Wie stelle ich kleine Dateien ohne eigenen Webspace in Formularen bereit?
Erfahre, wie du kleinere Dateien – etwa Datenschutzbelehrungen oder Listen – auch ohne eigenen Webspace direkt in festiware hinterlegen kannst. Diese Methode eignet sich für kleine Dokumente, die in Formularen zur Verfügung gestellt werden sollen.
Hinweis:
Grundsätzlich sollten Dateien immer auf dem eigenen Webspace oder einem externen Speicher (z. B. Nextcloud, OneDrive, Dropbox) abgelegt und von dort aus in festiware verlinkt werden.
Falls kein eigener Webspace zur Verfügung steht, können kleinere Dateien – etwa Datenschutzbelehrungen, einfache Listen oder simple Dokumente – mit einem Trick direkt in festiware hinterlegt und anschließend über einen Link in Formularen eingebunden werden.
Diese Methode ist nur für kleinere Dateien geeignet und sollte nicht als Speicherlösung für aufwendige interne Daten genutzt werden.
Voraussetzungen
- Ein Personen- oder Gruppeneintrag, der dauerhaft bestehen bleibt (z. B. der eigene Eintrag oder der eines festen Teammitglieds)
- Das Nachbearbeitungsformular für den entsprechenden Personen- oder Gruppentyp muss aktiviert sein (in den Einstellungen zum jeweiligen Typ unter "Mitwirkendenportal-Module")
- Ein vorhandenes Datei-Upload-Feld in einem Formular (kann im Nachhinein wieder entfernt werden)
Vorgehensweise
Datei-Upload-Feld hinzufügen
Füge in einem Formular (z. B. beim Personentyp Team/Orga) das "Datei-Upload"-Feld hinzu.
Dauerhaften Eintrag wählen
Wähle einen zugehörigen Personen-/Gruppen-Eintrag dieses Typs aus, der langfristig bestehen bleibt (z. B. dich selbst oder ein festes Teammitglied).
Nachbearbeitungsformular öffnen
Öffne das Mitwirkenden-Portal des gewählten Eintrags (in dessen Detailansicht ganz unten in dem Tab „Journey“) und rufe dort das Nachbearbeitungsformular des Formulars auf, in dem du das Upload-Feld hinzugefügt hast.
Bitte beachte, dass das Nachbearbeitungsformular für den entsprechenden Personen- oder Gruppentyp unter dessen eigenen Einstellungen im Tab "Mitwirkendenportal-Module" aktiviert sein muss.
Datei hochladen
Lade über das Datei-Upload-Feld die gewünschte Datei hoch und speichere die Änderungen.
Wenn das gewünschte Dateiformat nicht angezeigt und damit nicht unterstützt wird, versuche ein alternatives Format oder kontaktiere uns bei dringendem Bedarf.
Link zur Datei kopieren
Öffne erneut das Nachbearbeitungsformular, klicke mit der rechten Maustaste auf die hochgeladene Datei und wähle „Link kopieren“ (je nach Browser kann die Bezeichnung leicht abweichen, z. B. "Adresse des Links kopieren" oder "Reinen Link kopieren").
Dateilink verwenden
Der kopierte Link kann nun in Formularen – etwa in einem HTML-Feld – eingefügt und so allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.
Datei-Upload-Feld wieder entfernen (optional)
Nach dem Kopieren des Links kann das Datei-Upload-Feld wieder aus dem Formular gelöscht werden. Die Datei bleibt weiterhin über den Link erreichbar, solange der zugehörige Personen- oder Gruppeneintrag existiert.
Wichtige Hinweise
Bestand des Eintrags:
Die Datei bleibt nur solange verfügbar, wie der jeweilige Personen- oder Gruppeneintrag existiert. Wird dieser endgültig gelöscht, wird auch die Datei entfernt.
Dateigröße:
Diese Methode ist ausschließlich für kleine Dateien geeignet (z.B. einfache PDFs, Textdateien oder kleine Tabellen).
Dateiformate:
Sollte ein benötigtes Format nicht unterstützt werden, kann meist ein gängiges gleichwertiges Format verwendet werden. Sollte dies jedoch nicht möglich sein, sprecht uns gerne an.
Support:
Sollten hierbei Fragen oder Probleme auftreten, steht unser Support gerne mit Rat und Tat zur Seite.