Import von Personen und Gruppen

Über die Funktion Importieren lassen sich Gruppen und Personen über eine CSV-Datei aus einer Tabelle (z.B. Excel) in festiware importieren.

Rechte: Um Importe durchzuführen brauchst Du die Rolle Supervisor zu dem entsprechenden Personen- oder Gruppentyp oder die Rolle Universal Supervisor

Fehlerbehebung

festiware führt einige Validierungen durch, bevor es erlaubt, die Dateien hochzuladen:

Telefonnummern

Müssen in einem entsprechenden Format hinterlegt sein. Hierfür ist es hilfreich, das entsprechende Feld als Text innerhalb Deines Tabellenkalkulationsprogramms (z.B. Excel, Calc, Numbers) zu formatieren.

Auswahlfelder

Die Werte in den Auswahlfeldern müssen den entsprechend hinterlegten Werten in der Formulardefinition entsprechen, damit die Auswahl der Filter und Zuordnung funktioniert.

Woher weiß ich, welche Werte erlaubt sind?

Im Import-Dialog findest Du direkt neben dem Datei-Upload den Link zum Herunterladen der Vorlage:

Import-Dialog mit Pfeil auf den Link Hier klicken um Import-Vorlage herunterzuladen

Die heruntergeladene Import-Vorlage endet ab jetzt mit einer zusätzlichen Zeile, die mit einem # beginnt. Diese Zeile zeigt Dir direkt unter der passenden Spalte, welche Werte dort erlaubt sind:

Bei Auswahlfeldern stehen die erlaubten Werte, z.B. Erlaubte Werte: Crew, Artist, Runner.
Bei Mehrfachauswahl-Feldern bekommst Du zusätzlich den Hinweis, die Werte mit einem | (Pipe-Zeichen) zu trennen, z.B. Mehrfachauswahl (mit "|" trennen): vegan, vegetarisch, omni.
Bei Datumsfeldern steht das erwartete Format, z.B. Datum im Format JJJJ-MM-TT.
Ordnest Du Personen einer bestehenden Gruppe zu, listet die Spalte applicationAsMember die vorhandenen Gruppennamen auf.

Wie Du die Optionen für ein Auswahlfeld selbst festlegst, erfährst Du unter Auswahlfelder erstellen.

Ein Beispiel für eine solche Vorlage könnte so aussehen:

Beispiel-Vorlage mit Header, Beispielzeile und der #-Hinweiszeile

Die Zeile mit # zeigt hier je Spalte die erlaubten Werte bzw. das erwartete Format.

Zeilen, die mit # beginnen, werden beim Import automatisch übersprungen. Du musst diese Zeile also nicht löschen, bevor Du die Datei wieder hochlädst.

Enthält ein Feld sehr viele oder sehr lange Werte (z.B. eine lange Liste von Gruppen), wird die Liste in der Hinweiszeile gekürzt und mit … markiert. Das bedeutet nicht, dass es keine weiteren gültigen Werte gibt – schau im Zweifel direkt in der entsprechenden Übersicht (z.B. der Gruppenliste) nach.

Nach einem erfolgreichen Import zeigt Dir die Bestätigungsmeldung außerdem an, wie viele solcher Kommentarzeilen übersprungen wurden. Das ist kein Fehler, sondern nur eine Info.

Beispiel: Initialer Import von Teilnehmer:innen

Ziel:

Importieren einer Excel-Liste von TeilnehmerInnen in das System und Umbenennen der Kategorie von BesucherInnen zu TeilnehmerInnen.

Schlüsselschritte:

Umbenennen der Kategorie von BesucherInnen zu TeilnehmerInnen in den Personentypen. (Optional)
Überprüfen der Felder in der Formular-Definition und Hinzufügen des Feldes "Firma", falls erforderlich. (Optional)
Vorbereiten einer Excel-Tabelle mit den Spalten Name, Vorname, E-Mail und Firma.
Konvertieren und Exportieren der Excel-Tabelle in das CSV-Format mit der Textcodierung Unicode UTF-8.
Hochladen der CSV-Datei über den Import-Button.
Ausführen des Imports und Überprüfen der Importergebnisse.

Vorsichtsmaßnahmen:

Stelle sicher, dass die Spalten in der Excel-Tabelle genau den Feldern in der Formular-Definition entsprechen.
Achte darauf, die CSV-Datei im Unicode UTF-8-Format zu speichern, um Probleme beim Import zu vermeiden.
Überprüfe die Importergebnisse sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle TeilnehmerInnen korrekt importiert wurden.

Tipps für Effizienz:

Halte die Excel-Liste sauber und gut strukturiert, um Fehler beim Importieren zu minimieren.
Verwende die Importfunktion, um schnell und einfach eine große Anzahl von TeilnehmerInnen in das System zu importieren.