Import von Personen und Gruppen

Über die Funktion Importieren lassen sich Gruppen und Personen über eine CSV-Datei aus einer Tabelle (z.B. Excel) in festiware importieren.

Fehlerbehebung

festiware führt einige Validierungen durch, bevor es erlaubt, die Dateien hochzuladen:

Telefonnummern

Müssen in einem entsprechenden Format hinterlegt sein. Hierfür ist es hilfreich, das entsprechende Feld als Text innerhalb Deines Tabellenkalkulationsprogramms (z.B. Excel, Calc, Numbers) zu formatieren.

Auswahlfelder

Die Werte in den Auswahlfeldern müssen den entsprechend hinterlegten Werten in der Formulardefinition entsprechen, damit die Auswahl der Filter und Zuordnung funktioniert.

Beispiel: Initialer Import von Teilnehmer:innen

Ziel:

Importieren einer Excel-Liste von TeilnehmerInnen in das System und Umbenennen der Kategorie von BesucherInnen zu TeilnehmerInnen.

Schlüsselschritte:

1. Umbenennen der Kategorie von BesucherInnen zu TeilnehmerInnen in den Personentypen. (Optional)
2. Überprüfen der Felder in der Formular-Definition und Hinzufügen des Feldes "Firma", falls erforderlich. (Optional)
3. Vorbereiten einer Excel-Tabelle mit den Spalten Name, Vorname, E-Mail und Firma.
4. Konvertieren und Exportieren der Excel-Tabelle in das CSV-Format mit der Textcodierung Unicode UTF-8.
5. Hochladen der CSV-Datei über den Import-Button.
6. Ausführen des Imports und Überprüfen der Importergebnisse.

Vorsichtsmaßnahmen:

• Stelle sicher, dass die Spalten in der Excel-Tabelle genau den Feldern in der Formular-Definition entsprechen.
• Achte darauf, die CSV-Datei im Unicode UTF-8-Format zu speichern, um Probleme beim Import zu vermeiden.
• Überprüfe die Importergebnisse sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle TeilnehmerInnen korrekt importiert wurden.

Tipps für Effizienz:

• Halte die Excel-Liste sauber und gut strukturiert, um Fehler beim Importieren zu minimieren.
• Verwende die Importfunktion, um schnell und einfach eine große Anzahl von TeilnehmerInnen in das System zu importieren.