Aktionen für Ticket Codes: Alle Möglichkeiten im Überblick

In der Listenansicht der Ticket Codes findest du alle Aktionen, mit denen du Codes verwalten, versenden oder als Ticket bzw. Label herunterladen kannst. Diese Seite gibt dir den Überblick: wann nutzt du welche Aktion, was passiert dabei und welche Optionen stehen zur Auswahl.

So startest du eine Aktion

Öffne den Admin-Bereich und gehe links in der Navigation unter Tickets auf Ticket Codes. Wähle einen oder mehrere Codes über die Checkboxen links aus. Klicke dann oben rechts auf Aktion wählen, wähle die gewünschte Aktion aus der Liste und bestätige mit dem blauen Play-Button. Im sich öffnenden Fenster bestätigst du noch einmal mit Aktion ausführen.

Möchtest du die Auswahl vorher einschränken, kannst du die Liste über Filter eingrenzen — siehe dazu Ticket Codes nach Status gefiltert anzeigen.

Welche Aktionen dir angeboten werden, hängt von deiner Rolle ab. Eine Übersicht zu den Berechtigungen findest du am Ende dieses Artikels.

Status setzen: Einlösen, Annullieren, wieder gültig machen

Diese drei Aktionen verändern den Status eines Codes, ohne ihn zu löschen. Der bisherige Verlauf bleibt in der Status-Historie erhalten.

Einlösen / Entwerten

Setzt den Status der ausgewählten Codes auf eingelöst. Nutze diese Aktion, wenn du einen Code manuell als verbraucht markieren willst — zum Beispiel wenn beim Check-in vor Ort die App nicht zur Verfügung stand oder du einen Code aus organisatorischen Gründen zentral entwerten möchtest. Der Code lässt sich danach nicht mehr scannen, ohne dass die App eine Warnung zeigt.

Annullieren / Zurückziehen

Setzt den Status auf annulliert. Anders als beim Einlösen geht es hier nicht um Verbrauch, sondern darum, einen Code dauerhaft ungültig zu machen — etwa weil eine Bestellung storniert wird, ein Ticket verloren gemeldet wurde oder ein Code irrtümlich ausgestellt wurde.

Im Aktions-Dialog kannst du Ticket-Besitzer:in informieren aktivieren. Dann verschickt festiware automatisch eine Mail an die Person mit dem Hinweis, dass der Code entwertet wurde und nicht mehr nutzbar ist.

Wieder gültig machen

Setzt den Status auf gültig zurück. Damit lässt sich ein eingelöster oder annullierter Code wiederherstellen — zum Beispiel wenn das Entwerten ein Versehen war oder eine stornierte Bestellung doch wieder bezahlt wurde. Eine Mail an die Ticket-Besitzer:in wird dabei nicht verschickt.

Einen Code an eine andere Person übertragen

Manchmal wechselt ein Ticket die Besitzer:in: Jemand kann nicht kommen und gibt es weiter, oder der Code hängt von Anfang an an der falschen Person. Dafür musst du ihn nicht annullieren und neu ausgeben — die Aktion Code an andere Person übertragen ordnet den bestehenden Code einfach jemand anderem zu. Der Code selbst bleibt derselbe, bereits gedruckte Tickets und Wallet-Pässe behalten also ihre Gültigkeit.

1. Wähle einen oder mehrere Codes aus. Du findest die Aktion außerdem im Profil einer Person bei deren Ticket-Codes.
2. Wähle Code an andere Person übertragen und öffne das Aktions-Fenster.
3. Suche unter Neue Person die Person, die den Code bekommen soll — oder lege über das Plus-Symbol daneben direkt eine neue an, inklusive Personenart.
4. Entscheide, ob das Ticket per Mail an die neue Person gehen und die bisherige Person eine Info bekommen soll. Beide Optionen sind standardmäßig aus.
5. Trage einen Grund ein. Er wird in den Kommentaren beider Personen protokolliert und macht später nachvollziehbar, warum der Code gewandert ist.

Übertragbar sind ausschließlich gültige Codes. Eingelöste, eingecheckte und annullierte Codes überspringt die Aktion und nennt sie im Ergebnis — ein Code, mit dem schon jemand eingelassen wurde, soll nicht rückwirkend einer anderen Person gehören. Hast du mehrere Codes ausgewählt, gehen alle an dieselbe Person.

Das Plus-Symbol zum Anlegen einer neuen Person erscheint nur, wenn du auch das Recht hast, Personen anzulegen. Ohne dieses Recht kannst du den Code an bereits vorhandene Personen übertragen.

Die Bestellung bleibt dabei unverändert und dokumentiert weiterhin, wer bezahlt hat. Übertragen wird nur, wem der Code gehört.

Soll dagegen die Besucher:in ihr Ticket selbst und kostenpflichtig weitergeben, ist das ein anderer Weg — siehe TicketSwap für den Weiterverkauf von Tickets.

