Rechnungstypen & Rechnungs-Workflow

Wenn du Rechnungen an Aussteller, Dienstleister oder andere Partner deines Festivals stellen willst, bietet dir festiware ein eigenes Rechnungsmodul mit automatischer Positionsberechnung, Nummernvergabe und Statusverwaltung.

Früher musste man solche Rechnungen über Vertragsarten abbilden — ein Umweg, der schnell umständlich wurde. Das Rechnungsmodul wurde speziell für diesen Anwendungsfall entwickelt: Du definierst einmal eine Rechnungsart mit Positionen, Steuersätzen und Bedingungen, und festiware erzeugt daraus automatisch die fertigen Rechnungen für jede Gruppe oder Person.

Es geht hier ausschließlich um B2B-Rechnungen an Aussteller, Dienstleister und Partner. Wenn du nach Rechnungen aus dem Ticket-Shop suchst, findest du die unter Wo kann ich Rechnungen aus dem Shop herunterladen?.

Voraussetzungen

Bevor du mit Rechnungen arbeiten kannst, müssen einige Einstellungen im Projekt konfiguriert sein.

B2B-Rechnungen aktivieren

Öffne die Projekteinstellungen und aktiviere die Option B2B-Rechnungen aktiviert. Erst dann erscheinen die Menüpunkte Rechnungsarten und Rechnungen im Admin-Bereich.

Rechnungseinstellungen konfigurieren

In den Projekteinstellungen (Tab Shop) findest du folgende Felder, die für die Rechnungserstellung benötigt werden:

Nummernkreis: - Rechnungs-Präfix — Wird vor jede Rechnungsnummer gesetzt (z.B. "RE-") - Rechnungs-Anfangsnummer — Die erste vergebene Nummer - Rechnungs-Nummernlänge — Wie viele Stellen die Nummer haben soll (wird mit führenden Nullen aufgefüllt)

Verkäufer-Daten: - Name des Verkäufers, Straße, PLZ, Stadt, Land - USt-IdNr. — Wird für die Reverse-Charge-Erkennung und das ZUGFeRD-XML benötigt - E-Mail des Verkäufers

Zahlungsdaten: - Zahlungsempfänger - IBAN - Zahlungsziel (Tage) — Standardmäßig 14 Tage

Weitere Einstellungen: - Ort der Leistung (Land) — Wird für die Reverse-Charge-Logik verwendet. Falls nicht gesetzt, wird das Land aus den Systemeinstellungen übernommen. - Exportformat für Rechnungen — Bestimmt, welche Exportformate bei der Rechnungserstellung zur Verfügung stehen (siehe Abschnitt ZUGFeRD / Factur-X)

Ohne konfiguriertes Präfix, Startnummer und Nummernlänge können keine Rechnungen erstellt werden. festiware zeigt in diesem Fall eine Fehlermeldung an.

Projektwährung

Die Währung, in der die Rechnung erstellt wird, ergibt sich aus der Projektwährung. Neue Rechnungen übernehmen diese automatisch; bestehende Rechnungen behalten ihre ursprüngliche Währung. Für den Lexoffice-Export muss die Projektwährung EUR sein.

Rechnungsarten anlegen

Eine Rechnungsart ist eine Vorlage, die festlegt, welche Positionen auf einer Rechnung erscheinen und wie sie berechnet werden. Du kannst beliebig viele Rechnungsarten pro Projekt anlegen — z.B. eine für Standgebühren, eine für Stromkosten, eine für Cateringpauschalen.

