Kontaktkategorien — mehrere Ansprechpersonen pro Gruppe

Eine Gruppe hat oft mehr als eine Ansprechperson: jemand kümmert sich ums Booking, jemand anderes um die Technik, wieder jemand um die Rechnung. Mit Kontaktkategorien legst du pro Anliegen fest, wer angeschrieben wird. So landet eine Rechnungsmail automatisch bei der richtigen Person statt bei der Veranstalter:in der Gruppe – die bleibt aber immer als Standard-Empfänger:in erhalten, falls für ein Anliegen niemand hinterlegt ist.

Diese Funktion gehört zum Professional-Tarif und wird auf Anfrage für dein Projekt freigeschaltet.

Kontaktkategorie oder operative Rolle?

In der Mitglieder-Liste einer Gruppe gibt es zwei verschiedene Felder, die leicht zu verwechseln sind:

• Operative Rollen beschreiben, was eine Person im Festivalbetrieb konkret macht – zum Beispiel Stage, Catering oder Backstage. Sie werden in Crew- und Schichtlisten ausgewertet.
• Kontaktkategorien legen fest, wer für welches Anliegen die E-Mails bekommt. Das Mail-Routing läuft ausschließlich über Kontaktkategorien, nie über operative Rollen.

Eine Person kann beides gleichzeitig sein – etwa operativ im Catering und zusätzlich Rechnungskontakt.

Wie Personen überhaupt zu Mitgliedern einer Gruppe werden, ist in Gruppen: Ansprechpersonen zu Mitgliedern machen beschrieben. Den Zusammenhang von Gruppen und Personen erklärt Wie hängen Gruppen und Personen in festiware zusammen?.

Eine Person als Kontakt für ein Thema festlegen

1. Öffne im Admin-Bereich die gewünschte Gruppe und wechsle zum Reiter Personen.
2. Öffne bei der Person, die du als Kontakt setzen willst, die Bearbeitung der Mitgliedschaft.
3. Wähle im Feld Kontaktkategorien ein oder mehrere Anliegen aus (z. B. Booking, Rechnung).
4. Optional kannst du im Feld Operative Rollen zusätzlich die Betriebsrolle setzen.
5. Speichere die Mitgliedschaft.

Damit ist die Person als Ansprechpartner:in für das jeweilige Anliegen hinterlegt und wird bei passenden Mails automatisch berücksichtigt.

Ein Kontakt braucht eine hinterlegte E-Mail-Adresse, um Mails empfangen zu können. Ist keine vorhanden, weist festiware beim Speichern darauf hin.

Die Standard-Kontaktkategorien

Für jede Gruppe stehen sechs Kategorien bereit:

• Booking
• Advancing
• Technisch
• Presse
• Rechnung
• Künstler:in/Band

Bei Bedarf lassen sich pro Projekt und Gruppen-Typ eigene Kategorien ergänzen oder einzelne ausblenden. Sprich uns dafür einfach an.

Mails gezielt an Kontakte schicken

An mehreren Stellen, an denen festiware E-Mails verschickt, kannst du über das Feld Senden an wählen, welche Kontakte die Nachricht erhalten:

• Teilnehmendenliste verschicken
• Ticket Codes versenden
• Einladung zum Mitwirkenden-Portal
• Kurznachricht an Gruppen (Mehrfachauswahl möglich)
• Workflow-Benachrichtigungen

Wählst du eine Kategorie, geht die Mail an die dort hinterlegte Person. Findet sich für die gewählte Kategorie niemand, fällt festiware automatisch auf die Ansprechperson der Gruppe zurück – es bleibt also niemand ohne Empfänger:in.

Damit erreichst du gezielt die Person, die für ein Anliegen zuständig ist, ohne die ganze Gruppe anzuschreiben.

Kontakte persönlich ansprechen

Wenn eine Nachricht an eine Kontaktkategorie geht, willst du die Empfänger:in oft persönlich begrüßen – und trotzdem über die Gruppe sprechen: „Hallo Jasmin, hier kommt der Ablaufplan für eure Band." Damit das funktioniert, kennt festiware beim Versand drei verschiedene Ebenen, die du über Platzhalter im Editor ansprichst.

Die drei Ebenen bedeuten:

• Die Gruppe – {{name}} und alle weiteren Gruppen-Felder stehen immer für die Gruppe selbst (z. B. die Band oder die Firma), nie für die angeschriebene Person.
• Die Haupt-Ansprechperson – Platzhalter mit owner. davor (z. B. {{owner.firstname}}) beziehen sich auf die Haupt-Ansprechperson der Gruppe.
• Die konkrete Kontaktperson – Platzhalter mit contact. davor (z. B. {{contact.firstname}}) beziehen sich auf die Person, die diesen Versand tatsächlich bekommt – also die Kontaktperson hinter der gewählten Kategorie. So wird jede:r Empfänger:in individuell begrüßt, während die Gruppe die Gruppe bleibt.

Ein Beispiel für den Einstieg einer Serienmail an die Booking-Kontakte:

Hallo {{contact.firstname}},

anbei der Ablaufplan für euren Auftritt als {{name}}.

Jede:r Kontakt bekommt so den eigenen Vornamen in der Anrede, während {{name}} bei allen die Gruppe bleibt.

Die wichtigsten Kontakt-Platzhalter:

Achte auf die Schreibweise: Der Vorname heißt {{contact.firstname}} – in einem Wort, ohne Unterstrich. Am einfachsten wählst du die Platzhalter direkt aus der Liste im Editor aus, dann stimmt die Schreibweise garantiert.

Die contact.-Platzhalter greifen im Text der Kurznachricht an Gruppen und in Workflow-Benachrichtigungen (siehe Workflows und Trigger) – einschließlich der PDF-Dokumente, die eine Workflow-Benachrichtigung automatisch anhängt.

Diese Platzhalter stehen nur zur Verfügung, wenn Kontaktkategorien für dein Projekt aktiv sind. Findet sich für die gewählte Kategorie niemand, greift der Versand auf die Ansprechperson der Gruppe zurück – dann steht contact. für genau diese Person.

Für weitergehende Formeln und Bedingungen im Editor – etwa eine Anrede, die sich an das Pronomen anpasst – hilft dir Widgets: twig-Formeln richtig einsetzen.

Damit sprichst du jede Kontaktperson persönlich an, ohne den Bezug zur Gruppe zu verlieren.

Onsite- und Offsite-Kontakte

Kontaktkategorien können als Onsite (vor Ort) oder Offsite (nicht vor Ort) eingestuft sein. Das ist nützlich, wenn jemand zwar für ein Anliegen zuständig ist, aber gar nicht aufs Gelände kommt – etwa ein reiner Rechnungs- oder Bookingkontakt. Im Personen-Filter Nur Offsite-Kontakte kannst du gezielt diese Personen einblenden.

Damit behältst du den Überblick darüber, wer organisatorisch zuständig ist und wer tatsächlich vor Ort sein wird.