Allgemeines zu Verträgen, Vertragsstatus und Vertragserstellung

Unter Verträge findest Du alle Vereinbarungen, die Du über festiware mit den am Event beteiligten Künstler:innen, Dienstleistern, Händlern, Workshopleitungen und weiteren Partnern abschließt. festiware begleitet den Vertrag vom Entwurf bis zum unterzeichneten PDF — digital, nachvollziehbar und für alle Beteiligten einsehbar.

Dieser Artikel gibt Dir den Gesamtüberblick: welche Vertragsarten es gibt, welche Stationen ein Vertrag durchläuft und wo Du weiterführende Anleitungen zu den einzelnen Schritten findest.

Zwei Grundtypen von Verträgen

Jede Vertragsart in festiware ist entweder signaturpflichtig oder festgesetzt. Das entscheidet beim Anlegen der Vertragsart die Person, die die Vorlage konfiguriert.

Signaturpflichtige Verträge — Veranstalter und Vertragspartner unterzeichnen beide digital. Typisch für Händler-, Künstler- und Dienstleisterverträge.
Festgesetzte Verträge — Der Veranstalter setzt den Vertrag einseitig fest. Es gibt keine Partner-Einladung, keine Unterschrift. Geeignet z. B. für Standmieten, die bar vor Ort bezahlt werden.

Welcher Typ passt, hängt von der Art der Vereinbarung und den rechtlichen Anforderungen ab. Im Zweifel ist die signaturpflichtige Variante die sichere Wahl.

Vertrag aus einer Gruppe oder Person heraus erstellen

Verträge entstehen in festiware nicht in einem separaten Formular, sondern direkt aus dem Profil einer Gruppe oder einer Person heraus. Das hat den Vorteil, dass Platzhalter wie Name, Adresse oder Stand-Details automatisch aus dem Profil übernommen werden.

Der typische Weg:

Öffne das passende Profil unter Gruppen (z. B. Händler, Künstler, Dienstleister) oder unter Personen
Wähle den Eintrag aus
Klicke auf Vertrag erstellen, wähle die Vertragsart und passe den Text bei Bedarf an

Ausführliche Anleitungen findest Du unter Wie erstelle ich einen Vertrag für einen Händler?.

Der Weg eines signaturpflichtigen Vertrags

Ein signaturpflichtiger Vertrag durchläuft mehrere Stationen. Der Kernpfad sieht so aus:

Entwurfphase → Vertrag zum Unterschreiben freigegeben → Unterschrieben von Partner → Unterschrieben von beiden Parteien

Die einzelnen Stationen im Detail:

Entwurfphase — Der Vertrag ist angelegt, aber noch nicht verschickt. Du kannst beliebig editieren, Platzhalter ersetzen, Anhänge hinzufügen. Nichts ist nach außen sichtbar.
Vertrag zum Unterschreiben freigegeben — Der Vertrag ist verschickt. Der Vertragspartner erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er den Vertrag einsehen und unterzeichnen kann.
Änderungswunsch von Partner (optional, kann sich wiederholen) — Wenn der Partner Änderungen wünscht, kann er über den Link Feedback geben. Der Vertrag geht in diesen Status zurück, Du arbeitest die Änderungen ein und gibst ihn erneut frei. Dieser Schritt ist optional — die meisten Verträge laufen ohne Schleife durch. Er kann aber beliebig oft wiederholt werden, bis sich beide Seiten einig sind. Mehr dazu unter Änderungswünsche der Vertragspartner einarbeiten.
Unterschrieben von Partner — Der Partner hat unterschrieben. Der Vertrag wartet jetzt auf die Unterschrift des Veranstalters.
Unterschrieben von beiden Parteien — Beide Seiten haben unterzeichnet. Der Vertrag ist rechtsverbindlich abgeschlossen und wird als PDF revisionssicher archiviert. In der Praxis ist das das übliche Ende des Vertragslebens in festiware.
Erfüllt durch beide Parteien (optional, selten genutzt) — Wer dokumentieren möchte, dass die vereinbarte Leistung tatsächlich erbracht wurde, kann den Vertrag zusätzlich als erfüllt markieren. Die meisten Teams nutzen diesen Schritt nicht.

