Volunteers: Selbstständige Teamzuweisung

Um die Einstellungen vorzunehmen brauchst Du die Rolle Admin

Ich möchte, dass sich meine Helfer:innen selbstständig zu Teams vorschlagen können. Was brauche ich dafür?

Teams anlegen, die öffentlich Helfer:innen akzeptieren

Erstelle Teams, die Helfer:innen öffentlich auswählbar machen lassen. Hierfür klicke innerhalb der Teambearbeitungsansicht die beiden Checkboxen an:

Formularfeld mit dem Feldnamen „team_name“

Als zweites brauchst Du in deinem Bewerbungsformular ein Auswahlfeld oder Mehrfach-Auswahl-Feld. Diesem weißt Du unter "Spezialfunktion" den Wert "Team-Auswahl" zu. Hiermit werden dann im Formular bei diesem Feld alle Teams zur Auswahl angeboten, bei denen 'Öffentlich' und 'Helfer' aktiviert ist (s.o.).

Achte darauf, dass das Feld extern zumindest in einer Formularansicht angezeigt wird (blaue markierung):

Testen und Anzeigen

Nun sollte in Deinem öffentlichen Formular das entsprechende Formularfeld angezeigt werden:

Zuweisung

Eine Person, die sich über dieses Formularfeld einträgt wird zunächst als „selbst vorgeschlagen“ im System hinterlegt.

In der Detailansicht zu Teams findest Du sie unter „Selbstvorgeschlagene“.

Durch die Aktion „Team, Kontaktperson und Journey setzen“ kannst Du die Personen dann direkt bestimmten Teams als Bestätigt oder durch das Team vorgeschlagen zuweisen:

📋 Bestätigte Teamzugehörigkeit versenden oder exportieren

Um die zugeordneten Teams einer Person oder Gruppe zu versenden oder in Exporte einzubauen, kannst du ein Berechnungsfeld mit der Vorlage Teams nutzen. Dieses gibt die Namen aller Teams aus, denen eine Person oder Gruppe zugeordnet ist.

⚠️ Bitte beachte: Das Berechnungsfeld gibt nur die bestätigten Teamzuordnungen aus. Vorgeschlagene Teams werden hier nicht berücksichtigt.

Schritt 1: Berechnungsfeld anlegen: Lege ein neues Berechnungsfeld an und wähle als Vorlage Teams . Das Feld berechnet automatisch die Teamzugehörigkeit der jeweiligen Person oder Gruppe.

Schritt 2: Platzhalter definieren: Vergib unter Feldname einen Platzhalter für das Berechnungsfeld oder lass ihn automatisch vergeben. Über diesen Platzhalter kannst du den Inhalt anschließend weiterverwenden.

Schritt 3: Verwenden: Füge den Platzhalter wie gewohnt in eine Nachricht oder Workflow-Mail ein, um die Teamzugehörigkeit mitzuschicken, oder binde den Platzhalter in einen Export ein, um die Teamzugehörigkeit in einer Tabelle oder einem PDF auszugeben.