Rechnungstypen & Rechnungs-Workflow

Wenn du Rechnungen an Aussteller, Dienstleister oder andere Partner deines Festivals stellen willst, bietet dir festiware ein eigenes Rechnungsmodul mit automatischer Positionsberechnung, Nummernvergabe und Statusverwaltung.

Früher musste man solche Rechnungen über Vertragsarten abbilden — ein Umweg, der schnell umständlich wurde. Das Rechnungsmodul wurde speziell für diesen Anwendungsfall entwickelt: Du definierst einmal eine Rechnungsart mit Positionen, Steuersätzen und Bedingungen, und festiware erzeugt daraus automatisch die fertigen Rechnungen für jede Gruppe oder Person.

Es geht hier ausschließlich um B2B-Rechnungen an Aussteller, Dienstleister und Partner. Wenn du nach Rechnungen aus dem Ticket-Shop suchst, findest du die unter Wo kann ich Rechnungen aus dem Shop herunterladen?.

Voraussetzungen

Bevor du mit Rechnungen arbeiten kannst, müssen einige Einstellungen im Projekt konfiguriert sein.

B2B-Rechnungen aktivieren

Öffne die Projekteinstellungen und aktiviere die Option B2B-Rechnungen aktiviert. Erst dann erscheinen die Menüpunkte Rechnungsarten und Rechnungen im Admin-Bereich.

Rechnungseinstellungen konfigurieren

Die Angaben zu deiner Firma stehen an zwei Stellen. Was du in den Projekteinstellungen hinterlegst, gewinnt — für den Briefkopf, für die E-Rechnung und für die Umsatzsteuer-Erkennung gleichermaßen. Lässt du ein Feld dort leer, greift der Wert aus den Systemeinstellungen → Impressum. So kann ein Projekt unter einer eigenen Firma abrechnen, ohne dass gedruckte Rechnung und XML auseinanderlaufen.

Den Impressum-Block solltest du trotzdem vollständig pflegen: Firmenname mit Rechtsformzusatz, Anschrift, USt-IdNr., Registernummer und verantwortliche Person sind auf einer deutschen Rechnung Pflichtangaben und werden von Prüftools gelesen.

Schreib die USt-IdNr. ohne Leerzeichen, also DE123456789. BIC und Name der Bank gibt es nur instanzweit unter Systemeinstellungen → Impressum; fehlen sie, druckt die Fußzeile Kontoinhaber und IBAN.

In den Projekteinstellungen (Tab Shop) findest du diese Felder:

Nummernkreis: - Rechnungs-Präfix — Wird vor jede Rechnungsnummer gesetzt (z.B. "RE-") - Rechnungs-Anfangsnummer — Die erste vergebene Nummer - Rechnungs-Nummernlänge — Wie viele Stellen die Nummer haben soll (wird mit führenden Nullen aufgefüllt)

Verkäufer-Daten: - Name des Verkäufers, Straße, PLZ, Stadt, Land - USt-IdNr. — erscheint im Briefkopf und im XML und steuert die Reverse-Charge-Erkennung - E-Mail des Verkäufers

Zahlungsdaten: - Zahlungsempfänger — Kontoinhaber in der Fußzeile; bleibt das Feld leer, steht dort dein Firmenname - IBAN — erscheint in der Fußzeile jeder Rechnung und im XML - Zahlungsziel (Tage) — Standardmäßig 14 Tage. Bestimmt das Fälligkeitsdatum im XML der E-Rechnung.

Mailtexte für den Versand: - Rechnungsversand: Mail-Betreff und Rechnungsversand: Mail-Text - Gutschriftversand: Mail-Betreff und Gutschriftversand: Mail-Text Leere Felder bedeuten Standardtext. Der Platzhalter :invoiceNumber wird durch die Belegnummer ersetzt, im Mail-Text ergibt jede Zeile einen Absatz.

Weitere Einstellungen: - Ort der Leistung (Land) — Wird für die Reverse-Charge-Logik verwendet. Falls nicht gesetzt, wird das Land aus den Systemeinstellungen übernommen. - Exportformat für Rechnungen — Legt fest, wie die E-Rechnung ausgeliefert wird (siehe Abschnitt ZUGFeRD / Factur-X). Wählst du mehrere Formate aus, gewinnt Eingebettet: die E-Rechnung steckt dann im PDF, eine zweite Datei gibt es nicht. Bei B2B-Rechnungen zählt allein diese Einstellung, die Aktion fragt nicht noch einmal nach.