Daneben gibt es Seitenausgänge, die den Vertrag vorzeitig beenden:

Abgelehnt durch Veranstalter / Partner — Einer der beiden hat den Vertrag abgelehnt, bevor beide unterzeichnet haben.
Zurückgezogen durch Veranstalter / Partner — Nach beidseitiger Unterschrift kann einer der Beteiligten den Vertrag wieder aufheben (z. B. einvernehmliche Auflösung).
Storniert — Der Vertrag wurde in jeder Phase vor Vollendung abgebrochen.

Wie der Veranstalter unterschreibt, erklärt Wie unterzeichne ich als Festival/Event Veranstalter einen Vertrag in festiware?. Falls Du den Unterschriftsprozess lieber umkehren möchtest (erst Veranstalter, dann Partner), siehe Vertragsunterschrift: Ist es möglich den Unterschriftsprozess umzukehren?.

Der Weg eines festgesetzten Vertrags

Festgesetzte Verträge sind einfacher, weil die Partner-Seite entfällt:

Entwurfphase → Festgesetzt

Der Vertrag startet in der Entwurfphase, wird vom Veranstalter festgesetzt, und damit ist der übliche Weg zu Ende. Optional gibt es noch Bezahlt (wenn Du Zahlungseingänge innerhalb des Vertrags dokumentieren willst) und Erfüllt durch beide Parteien am Ende — beides wird in der Praxis selten genutzt. Auch festgesetzte Verträge können jederzeit storniert werden.

Warum Status nicht rückgängig gemacht werden können

Sobald ein Vertrag eine Station verlässt, lässt sich diese Bewegung nicht mehr zurücknehmen. Das ist bewusst so — es sorgt für Revisionssicherheit: Ein einmal unterzeichneter Vertrag bleibt unterzeichnet, auch in der Historie. Das PDF wird ab der ersten Unterschrift unverändert aufbewahrt.

Das heißt auch: Bevor Du auf Freigeben oder Unterzeichnen klickst, prüfe den Vertrag lieber einmal zu viel als zu wenig. Dabei hilft Wie kann ich einen Vertrag überprüfen, bevor ich ihn versende?.

Wie rechtssicher das ganze Verfahren ist, beantwortet Wie rechtskräftig ist die Vertragsfunktion von festiware?.

Typische Aufgaben — wo finde ich was

Erstellen und versenden

Prüfen, bearbeiten, Änderungswünsche einarbeiten

Unterschreiben

Eigene Vorlagen und Platzhalter

Drucken und Layout

Workflows, E-Mails und Status-Übersicht

FAQ

Wie rechtskräftig ist die Vertragsfunktion von festiware?

Alle Status im Überblick

Nachschlagewerk: Jeder Status, den ein Vertrag in festiware annehmen kann. Status, die in der Praxis selten genutzt werden, sind entsprechend markiert.

Signaturpflichtige Verträge

Status	Bedeutung	Endstation?
Entwurfphase	Angelegt, noch nicht verschickt	nein
Vertrag zum Unterschreiben freigegeben	An Partner verschickt, wartet auf Aktion	nein
Änderungswunsch von Partner	Partner hat Feedback gegeben	nein (Schleife zurück zu freigegeben)
Unterschrieben von Partner	Partner hat unterschrieben, Veranstalter fehlt	nein
Unterschrieben von beiden Parteien	Rechtsverbindlich abgeschlossen	ja (üblicher Abschluss)
Erfüllt durch Veranstalter	Veranstalter bestätigt Leistungserbringung	nein (selten genutzt)
Erfüllt durch Partner	Partner bestätigt Leistungserbringung	nein (selten genutzt)
Erfüllt durch beide Parteien	Beide Seiten bestätigen Erfüllung	ja (selten genutzt)
Abgelehnt durch Veranstalter	Veranstalter hat abgelehnt	ja
Abgelehnt durch Partner	Partner hat abgelehnt	ja
Zurückgezogen durch Veranstalter	Nach Unterschrift vom Veranstalter aufgehoben	ja
Zurückgezogen durch Partner	Nach Unterschrift vom Partner aufgehoben	ja
Storniert	Vorzeitiger Abbruch	ja

Festgesetzte Verträge

Status	Bedeutung	Endstation?
Entwurfphase	Angelegt, noch nicht festgesetzt	nein
Festgesetzt	Veranstalter hat den Vertrag festgesetzt	ja (üblicher Abschluss)
Bezahlt	Zahlungseingang vermerkt	nein (selten genutzt)
Erfüllt durch beide Parteien	Leistung erbracht	ja (selten genutzt)
Storniert	Vorzeitiger Abbruch	ja