Grundeinstellungen

• Name — Ein beschreibender Name (z.B. "Standgebühr 2026")
• Präfix — Ein eigenes Kürzel, das vor die Rechnungsnummer gesetzt wird (z.B. "STD"). Maximal 5 Zeichen. Das Präfix muss projektübergreifend eindeutig sein.
• Art des Rechnungspartners — Für welchen Typ (z.B. Aussteller, Besucher) diese Rechnungsart gilt
• Startnummer — Optionale Startnummer für die erste Rechnung dieser Art. Überschreibt die allgemeine Rechnungs-Anfangsnummer aus den Projekteinstellungen.
• Beschreibung — Freitextfeld zur internen Dokumentation
• Aktiv — Nur aktive Rechnungsarten können für neue Rechnungen verwendet werden

Rechnungspositionen

Das Herzstück jeder Rechnungsart sind die Rechnungspositionen. Über den Button Hinzufügen legst du einzelne Positionen an, die jeweils folgende Felder haben:

• Name — Bezeichnung der Position auf der Rechnung
• Beschreibung — Wird auf der Rechnung unter dem Namen angezeigt. Unterstützt Platzhalter wie {{application.name}} oder {{person.firstname}}
• Bedingung (if) — JSON-Struktur, die steuert, ob die Position auf der Rechnung erscheint (z.B. {"field": "application.booth_row", "operator": ">", "value": 0})
• Preis — Einzelpreis als Zahl oder als Feldname (z.B. application.sonderstandpreis)
• Preisformel — Für komplexe Berechnungen als JSON-Array (z.B. ["application.discount", "*", -1]). Entweder Preis+Faktor oder Preisformel — nicht beides.
• Faktor — Multiplikator als Zahl oder Feldname (z.B. application.standgroesse)
• Einheit — z.B. "Stk.", "m²", "Pauschale"
• Steuersatz — In Prozent (0 oder 1–99)
• Typ — Bestimmt, wie der Preis interpretiert wird:
• Preis (Netto) — Standardfall, der Preis ist ein Nettobetrag
• Preis (Brutto) — Der Preis ist ein Bruttobetrag, Netto wird rückgerechnet
• Abzug / Rabatt — Wird als Rabattposition ausgewiesen
• Aufpreis — Zusätzliche Gebühr
• Steuer — Reine Steuerposition
• Reihenfolge — Sortierung der Positionen auf der Rechnung
• Aktiv — Inaktive Positionen werden bei der Rechnungserstellung übersprungen
• Währung — wird automatisch aus der Projektwährung übernommen und kann pro Position nicht mehr manuell gesetzt werden. Historisch gesetzte Werte bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten.

Einleitungs- und Schlusstext

Unterhalb der Positionen kannst du einen Einleitungstext und Schlusstext eingeben, die auf der Rechnung ober- bzw. unterhalb der Positionstabelle erscheinen. Beide Felder unterstützen:

• Markdown — Fettschrift mit **Text**, Zeilenumbrüche, etc.
• Twig-Variablen — z.B. {{application.name}} oder {{data.totalAmount}} für berechnete Werte

Test-Modus

Beim Anlegen einer Rechnungsart kannst du den Test-Modus aktivieren. Rechnungen, die mit einer Test-Rechnungsart erstellt werden, erhalten ein spezielles Präfix ("TESTRECHNUNG") und können zum Prüfen der Positionsberechnung genutzt werden.

Der Test-Modus kann nach dem Anlegen nicht mehr (re-)aktiviert werden. Erstelle im Zweifelsfall eine eigene Rechnungsart zum Testen.

Import und Export

Rechnungsarten können als YAML- oder JSON-Datei exportiert und importiert werden. Das ist praktisch, um eine bewährte Rechnungsart in ein anderes Projekt zu übertragen. Die Aktion Rechnungsart importieren findest du als Button oberhalb der Rechnungsarten-Liste, den Export als Aktion auf der Detailseite einer Rechnungsart.

Rechnungen erstellen

Rechnungen werden nicht im Rechnungsmodul selbst erstellt, sondern direkt aus Gruppen (Bewerbungen) oder Personen heraus.