Ohne konfiguriertes Präfix, Startnummer und Nummernlänge können keine Rechnungen erstellt werden. festiware zeigt in diesem Fall eine Fehlermeldung an.

Die Startnummer greift nur für die erste Rechnung eines Nummernkreises. Steht sie auf 0, heißt dein erster Beleg …000000 — setz sie also, bevor du die erste Rechnung erzeugst.

Projektwährung

Die Währung, in der die Rechnung erstellt wird, ergibt sich aus der Projektwährung. Neue Rechnungen übernehmen diese automatisch; bestehende Rechnungen behalten ihre ursprüngliche Währung. Für den Lexoffice-Export muss die Projektwährung EUR sein.

Rechnungsarten anlegen

Eine Rechnungsart ist eine Vorlage, die festlegt, welche Positionen auf einer Rechnung erscheinen und wie sie berechnet werden. Du kannst beliebig viele Rechnungsarten pro Projekt anlegen — z.B. eine für Standgebühren, eine für Stromkosten, eine für Cateringpauschalen.

Grundeinstellungen

• Name — Ein beschreibender Name (z.B. "Standgebühr 2026")
• Präfix — Ein eigenes Kürzel, das vor die Rechnungsnummer gesetzt wird (z.B. "STD"). Maximal 5 Zeichen. Das Präfix muss projektübergreifend eindeutig sein.
• Art des Rechnungspartners — Für welchen Typ (z.B. Aussteller, Besucher) diese Rechnungsart gilt
• Startnummer — Optionale Startnummer für die erste Rechnung dieser Art. Überschreibt die allgemeine Rechnungs-Anfangsnummer aus den Projekteinstellungen.
• Beschreibung — Freitextfeld zur internen Dokumentation
• Aktiv — Nur aktive Rechnungsarten können für neue Rechnungen verwendet werden

Rechnungspositionen

Das Herzstück jeder Rechnungsart sind die Rechnungspositionen. Über den Button Hinzufügen legst du einzelne Positionen an, die jeweils folgende Felder haben:

• Name — Bezeichnung der Position auf der Rechnung
• Beschreibung — Wird auf der Rechnung unter dem Namen angezeigt. Unterstützt Platzhalter wie {{application.name}} oder {{person.firstname}}
• Bedingung (if) — JSON-Struktur, die steuert, ob die Position auf der Rechnung erscheint (z.B. {"field": "application.booth_row", "operator": ">", "value": 0})
• Preis — Einzelpreis als Zahl oder als Feldname (z.B. application.sonderstandpreis)
• Preisformel — Für komplexe Berechnungen als JSON-Array (z.B. ["application.discount", "*", -1]). Entweder Preis+Faktor oder Preisformel — nicht beides.
• Faktor — Multiplikator als Zahl oder Feldname (z.B. application.standgroesse)
• Einheit — z.B. "Stk.", "m²", "Pauschale"
• Steuersatz — In Prozent (0 oder 1–99)
• Typ — Bestimmt, wie der Preis interpretiert wird:
• Preis (Netto) — Standardfall, der Preis ist ein Nettobetrag
• Preis (Brutto) — Der Preis ist ein Bruttobetrag, Netto wird rückgerechnet
• Abzug / Rabatt — Wird als Rabattposition ausgewiesen
• Aufpreis — Zusätzliche Gebühr
• Steuer — Reine Steuerposition
• Reihenfolge — Sortierung der Positionen auf der Rechnung
• Aktiv — Inaktive Positionen werden bei der Rechnungserstellung übersprungen
• Währung — wird automatisch aus der Projektwährung übernommen und kann pro Position nicht mehr manuell gesetzt werden. Historisch gesetzte Werte bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten.

