Workflows und Trigger: Automatische Aktionen in Workflow-Schritten

Workflows bilden ab, welche Stationen eine Gruppe oder Person im Laufe deines Projekts durchläuft — von der ersten Registrierung über die Bestätigung bis zur Akkreditierung oder Absage. Workflow-Trigger sind die Automatisierungen dahinter: konfigurierbare Aktionen, die automatisch ausgeführt werden, sobald jemand einen Workflow-Schritt betritt oder verlässt.

Typische Trigger-Aktionen sind:

• E-Mails versenden an die betroffene Person, an ein Team oder an eine hinterlegte Adresse
• Den Status einer verknüpften Gruppe oder Person automatisch setzen
• Verträge erstellen oder stornieren
• Tickets, Ereignisse oder Jobs automatisch anlegen oder lösen
• Newsletter-Abos setzen oder entfernen

In folgendem Video gibt es eine Einführung am Beispiel automatischer E-Mails:

Wo finde ich die Trigger meines Workflows?

Trigger gehören immer zu einem bestimmten Workflow-Schritt und damit zu einem bestimmten Personen- oder Gruppentyp. Der Einstieg geht also über den Typ.

Workflow-Schritte und Trigger im Überblick

Öffne die Detailansicht eines Personen- oder Gruppentyps. In der Spalte Trigger siehst du pro Schritt alle hinterlegten Trigger mit Typ, Titel und einem Punkt für aktiv (grün) oder inaktiv (rot). Ein Klick auf eine Zeile führt direkt zum Trigger.

Denselben Überblick findest du auch auf der Detailseite eines Workflows selbst. Du erreichst sie entweder über die Ressource Workflows (unter Einstellungen) oder — meist am schnellsten — über die Admin-Box auf der Personen- bzw. Gruppen-Übersichtsseite des Typs:

Beispiel: Registrierungstrigger

Schauen wir uns den Workflow-Schritt „registriert" an.

Dieser Schritt wird gesetzt, sobald sich jemand anmeldet — entweder über ein öffentliches Formular oder durch direkte Anlage im Admin-Bereich. Am Schritt hängen in diesem Beispiel zwei Trigger:

1. Eine Informations-E-Mail über die neue Registrierung an ein bestimmtes Team
2. Eine Bestätigungs-E-Mail an die angemeldete Person

Einen neuen Trigger erstellen

Angenommen, du willst automatisch eine Nachricht verschicken, sobald ein Volunteer alle Schichten absolviert hat — zum Beispiel eine Dankesmail.

1. Gehe zum entsprechenden Workflow-Schritt (z. B. „absolviert").
2. Erstelle einen neuen Workflow-Trigger und gib ihm einen sprechenden Titel, etwa „Dankesmail". Stelle sicher, dass der Trigger aktiv ist und die Ausführung einmalig erfolgt, damit niemand die Mail mehrfach bekommt.
3. Wähle als Aktion, was passieren soll — im Beispiel: eine E-Mail an die betroffene Person senden. Setze den Auslöser auf Eintritt in den Schritt.

Beispielaktion: Automatische E-Mails versenden

Die am häufigsten genutzte Trigger-Aktion ist der Versand von E-Mails — etwa Registrierungsbestätigungen, Ablehnungen, Vorab-Infos, Erinnerungen oder Follow-ups nach der Veranstaltung.

Beim Bearbeiten eines E-Mail-Triggers legst du Absender, Empfänger und Inhalt fest. Im Text kannst du Platzhalter verwenden, um personalisierte Informationen wie den Namen einzufügen. Sobald alles eingerichtet und der Trigger aktiv ist, geht die Mail automatisch raus, sobald jemand auf den entsprechenden Workflow-Schritt gesetzt wird.

Weitere Triggeraktionen

Neben E-Mails stehen dir viele weitere Aktionen zur Verfügung — vom Setzen eines Status über das Erstellen von Verträgen bis hin zum automatischen Lösen von Ereignissen und Jobs. Eine vollständige Übersicht findest du im Artikel Übersicht aller Workflow-Trigger-Aktionen.

Trigger sind projektabhängig