Workflows und Trigger: Automatisch E-Mails versenden

Du brauchst das Recht Admin um Trigger einzurichten und Workflows zu administrieren.

Wenn Du Workflowschritte für Gruppen und Personen setzt kannst Du mit Triggern automatisch E-Mails versenden.

In folgendem Video erfährst Du, wie das geht:

Einrichtung von E-Mail-Triggern

In diesem Artikel lernst du, wie du Trigger für E-Mails einrichtest. Diese Methode lässt sich auf diverse E-Mails anwenden, wie zum Beispiel

Ablehnungen,
Vorabbestätigungen,
Akkreditierungsereignisse oder
Follow-up-Nachrichten nach einer Veranstaltung.

Personentyp und Workflows

Klicke auf die Detailansicht eines Personen- oder Gruppentyps

und betrachte die verschiedenen Workflow-Schritte. In der Spallte Triggers kannst du sehen, wo bereits Trigger eingerichtet sind.

Trigger sind Ereignisse, die bestimmte Aktionen auslösen, wie zum Beispiel den Versand einer E-Mail.

Beispiel: Registrierungstrigger

Schauen wir uns den Workflow-Schritt "registriert" an.

Dieser tritt ein, wenn ein Volunteer sich anmeldet, sei es durch das Ausfüllen eines öffentlich zugänglichen Formulars oder durch direkte Anlage im System. Hierbei passieren zwei Dinge:

1. Eine Informations-E-Mail über die neue VolunteerAnmeldung wird an ein bestimmtes Team gesendet.

2. Der Volunteer erhält eine Registrierungsbestätigung.

Erstellung eines neuen Triggers

Angenommen, du möchtest einen neuen Trigger hinzufügen, der eine E-Mail versendet, wenn alle Schichten von einem Volunteer absolviert wurden.

Folge diesen Schritten:

1. Gehe zum entsprechenden Workflow-Schritt.

2. Erstelle einen neuen Workflow-Trigger und nenne ihn beispielsweise "Dankesmail". Stelle sicher, dass der Trigger aktiv ist und dass die Ausführung einmalig erfolgt, um Mehrfachversendungen zu vermeiden.

3. Konfiguriere den Trigger so, dass er beim Eintritt in den Schritt ausgelöst wird. Wähle aus, dass die E-Mail an die betroffene Person oder Gruppe gesendet werden soll.

Im o.g. Video im 3. Kapitel findest Du eine Schritt-für-Schritt Anleitung.

Konfiguration und Inhalt

Beim Bearbeiten des Triggers kannst du den Inhalt der E-Mail definieren und Platzhalter für personalisierte Informationen wie den Namen des Volunteers verwenden. Sobald alles eingerichtet ist, wird der Trigger aktiviert, sobald die Person auf den entsprechenden Workflowschritt gesetzt wird.

Trigger sind Projektabhängig

Trigger, die für ein bestimmtes Projekt eingerichtet werden, gelten nur für dieses Projekt. Möchtest du ähnliche Trigger in einem anderen Projekt verwenden, musst du sie dort erneut einrichten.

Erstellst du ein neues Projekt und wählst ein bestehendes Projekt als Grundlage, werden die Trigger des ausgewählten Projektes in das neue Projekt kopiert.