Einleitungs- und Schlusstext

Unterhalb der Positionen kannst du einen Einleitungstext und Schlusstext eingeben, die auf der Rechnung ober- bzw. unterhalb der Positionstabelle erscheinen. Beide Felder unterstützen:

• Markdown — Fettschrift mit **Text**, Zeilenumbrüche, etc.
• Twig-Variablen — z.B. {{application.name}} oder {{data.totalAmount}} für berechnete Werte

Deine Bankverbindung gehört hier nicht hinein: Kontoinhaber, IBAN und BIC stehen automatisch in der Fußzeile jeder Rechnung, sobald in den Rechnungseinstellungen eine IBAN hinterlegt ist.

Zeilenumbrüche im Schlusstext setzt du mit <br>. Fettschrift wirkt im Fließtext des PDF nicht — dafür fehlt der Schrift der passende Schnitt.

Beide Texte werden beim Erstellen einer Rechnung mit ihr gespeichert. Änderst du sie später, gelten sie nur für neu erzeugte Rechnungen; bereits erstellte bleiben unverändert.

Test-Modus

Eine Testrechnung erzeugst du nicht über die Rechnungsart, sondern beim Anlegen: Die Aktion Rechnung erstellen hat die Option Als Testrechnung erstellen. Solche Rechnungen bekommen eine vorläufige Nummer mit dem Präfix „TESTRECHNUNG“, tragen im PDF ein Entwurf-Wasserzeichen und lassen sich später finalisieren oder löschen. So prüfst du die Positionsberechnung, ohne eine offizielle Rechnungsnummer zu verbrauchen.

Import und Export

Rechnungsarten können als YAML- oder JSON-Datei exportiert und importiert werden. Das ist praktisch, um eine bewährte Rechnungsart in ein anderes Projekt zu übertragen. Die Aktion Rechnungsart importieren findest du als Button oberhalb der Rechnungsarten-Liste, den Export als Aktion auf der Detailseite einer Rechnungsart.

Rechnungen erstellen

Rechnungen werden nicht im Rechnungsmodul selbst erstellt, sondern direkt aus Gruppen (Bewerbungen) oder Personen heraus.

Schritt für Schritt

1. Gehe zur Gruppen- oder Personen-Übersicht
2. Wähle eine oder mehrere Einträge aus
3. Klicke auf die Aktion Rechnung erstellen
4. Wähle die gewünschte Rechnungsart aus
5. Optional: Aktiviere Als Testrechnung erstellen, um zunächst einen Entwurf zu erzeugen (siehe Test-Modus)
6. Optional: Aktiviere Rechnung direkt versenden, um die Rechnung sofort per E-Mail zuzustellen
7. Bestätige die Aktion

festiware berechnet daraufhin automatisch alle Positionen basierend auf den Daten der jeweiligen Gruppe/Person und den in der Rechnungsart definierten Regeln. Nur Positionen, deren Bedingungen erfüllt sind und die aktiv sind, landen auf der Rechnung.

Wenn für einen Eintrag keine einzige Position berechnet werden kann (z.B. weil alle Bedingungen nicht erfüllt sind), wird keine Rechnung erzeugt. festiware zeigt dir in diesem Fall an, welche Einträge übersprungen wurden.

Umgang mit vorhandenen Rechnungen

Wenn für ausgewählte Einträge bereits aktive Rechnungen derselben Rechnungsart existieren, fragt festiware, wie damit umgegangen werden soll:

• Keine neue Rechnung anlegen (Standard) — Die vorhandenen Rechnungen bleiben bestehen, für diese Einträge wird nichts erstellt
• Neue Rechnung zusätzlich anlegen — Es wird eine weitere Rechnung erstellt, unabhängig von der bestehenden

Rechnung an eine abweichende Anschrift

Standardmäßig geht die Rechnung an die Person, die zur Gruppe oder Bewerbung gehört. Häufig soll aber die Firma dahinter Rechnungsempfängerin sein, mit eigener Anschrift und eigener USt-IdNr. Dafür fragst du die Rechnungsdaten im Formular ab und markierst die Felder mit einer Spezialfunktion.

