden: ticketcode_issue. Wer dieses Recht hat (oder das umfassendere ticketcode_administrate), sieht die Aktion und kann sie ausführen.

Standardmäßig dabei sind die Supervisor-Rollen:

die typbezogenen Supervisor (Künstler-, Crew-, Dienstleister-, Besucher-, Helfer-, Händler- und Workshop-Supervisor),
der Universal Supervisor,
der Order Supervisor (über ticketcode_administrate).

Die Rolle Admin kann ohnehin alles und ist damit ebenfalls eingeschlossen.

Das reine Bearbeiten-Recht ticketcode_manage reicht zum Erstellen nicht aus. Es deckt weiterhin die Aktionen auf bestehenden Codes ab — Einlösen, Annullieren, Versenden, Drucken. Eine Übersicht dazu findest du unter Aktionen für Ticket Codes.

So bleibt klar getrennt, wer Codes neu ausgeben darf und wer bestehende nur verwaltet.

Manager- und eigene Rollen freischalten

Manager-Rollen (zum Beispiel Künstler Manager oder Universal Manager) sowie selbst angelegte Rollen bekommen ticketcode_issue nicht automatisch. Wer mit einer solchen Rolle Codes ausgeben soll, braucht das Recht ausdrücklich.

Das geht auf zwei Wegen:

Über die Rolle — füge der Rolle die Berechtigung ticketcode_issue hinzu, dann gilt sie für alle Personen mit dieser Rolle.
Direkt für einzelne Personen — vergib ticketcode_issue als direkte Berechtigung, ohne eine ganze Rolle zu ändern.

Wie du Rollen und direkte Berechtigungen verwaltest, steht ausführlich unter Rollen und Berechtigungen.

Damit kannst du die Ausgabe gezielt für genau die Personen öffnen, die sie wirklich brauchen.