Schritt für Schritt

1. Gehe zur Gruppen- oder Personen-Übersicht
2. Wähle eine oder mehrere Einträge aus
3. Klicke auf die Aktion Rechnung erstellen
4. Wähle die gewünschte Rechnungsart aus
5. Optional: Aktiviere Als Testrechnung erstellen, um zunächst einen Entwurf zu erzeugen (siehe Test-Modus)
6. Optional: Aktiviere Rechnung direkt versenden, um die Rechnung sofort per E-Mail zuzustellen
7. Bestätige die Aktion

festiware berechnet daraufhin automatisch alle Positionen basierend auf den Daten der jeweiligen Gruppe/Person und den in der Rechnungsart definierten Regeln. Nur Positionen, deren Bedingungen erfüllt sind und die aktiv sind, landen auf der Rechnung.

Wenn für einen Eintrag keine einzige Position berechnet werden kann (z.B. weil alle Bedingungen nicht erfüllt sind), wird keine Rechnung erzeugt. festiware zeigt dir in diesem Fall an, welche Einträge übersprungen wurden.

Umgang mit vorhandenen Rechnungen

Wenn für ausgewählte Einträge bereits aktive Rechnungen derselben Rechnungsart existieren, fragt festiware, wie damit umgegangen werden soll:

• Keine neue Rechnung anlegen (Standard) — Die vorhandenen Rechnungen bleiben bestehen, für diese Einträge wird nichts erstellt
• Neue Rechnung zusätzlich anlegen — Es wird eine weitere Rechnung erstellt, unabhängig von der bestehenden

Gutschriften erstellen

Wenn du einer Person oder Gruppe Geld gutschreiben willst — etwa eine Erstattung oder einen nachträglichen Nachlass — erstellst du in festiware eine Gutschrift. Technisch ist eine Gutschrift nichts anderes als eine Rechnung mit umgekehrtem Vorzeichen, und du legst sie über dieselbe Aktion an wie eine normale Rechnung.

Entscheidend ist der berechnete Endbetrag der Rechnungsart:

• Ergibt die Kalkulation einen positiven Betrag, entsteht eine Rechnung.
• Ergibt sie einen negativen Betrag, entsteht automatisch eine Gutschrift.

So gehst du vor:

1. Öffne die Person oder Gruppe, für die du eine Gutschrift erstellen willst.
2. Erstelle wie gewohnt eine Rechnung mit der passenden Rechnungsart (siehe Rechnungen erstellen).
3. Liefert die Rechnungsart einen negativen Endbetrag — zum Beispiel durch negative Preise, Preisformeln oder Faktoren in den Rechnungspositionen — legt festiware den Beleg automatisch als Gutschrift an.

Auf dem fertigen Beleg steht deutlich erkennbar Gutschrift, und alle Beträge erscheinen positiv: Erstattungsposten positiv, eventuelle Abzüge oder Gebühren negativ. Den Beleg lädst du über Gutschrift herunterladen als PDF herunter oder verschickst ihn per E-Mail — genau wie eine Rechnung.

Gutschriften teilen sich denselben Nummernkreis (Präfix und laufende Nummer) mit deinen Rechnungen. So bleibt dein Rechnungslauf lückenlos.

Damit hast du eine Gutschrift erstellt, die du anschließend auszahlen kannst.

Gutschriften auszahlen

Wenn du den Betrag einer Gutschrift tatsächlich an die Person überweisen willst, nutzt du die Aktion Auszahlen. festiware erzeugt daraus eine SEPA-Datei, die du in deinem Online-Banking einlesen und als Sammelüberweisung ausführen kannst.

So zahlst du eine oder mehrere Gutschriften aus:

1. Wähle in der Rechnungsübersicht die gewünschten Gutschriften aus.
2. Wähle die Aktion Auszahlen und bestätige die Sicherheitsabfrage.
3. festiware erzeugt eine SEPA-Datei mit allen Überweisungen und bietet sie zum Download an. Die ausgezahlten Gutschriften erhalten den Status Ausgezahlt.