1. Öffne den Formular-Editor der betreffenden Gruppen- oder Personenart.
2. Lege für jede Angabe ein Textfeld an — beim Land geht auch ein Länder- oder Auswahlfeld — und weise ihm die passende Spezialfunktion zu: Rechnungsempfänger: Name/Firma, Rechnungsempfänger: Straße, Rechnungsempfänger: PLZ, Rechnungsempfänger: Ort, Rechnungsempfänger: Land und Rechnungsempfänger: USt-IdNr.
3. Fülle die Felder aus, oder lass sie deine Aussteller:innen im Formular selbst ausfüllen.

Der Rückgriff läuft Feld für Feld: Was leer bleibt oder gar nicht angelegt ist, übernimmt festiware von der Person. Du kannst also auch nur die Rechnungsfirma abfragen und die Anschrift bei der Person lassen.

Die zweite Adresszeile gehört immer zur Straße über ihr. Fragst du eine Rechnungsstraße ab und ist sie gefüllt, bleibt die zweite Adresszeile der Person weg — sie beschreibt dann eine andere Anschrift. Ohne abgefragte Rechnungsstraße steht sie wie bisher mit auf der Rechnung.

Das Land der Rechnungsanschrift entscheidet mit über das Umsatzsteuer-Szenario (siehe Reverse Charge & internationale Rechnungen). Ein abweichendes Land ändert damit die Steuerbehandlung — genau dafür ist das Feld da.

Jede Spezialfunktion darf pro Formular nur einmal vorkommen. Sind zwei Felder mit derselben markiert, nimmt die Rechnung das erste.

Ohne markierte Felder bleibt alles wie bisher: die Rechnung geht an die Person.

Damit rechnest du gegenüber der Firma ab, ohne die Stammdaten der Kontaktperson zu überschreiben.

Gutschriften erstellen

Wenn du einer Person oder Gruppe Geld gutschreiben willst — etwa eine Erstattung oder einen nachträglichen Nachlass — erstellst du in festiware eine Gutschrift. Technisch ist eine Gutschrift nichts anderes als eine Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen, und du legst sie über dieselbe Aktion an wie eine normale Rechnung.

Entscheidend ist der berechnete Endbetrag der Rechnungsart:

• Ergibt die Kalkulation einen positiven Betrag, entsteht eine Rechnung.
• Ergibt sie einen negativen Betrag, entsteht automatisch eine Gutschrift.

So gehst du vor:

1. Öffne die Person oder Gruppe, für die du eine Gutschrift erstellen willst.
2. Erstelle wie gewohnt eine Rechnung mit der passenden Rechnungsart (siehe Rechnungen erstellen).
3. Liefert die Rechnungsart einen negativen Endbetrag — zum Beispiel durch negative Preise, Preisformeln oder Faktoren in den Rechnungspositionen — legt festiware den Beleg automatisch als Gutschrift an.

Auf dem fertigen Beleg steht deutlich erkennbar Gutschrift, und alle Beträge erscheinen positiv: Erstattungsposten positiv, eventuelle Abzüge oder Gebühren negativ. Den Beleg lädst du über Gutschrift herunterladen als PDF herunter oder verschickst ihn per E-Mail — genau wie eine Rechnung.

Gutschriften teilen sich denselben Nummernkreis (Präfix und laufende Nummer) mit deinen Rechnungen. So bleibt dein Rechnungslauf lückenlos.

Damit hast du eine Gutschrift erstellt, die du anschließend auszahlen kannst.

Gutschriften auszahlen

Wenn du den Betrag einer Gutschrift tatsächlich an die Person überweisen willst, nutzt du die Aktion Auszahlen. festiware erzeugt daraus eine SEPA-Datei, die du in deinem Online-Banking einlesen und als Sammelüberweisung ausführen kannst.

So zahlst du eine oder mehrere Gutschriften aus:

1. Wähle in der Rechnungsübersicht die gewünschten Gutschriften aus.
2. Wähle die Aktion Auszahlen und bestätige die Sicherheitsabfrage.
3. festiware erzeugt eine SEPA-Datei mit allen Überweisungen und bietet sie zum Download an. Die ausgezahlten Gutschriften erhalten den Status Ausgezahlt.

Voraussetzung ist eine gültige IBAN bei der jeweiligen Empfänger:in. Gutschriften ohne gültige IBAN werden übersprungen und dir in einer Meldung aufgelistet — die übrigen Gutschriften werden trotzdem ausgezahlt. Auszahlen lassen sich nur offene Gutschriften.