Damit gehört der Code der neuen Person und erscheint in deren Profil und in den Auswertungen.

Codes versenden und herunterladen

Per E-Mail versenden

Verschickt die ausgewählten Ticket Codes per E-Mail an die jeweils hinterlegte Empfänger:in. festiware ermittelt die Adresse in dieser Reihenfolge: zuerst die Bestelladresse, dann die Adresse der Ticket-Besitzer:in, danach die Gastgeber:in. Codes ohne zuordenbare E-Mail-Adresse werden übersprungen — du bekommst am Ende eine Liste der nicht versandten Codes.

Wenn du Codes einer kompletten Bestellung neu verschicken willst (zum Beispiel weil die Person den Versand verloren hat), gehe lieber direkt über die Bestellung — dort lassen sich auch neue Codes generieren. Siehe Ticket Codes einer Bestellung per E-Mail versenden.

Als Ticket herunterladen

Erzeugt für jeden ausgewählten Code ein druckfertiges Ticket-PDF mit deinem Festival-Design, QR-Code und allen Ticketdaten. Bei einer kleinen Auswahl bekommst du das PDF direkt im Browser, bei mehreren Codes liefert festiware ein ZIP-Archiv mit allen Tickets.

Diese Aktion eignet sich, wenn du Tickets selbst ausdrucken oder weiterleiten willst — etwa für Hardticket-Versand oder als Backup-Kopie. Für einzelne Codes mit erweiterten Druckoptionen siehe Einzelne Ticket-Codes ausdrucken.

Als QR-Label herunterladen

Erzeugt ein PDF mit QR-Labels im konfigurierten Etikettenformat — nutzbar zum Beispiel für Bändchen, Inventarauszeichnung oder Backstage-Pässe. Die Größe und das Papierformat richten sich nach den Projekteinstellungen.

Bei vielen Codes (ab ca. 100 Stück) wird die Generierung in den Hintergrund verlegt; du bekommst dann eine Download-Benachrichtigung, sobald die Datei fertig ist.

Diese Aktion ist nur sichtbar, wenn die Projekteinstellung QR-Labels für Ticket Codes erlauben aktiviert ist. Sprich uns an, falls du sie aktivieren lassen möchtest.

Liste herunterladen

Exportiert die ausgewählten Codes als Excel-Datei. Im Aktions-Dialog wählst du, welche zusätzlichen Informationen mit in den Export wandern sollen:

• inklusive Ticketbesitzer:in — Name und Stammdaten der Person, der der Code zugeordnet ist
• inklusive Gastgeber:in — bei Gäste-Codes die einladende Mitwirkende
• inklusive Gruppen — Zuordnungen zu Anwendungen bzw. Gruppen, falls vorhanden

Das Ergebnis ist eine .xlsx-Datei, die du in Excel, Numbers oder Google Sheets weiterverarbeiten kannst.

Cashless-Systeme synchronisieren

Wenn dein Festival ein Cashless-System nutzt, stehen je nach Anbieter zusätzliche Sync-Aktionen zur Verfügung: PurpleX, Weez oder GET. Diese Aktionen übertragen Code- und Berechtigungsdaten an das Cashless-System. Sie erscheinen nur, wenn die Schnittstelle für dein Projekt aktiviert und mit gültigen Zugangsdaten konfiguriert ist. Bei einzelnen Codes ist es die Variante "ausgewählte synchronisieren", aus der Gesamtliste heraus die Variante "alle synchronisieren".

Wer welche Aktionen sieht

Die Aktionen sind nach Berechtigungsstufen gestaffelt:

• Ansehen (ticketcode_see) — Liste und Detailansicht, dazu Per E-Mail versenden, Als Ticket herunterladen und Als QR-Label herunterladen
• Bearbeiten (ticketcode_manage) — zusätzlich Einlösen / Entwerten, Annullieren / Zurückziehen und Liste herunterladen
• Administrieren (ticketcode_administrate) — zusätzlich Wieder gültig machen und das Übertragen an eine andere Person

Einlösen / Entwerten sieht außerdem, wer Besucher- oder Helfer-Personen bearbeiten darf (visitor_person_manage, volunteer_person_manage) — gedacht für den Einlass, der Codes entwertet, ohne sonst mit Ticket-Codes zu arbeiten.

Die Cashless-Synchronisation hängt an keiner eigenen Berechtigung: Die Aktionen erscheinen bei allen, die Ticket-Codes sehen, sobald für das jeweilige System ein API-Schlüssel hinterlegt ist.

Das Übertragen sieht außerdem, wer Personen und Gruppen übergreifend administrieren darf (all_persons_and_applications_administrate).

Das Erstellen neuer Codes ist eine eigene Berechtigung und hier nicht dabei — dazu steht alles unter Ticket-Codes für Personen und Gruppen erstellen.

Wenn dir eine Aktion fehlt, die du in dieser Übersicht siehst, frage die Person, die dein Projekt administriert, um die passende Berechtigung.