Mein (Mehrfach-)Auswahl Feld zeigt komische Werte an, die nicht mehr existieren oder fehlerhaft sind. Warum?

Mehrfachauswahlfelder und Auswahlfelder, deren Auswahloptionen verändert werden, nachdem bereits Personen oder Gruppen im System existieren können seltsame Artefakte erzeugen.

Werte vs. Beschriftung

In dem oberen Beispiel (Fig.1) sehen wir eine Auswahl von Optionen. Diese haben jeweils einen Wert (in Klammern) sowie eine Beschreibung (links von dem Wert, der in Klammern steht). Die jeweiligen Beschreibungen existieren zudem noch in zwei Sprachen (DE/EN)

Löschen / Ändern von Werten

Sollten nun bestimmte Werte gelöscht oder geändert werden, während bereits Personen oder Gruppen diese Werte ausgewählt hatten, bleiben diese ursprünglich ausgewählten Werte bei den jeweiligen Personen und Gruppen bestehen.

Beispiel:

Peter hat den Bereich "Hauptbühne" in seinem Profil ausgewählt. Ein Administrator löscht nun den Wert "main stage" (Beschriftung "Hauptbühne") aus den Optionen des Feldes. Auch, wenn "main stage" nun nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung steht bleibt der Wert "main stage" in Peters Profil bestehen.

Erst wenn jemand innerhalb von festiware das Profil von Peter bearbeitet wird diese Person dazu gezwungen, einen neuen Wert auszuwählen und das ursprünglich gewählte "main stage" zu ersetzen.

Da die Beschriftung natürlich auch nicht mehr zur Verfügung steht, wird in der Übersicht anstatt der Beschriftung "Hauptbühne" nur der Wert "main stage" zu lesen sein.

Vorher sehen, wie viele Daten an einer Option hängen

Bevor du den Wert einer Option änderst oder eine Option löschst, kannst du nachsehen, wie viel daran hängt: Im Feld-Editor steht hinter jeder Option eine Zahl. Sie sagt, wie viele Personen oder Gruppen genau diesen Wert gespeichert haben.

Eine Option mit 0× kannst du bedenkenlos umbenennen. Jede andere Zahl bedeutet: so viele Datensätze behalten den alten Wert und haben danach eine Angabe, die es im Formular nicht mehr gibt.

Auch eine 0× ist kein Freibrief, wenn du mit Bedingungen arbeitest. Eine Regel wie "zeige Feld B, wenn hier X gewählt ist" bezieht sich auf den Wert, nicht auf die Beschriftung — benennst du ihn um, greift sie nicht mehr. Siehe Formulare: Bedingungen hinzufügen.

Die Zeile über der Liste ordnet die Zahlen ein: Sie sagt, wie viele Personen oder Gruppen das Feld überhaupt ausgefüllt haben. Bei einem Mehrfach-Auswahl-Feld liegt die Summe der einzelnen Zahlen meist darüber, weil eine Person mehrere Optionen ankreuzen kann.

Gezählt wird nur das Projekt, zu dem das Formular gehört. Existiert dasselbe Formular in mehreren Saisons, zählen die Einträge der anderen Saisons nicht mit.

Werte, zu denen es keine Option mehr gibt

Der gelbe Kasten unter der Liste nennt jeden Wert, den keine Option mehr abdeckt, samt der Anzahl betroffener Personen oder Gruppen. Er unterscheidet zwei Fälle:

• Schon vorher entstanden — jemand hat die Option früher umbenannt oder gelöscht. Für diese Datensätze greifen Filter, Auswertungen und Bedingungen nicht.
• Durch deine aktuelle Änderung entstanden — du hast den Wert gerade umbenannt oder die Option gelöscht. Solange du das Formular nicht speicherst, ist nichts davon passiert.

So siehst du die Folgen einer Änderung, bevor du sie festschreibst.

Rückgängig machen

Selbstverständlich lässt sich das ganze rückgängig machen, indem sowohl der Wert als auch passende Beschriftungen in der Auswahlliste eingetragen werden. Welche Werte du dafür brauchst, steht im gelben Kasten im Feld-Editor: Dort ist jeder verwaiste Wert genau so aufgeführt, wie er in den Daten steht.

Verändern von Beschriftung

Eine Beschriftung lässt sich jederzeit unabhängig vom Wert einer Auswahloption ändern.

So ist es gemäß oberem Beispiel möglich, dem Feld mit dem Wert "main stage" die Beschriftung Hauptbühne in Große Bühne umzubenennen. Diese Änderungen werden unmittelbar in Formularen (Intern und Extern) sichtbar.