Verwandtes Thema: Wenn du stattdessen bereits erfasste Zahlungen (zum Beispiel Ticketkäufe) an Helfer:innen zurückerstatten willst, sind die Rückzahlungen der richtige Weg. Sie erzeugen ebenfalls eine SEPA-Datei, beziehen sich aber auf Transaktionen statt auf Gutschriften.

Damit ist die Gutschrift ausgezahlt und im Status entsprechend markiert.

Rechnungs-Workflow

Jede Rechnung durchläuft einen definierten Lebenszyklus. Die möglichen Status-Übergänge hängen vom Dokumenttyp ab.

Status-Übersicht

Aktionen im Workflow

Testrechnung(en) finalisieren Wandelt einen Entwurf in eine offizielle Rechnung um. Dabei erhält die Rechnung eine neue, offizielle Rechnungsnummer aus dem regulären Nummernkreis. Die Testrechnung wird durch die finalisierte Rechnung ersetzt (siehe auch Test-Modus).

Als bezahlt markieren Setzt eine offene Rechnung mit einem offenen Betrag von genau 0 € direkt auf „Bezahlt“ — ohne Zahlungserfassung. Bei einem offenen Betrag größer 0 € erfasst du stattdessen eine Zahlung.

Bezahlt-Status wieder entfernen Setzt eine bezahlte Rechnung zurück auf „Offen“. Zugeordnete Zahlungen werden dabei entkoppelt und bleiben als nicht zugeordnete Transaktionen erhalten, sodass du sie einer anderen Rechnung zuordnen kannst. Eine Sicherheitsabfrage schützt vor versehentlichem Zurücksetzen.

Rechnung stornieren Setzt die Originalrechnung auf "Storniert / Ungültig" und erzeugt automatisch eine zugehörige Stornorechnung mit eigener Nummer. Optional kann die Stornorechnung direkt per E-Mail versendet werden.

Löschen Nur Entwürfe können gelöscht werden. Offiziell vergebene Rechnungen lassen sich nicht löschen — stattdessen muss storniert werden.

Rechnungen versenden und herunterladen

Welches Recht brauchst du? Zum Versenden per E-Mail und zum Herunterladen einer bestehenden Rechnung — auch für den erneuten Versand — genügt das Ansehen-Recht invoice_see. Zustandsändernde Aktionen (Testrechnung finalisieren, als bezahlt markieren, Bezahlt-Status entfernen, stornieren, mit Lexware synchronisieren) erfordern dagegen das Bearbeiten-Recht invoice_manage. Das Anlegen einer Rechnung inklusive Erstversand (Aktion Rechnung erstellen) benötigt ebenfalls invoice_manage. Mehr dazu unter Rollen und Berechtigungen.

Per E-Mail versenden

Über die Aktion Per E-Mail versenden auf der Rechnungsübersicht kannst du eine oder mehrere Rechnungen gleichzeitig per E-Mail verschicken. Die Rechnung wird als PDF-Anhang versendet.

Betreff und Text dieser E-Mail stellst du in den Projekteinstellungen ein, für Gutschriften gibt es eigene Felder. Bleiben sie leer, verschickt festiware den Standardtext.

• Bei einzelnen Rechnungen wird die E-Mail sofort verschickt
• Bei großen Mengen (ab 25 Rechnungen) wird der Versand in eine Warteschlange gestellt — du erhältst nur bei Fehlern eine Benachrichtigung
• Falls der Empfänger mehrere E-Mail-Adressen hat, kannst du auswählen, an welche Adressen die Rechnung geschickt werden soll

Testrechnungen können ebenfalls versendet werden. In diesem Fall erscheint eine zusätzliche Sicherheitsabfrage.

PDF herunterladen

Über die Aktion PDF herunterladen kannst du Rechnungen als PDF-Datei herunterladen. Bei mehreren Rechnungen werden die PDFs gebündelt und du erhältst den Download-Link per E-Mail.