Voraussetzung ist eine gültige IBAN bei der jeweiligen Empfänger:in. Gutschriften ohne gültige IBAN werden übersprungen und dir in einer Meldung aufgelistet — die übrigen Gutschriften werden trotzdem ausgezahlt. Auszahlen lassen sich nur offene Gutschriften.

Verwandtes Thema: Wenn du stattdessen bereits erfasste Zahlungen (zum Beispiel Ticketkäufe) an Helfer:innen zurückerstatten willst, sind die Rückzahlungen der richtige Weg. Sie erzeugen ebenfalls eine SEPA-Datei, beziehen sich aber auf Transaktionen statt auf Gutschriften.

Damit ist die Gutschrift ausgezahlt und im Status entsprechend markiert.

Rechnungs-Workflow

Jede Rechnung durchläuft einen definierten Lebenszyklus. Die möglichen Status-Übergänge hängen vom Dokumenttyp ab.

Status-Übersicht

Aktionen im Workflow

Testrechnung(en) finalisieren Wandelt einen Entwurf in eine offizielle Rechnung um. Dabei erhält die Rechnung eine neue, offizielle Rechnungsnummer aus dem regulären Nummernkreis. Die Testrechnung wird durch die finalisierte Rechnung ersetzt (siehe auch Test-Modus).

Als bezahlt markieren Setzt eine offene Rechnung mit einem offenen Betrag von genau 0 € direkt auf „Bezahlt“ — ohne Zahlungserfassung. Bei einem offenen Betrag größer 0 € erfasst du stattdessen eine Zahlung.

Bezahlt-Status wieder entfernen Setzt eine bezahlte Rechnung zurück auf „Offen“. Zugeordnete Zahlungen werden dabei entkoppelt und bleiben als nicht zugeordnete Transaktionen erhalten, sodass du sie einer anderen Rechnung zuordnen kannst. Eine Sicherheitsabfrage schützt vor versehentlichem Zurücksetzen.

Rechnung stornieren Setzt die Originalrechnung auf "Storniert / Ungültig" und erzeugt automatisch eine zugehörige Stornorechnung mit eigener Nummer. Optional kann die Stornorechnung direkt per E-Mail versendet werden.

Löschen Nur Entwürfe können gelöscht werden. Offiziell vergebene Rechnungen lassen sich nicht löschen — stattdessen muss storniert werden.

Rechnungen versenden und herunterladen

Per E-Mail versenden

Über die Aktion Per E-Mail versenden auf der Rechnungsübersicht kannst du eine oder mehrere Rechnungen gleichzeitig per E-Mail verschicken. Die Rechnung wird als PDF-Anhang versendet.

• Bei einzelnen Rechnungen wird die E-Mail sofort verschickt
• Bei großen Mengen (ab 25 Rechnungen) wird der Versand in eine Warteschlange gestellt — du erhältst nur bei Fehlern eine Benachrichtigung
• Falls der Empfänger mehrere E-Mail-Adressen hat, kannst du auswählen, an welche Adressen die Rechnung geschickt werden soll

Testrechnungen können ebenfalls versendet werden. In diesem Fall erscheint eine zusätzliche Sicherheitsabfrage.

PDF herunterladen

Über die Aktion PDF herunterladen kannst du Rechnungen als PDF-Datei herunterladen. Bei mehreren Rechnungen werden die PDFs gebündelt und du erhältst den Download-Link per E-Mail.

Rechnungsübersicht

Unter Rechnungen im Admin-Bereich siehst du alle B2B-Rechnungen des aktuellen Projekts (Gruppen- und Personen-Rechnungen). Die Übersicht zeigt Rechnungsnummer, Typ, Status, Beträge und den Rechnungspartner. Du kannst nach Status filtern und einzelne Rechnungen aufklappen, um alle Positionen und Details zu sehen.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Weist eine Person als Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer aus, soll auch ihre Gutschrift ohne Umsatzsteuer erstellt werden. Dafür gibt es ein eigenes Feld auf Personenebene.

