Unterschiedliche Workflows bei Gruppen und Personen

🔄 Unterschiedliche Workflows bei Gruppen und Personen – warum das so ist (und was das bedeutet)

In diesem Artikel lernst du, warum Gruppen und Personen in festiware jeweils eigene Workflows haben, was das für deine Planung bedeutet – und wie du die Abläufe bei Bedarf miteinander verknüpfen kannst.

🧩 Was ist ein Workflow in festiware?

In festiware durchläuft jede Gruppe und jede Person einen eigenen Workflow, auch Journey genannt – also eine definierte Abfolge von Schritten.

Beispiele:

Gruppen-Workflow (z. B. bei Künstler:innen, Händlern)	Personen-Workflow (z. B. bei Travel Party, Helfer:innen)
`Registriert → Angenommen → Bestätigt → Abgerechnet`	`Registriert → Eingecheckt → Abgereist → No-Show`

Diese Schritte werden im System verwendet, um z. B.:

den Projektstatus zu organisieren,
Listen und Portale zu filtern,
Kommunikation & Exporte zu steuern,
Automatisierungen auszulösen.

🧠 Warum haben Gruppen und Personen getrennte Workflows?

Weil Gruppen für den Beitrag stehen – und Personen für die Menschen, die beteiligt sind.

✅ Die Trennung ist sinnvoll, weil:

Situation	Gruppen-Workflow	Personen-Workflow
Der Act wird angenommen, aber ein:e DJ sagt ab	„Bestätigt“	„No-Show“
Ein Stand ist storniert, aber jemand hilft beim Aufbau	„Storniert“	„Eingecheckt“
Management kümmert sich um Booking, reist aber nicht mit	„Angenommen“	Kein Workflow nötig
Crewmitglied kommt später als die Gruppe	„Eingecheckt“ (Gruppe)	„Registriert“ (Person)

❗ Häufige Missverständnisse

Annahme	Warum das problematisch ist
„Wenn die Gruppe bestätigt ist, sind alle Personen auch bestätigt.“	❌ Falsch – jede Person hat ihren eigenen Workflow
„Wenn ich die Gruppe ablehne, verschwinden auch die Personen.“	❌ Nein – sie bleiben im System
„Ich kann den Ablauf nur über Gruppen regeln.“	❌ Nein – auch Personen haben eigene Automatisierungen

✅ Best Practices im Umgang mit Gruppen- und Personenworkflows

Empfehlung	Warum das sinnvoll ist
Nutze Gruppenworkflows für:	Booking, Verträge, Programmlogik
Nutze Personenworkflows für:	Akkreditierung, Check-In, On-Site-Planung
Verknüpfe beide nur gezielt	z. B. über Trigger, wenn sinnvoll
Kommuniziere zielgruppenspezifisch	z. B. Info-Mail an bestätigte Gruppen oder eingecheckte Personen.

🔁 Workflows verbinden – mit Automatisierungen

Auch wenn Gruppen und Personen getrennt arbeiten, kannst du sie bei Bedarf gezielt koppeln.

Dafür gibt es zwei Automatisierungs-Trigger in festiware:

🧩 1. „Setze Workflowschritt für Gruppe(n) dieser Person (als Ansprechperson)“

Trigger in einem Personen-Workflowschritt
Überführt eine Gruppe in einen Schritt in deren Gruppen-Workflow, wenn die Person Ansprechperson dieser Gruppe ist

Beispiel:

Management lädt alle Dokumente hoch (Person → Schritt: „Unterlagen vollständig“)

→ Gruppe wird automatisch auf „Zur Abrechnung freigegeben“ gesetzt

🧩 2. „Setze Workflowschritt für Person(en) dieser Gruppe“

Trigger im Gruppen-Workflow
Löst einen Schritt im Personen-Workflow für alle Mitglieder der Gruppe aus