Rechnungsübersicht

Unter Rechnungen im Admin-Bereich siehst du alle B2B-Rechnungen des aktuellen Projekts (Gruppen- und Personen-Rechnungen). Die Übersicht zeigt Rechnungsnummer, Typ, Status, Beträge und den Rechnungspartner. Du kannst nach Status filtern und einzelne Rechnungen aufklappen, um alle Positionen und Details zu sehen.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Weist eine Person als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus, soll auch ihre Gutschrift ohne Umsatzsteuer erstellt werden. Dafür gibt es ein eigenes Feld auf Personenebene.

So richtest du es ein:

1. Füge im Formular-Editor der betreffenden Personenart ein Ja/Nein-Feld mit der Spezialfunktion Kleinunternehmer (§ 19 UStG) hinzu.
2. Setze dieses Feld bei den betroffenen Personen auf „Ja“.

Ist das Feld gesetzt, erstellt festiware die Gutschrift für diese Person ohne Umsatzsteuer und ergänzt automatisch den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“ auf dem Beleg. Bei einer regulären (positiven) Rechnung greift weiterhin die normale Umsatzsteuer.

Ein Reverse-Charge-Szenario hat Vorrang: Greift für eine Person bereits Reverse Charge (siehe Reverse Charge & internationale Rechnungen), wird dieses angewendet — nicht die Kleinunternehmerregelung.

Damit stellst du sicher, dass Gutschriften an Kleinunternehmer:innen korrekt ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Reverse Charge & internationale Rechnungen

festiware erkennt beim Erstellen einer Rechnung automatisch, welches Umsatzsteuer-Szenario zutrifft, und passt die Rechnung entsprechend an.

Szenarien

Voraussetzungen für die automatische Erkennung

Damit die Erkennung funktioniert, müssen folgende Daten gepflegt sein:

• Beim Verkäufer (Rechnungseinstellungen): USt-IdNr. und Land. Fehlt die USt-IdNr. oder stimmt ihr Format nicht, gilt jede Rechnung als Inlandsumsatz — egal, wo die Empfänger:in sitzt.
• Bei der Empfänger:in: Land, und für Reverse Charge zusätzlich Firmenname und USt-IdNr. Diese Angaben kommen von der Person oder aus den Formularfeldern für die abweichende Rechnungsanschrift.

festiware validiert das Format der USt-IdNr. anhand länderspezifischer Muster (z.B. DE + 9 Ziffern). Eine inhaltliche Prüfung über VIES findet nicht statt — die ist separat durchzuführen.

Die erkannten Daten (Szenario, Länder, USt-IdNr.) werden mit der Rechnung gespeichert und können in der Rechnungsdetailansicht nachvollzogen werden.

Warum die Leistungsart über Reverse Charge entscheidet

Das Szenario oben beantwortet nur die halbe Frage. Ob eine Rechnungsposition wirklich ohne Umsatzsteuer und mit Reverse-Charge-Hinweis läuft, hängt nicht nur davon ab, wo deine Empfänger:in sitzt, sondern auch davon, was du berechnest. Der Grund: Der steuerliche Ort einer Leistung — das Land, in dem sie versteuert wird — richtet sich je nach Art der Leistung nach unterschiedlichen Regeln.

Praktisch gibt es zwei Fälle:

Am Veranstaltungsort steuerbar. Tickets und Eintritt, reine Standflächen, Catering vor Ort und Warenverkauf werden immer dort versteuert, wo dein Event stattfindet — auch dann, wenn die Empfänger:in eine ausländische Firma ist. Reverse Charge greift hier nicht. Findet dein Event im Ausland statt (etwa in Polen oder Österreich), kann stattdessen eine lokale Umsatzsteuer-Registrierung im Eventland nötig werden.

Am Empfängerort steuerbar. Allgemeine Leistungen (Beratung, SaaS, Marketing), Sponsoring als Werbeleistung und ein Standpaket mit mehreren Zusatzleistungen (Veranstaltungsleistung) folgen dem Sitz der Empfänger:in. Ist das eine Firma in einem anderen EU-Land oder im Drittland, wird die Position ohne Umsatzsteuer mit Reverse-Charge-Hinweis abgerechnet. Bei Privatpersonen bleibt es bei der normalen Umsatzsteuer.