So richtest du es ein:

1. Füge im Formular-Editor der betreffenden Personenart ein Ja/Nein-Feld mit der Spezialfunktion Kleinunternehmer (§ 19 UStG) hinzu.
2. Setze dieses Feld bei den betroffenen Personen auf „Ja“.

Ist das Feld gesetzt, erstellt festiware die Gutschrift für diese Person ohne Umsatzsteuer und ergänzt automatisch den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Kleinunternehmerregelung).“ auf dem Beleg. Bei einer regulären (positiven) Rechnung greift weiterhin die normale Umsatzsteuer.

Ein Reverse-Charge-Szenario hat Vorrang: Greift für eine Person bereits Reverse Charge (siehe Reverse Charge & internationale Rechnungen), wird dieses angewendet — nicht die Kleinunternehmerregelung.

Damit stellst du sicher, dass Gutschriften an Kleinunternehmer:innen korrekt ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Reverse Charge & internationale Rechnungen

festiware erkennt beim Erstellen einer Rechnung automatisch, welches Umsatzsteuer-Szenario zutrifft, und passt die Rechnung entsprechend an.

Szenarien

Voraussetzungen für die automatische Erkennung

Damit die Erkennung funktioniert, müssen folgende Daten gepflegt sein:

• Beim Verkäufer (Projekteinstellungen): USt-IdNr. und Land
• Beim Empfänger (Person): Land, und für Reverse Charge zusätzlich Firmenname und USt-IdNr.

festiware validiert das Format der USt-IdNr. anhand länderspezifischer Muster (z.B. DE + 9 Ziffern). Eine inhaltliche Prüfung über VIES findet nicht statt — die ist separat durchzuführen.

Die erkannten Daten (Szenario, Länder, USt-IdNr.) werden mit der Rechnung gespeichert und können in der Rechnungsdetailansicht nachvollzogen werden.

Warum die Leistungsart über Reverse Charge entscheidet

Das Szenario oben beantwortet nur die halbe Frage. Ob eine Rechnungsposition wirklich ohne Umsatzsteuer und mit Reverse-Charge-Hinweis läuft, hängt nicht nur davon ab, wo deine Empfänger:in sitzt, sondern auch davon, was du berechnest. Der Grund: Der steuerliche Ort einer Leistung — das Land, in dem sie versteuert wird — richtet sich je nach Art der Leistung nach unterschiedlichen Regeln.

Praktisch gibt es zwei Fälle:

Am Veranstaltungsort steuerbar. Tickets und Eintritt, reine Standflächen, Catering vor Ort und Warenverkauf werden immer dort versteuert, wo dein Event stattfindet — auch dann, wenn die Empfänger:in eine ausländische Firma ist. Reverse Charge greift hier nicht. Findet dein Event im Ausland statt (etwa in Polen oder Österreich), kann stattdessen eine lokale Umsatzsteuer-Registrierung im Eventland nötig werden.

Am Empfängerort steuerbar. Allgemeine Leistungen (Beratung, SaaS, Marketing), Sponsoring als Werbeleistung und ein Standpaket mit mehreren Zusatzleistungen (Veranstaltungsleistung) folgen dem Sitz der Empfänger:in. Ist das eine Firma in einem anderen EU-Land oder im Drittland, wird die Position ohne Umsatzsteuer mit Reverse-Charge-Hinweis abgerechnet. Bei Privatpersonen bleibt es bei der normalen Umsatzsteuer.

Deshalb kann eine einzige Rechnung gemischt sein: die am Veranstaltungsort steuerbare Standfläche mit Umsatzsteuer, daneben die Sponsoringleistung ohne. festiware bildet das ab, indem jede Position ihre eigene Leistungsart trägt.

Leistungsart je Position festlegen

In jeder Rechnungsposition findest du das Feld Leistungsart. Damit ordnest du die Position steuerlich ein. Zur Auswahl stehen:

Zu jeder Leistungsart zeigt festiware in Klammern eine Reverse-Charge-Empfehlung (an oder aus). Direkt darunter steht das Kennzeichen Reverse-Charge, das du selbst setzt. Diese Trennung ist Absicht: Die Empfehlung ist ein Vorschlag auf Basis der Leistungsart — die Entscheidung triffst du, weil Grenzfälle (etwa eine reine Standfläche in Polen) eine andere Behandlung verlangen können.

Die Empfehlung wird beim Bearbeiten in der Maske nicht automatisch übernommen. Setze das Kennzeichen Reverse-Charge selbst entsprechend.

Ob eine gekennzeichnete Position dann tatsächlich ohne Umsatzsteuer erscheint, entscheidet zusätzlich das erkannte Szenario (siehe Szenarien): Nur bei einer EU-Firma mit gültiger USt-IdNr. oder im Drittland wird die Position auf 0% gesetzt und der Hinweistext ausgegeben. Auf einer Inlands- oder Privatkund:innen-Rechnung bleibt die normale Umsatzsteuer stehen, auch wenn das Kennzeichen gesetzt ist.

Auf der fertigen Rechnung sind reverse-charge-Positionen mit ** markiert; der zugehörige Gesetzeshinweis erscheint einmal unter der Positionstabelle. Sind alle Positionen betroffen, entfällt die Umsatzsteuer-Spalte ganz — bei einer gemischten Rechnung bleibt sie für die normal besteuerten Positionen erhalten.

Diese Einordnung ist eine automatische Vorab-Hilfe auf Basis von Leistungsart, Eventland und Empfängertyp — keine Steuerberatung. Bei ortsgebundenen Leistungen (Tickets, reine Standflächen, Catering) ist statt Reverse Charge ggf. eine lokale USt-Registrierung im Eventland erforderlich. Im Zweifel Steuerberater:in hinzuziehen.

Damit rechnest du auf einer Rechnung sowohl am Veranstaltungsort steuerbare als auch reverse-charge-fähige Positionen korrekt ab.

Lexware-Synchronisation

Rechnungen können über die Aktion Mit Lexware synchronisieren an Lexware Office übertragen werden. Dabei werden sowohl der Rechnungsempfänger als auch die Rechnung selbst in Lexware angelegt oder aktualisiert.

Die Lexware-Synchronisation funktioniert ausschließlich mit Projekten in EUR, da Lexware Office nur Euro-Buchungen unterstützt. Ist die Projektwährung eine andere als EUR, wird die Aktion Mit Lexware synchronisieren automatisch deaktiviert und ein entsprechender Hinweis in den Projekteinstellungen sowie in der Rechnungsdetailansicht eingeblendet. Wechselt die Projektwährung zurück auf EUR, steht der Export wieder zur Verfügung.

Tipps und Hinweise

• Rechnungsarten testen: Nutze den Test-Modus, um die Positionsberechnung zu prüfen, bevor du offizielle Rechnungen erstellst. Finalisiere die Testrechnungen erst, wenn alles passt.
• Platzhalter nutzen: In Beschreibungen, Einleitungs- und Schlusstexten kannst du mit {{application.feldname}} oder {{person.feldname}} auf Daten des Rechnungsempfängers zugreifen.
• Dynamische Preise: Wenn der Preis oder Faktor einer Position vom Empfänger abhängt (z.B. individuelle Standgröße), trage den Feldnamen statt einer festen Zahl ein.
• Bedingungen: Über das if-Feld kannst du Positionen nur dann erscheinen lassen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind — z.B. nur für Aussteller mit Stromanschluss.
• Nummernkreise trennen: Jede Rechnungsart kann einen eigenen Präfix und eine eigene Startnummer haben. So bleiben die Nummernkreise für verschiedene Rechnungstypen sauber getrennt.