Deshalb kann eine einzige Rechnung gemischt sein: die am Veranstaltungsort steuerbare Standfläche mit Umsatzsteuer, daneben die Sponsoringleistung ohne. festiware bildet das ab, indem jede Position ihre eigene Leistungsart trägt.

Leistungsart je Position festlegen

In jeder Rechnungsposition findest du das Feld Leistungsart. Damit ordnest du die Position steuerlich ein. Zur Auswahl stehen:

Zu jeder Leistungsart zeigt festiware in Klammern eine Reverse-Charge-Empfehlung (an oder aus). Direkt darunter steht das Kennzeichen Reverse-Charge, das du selbst setzt. Diese Trennung ist Absicht: Die Empfehlung ist ein Vorschlag auf Basis der Leistungsart — die Entscheidung triffst du, weil Grenzfälle (etwa eine reine Standfläche in Polen) eine andere Behandlung verlangen können.

Die Empfehlung wird beim Bearbeiten in der Maske nicht automatisch übernommen. Setze das Kennzeichen Reverse-Charge selbst entsprechend.

Ob eine gekennzeichnete Position dann tatsächlich ohne Umsatzsteuer erscheint, entscheidet zusätzlich das erkannte Szenario (siehe Szenarien): Nur bei einer EU-Firma mit gültiger USt-IdNr. oder im Drittland wird die Position auf 0% gesetzt und der Hinweistext ausgegeben. Auf einer Inlands- oder Privatkund:innen-Rechnung bleibt die normale Umsatzsteuer stehen, auch wenn das Kennzeichen gesetzt ist.

Auf der fertigen Rechnung sind reverse-charge-Positionen mit ** markiert; der zugehörige Gesetzeshinweis erscheint einmal unter der Positionstabelle. Sind alle Positionen betroffen, entfällt die Umsatzsteuer-Spalte ganz — bei einer gemischten Rechnung bleibt sie für die normal besteuerten Positionen erhalten.

Diese Einordnung ist eine automatische Vorab-Hilfe auf Basis von Leistungsart, Eventland und Empfängertyp — keine Steuerberatung. Bei ortsgebundenen Leistungen (Tickets, reine Standflächen, Catering) ist statt Reverse Charge ggf. eine lokale USt-Registrierung im Eventland erforderlich. Im Zweifel Steuerberater:in hinzuziehen.

Damit rechnest du auf einer Rechnung sowohl am Veranstaltungsort steuerbare als auch reverse-charge-fähige Positionen korrekt ab.

Lexware-Synchronisation

Rechnungen können über die Aktion Mit Lexware synchronisieren an Lexware Office übertragen werden. Dabei werden sowohl der Rechnungsempfänger als auch die Rechnung selbst in Lexware angelegt oder aktualisiert.

Die Lexware-Synchronisation funktioniert ausschließlich mit Projekten in EUR, da Lexware Office nur Euro-Buchungen unterstützt. Ist die Projektwährung eine andere als EUR, wird die Aktion Mit Lexware synchronisieren automatisch deaktiviert und ein entsprechender Hinweis in den Projekteinstellungen sowie in der Rechnungsdetailansicht eingeblendet. Wechselt die Projektwährung zurück auf EUR, steht der Export wieder zur Verfügung.

Tipps und Hinweise

• Rechnungsarten testen: Nutze den Test-Modus, um die Positionsberechnung zu prüfen, bevor du offizielle Rechnungen erstellst. Finalisiere die Testrechnungen erst, wenn alles passt.
• Platzhalter nutzen: In Beschreibungen, Einleitungs- und Schlusstexten kannst du mit {{application.feldname}} oder {{person.feldname}} auf Daten des Rechnungsempfängers zugreifen.
• Dynamische Preise: Wenn der Preis oder Faktor einer Position vom Empfänger abhängt (z.B. individuelle Standgröße), trage den Feldnamen statt einer festen Zahl ein.
• Bedingungen: Über das if-Feld kannst du Positionen nur dann erscheinen lassen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind — z.B. nur für Aussteller mit Stromanschluss.
• Nummernkreise trennen: Jede Rechnungsart kann einen eigenen Präfix und eine eigene Startnummer haben. So bleiben die Nummernkreise für verschiedene Rechnungstypen sauber getrennt.