Das Mitwirkenden-Portal

Im Mitwirkenden-Portal können Teilnehmende der Veranstaltung ihre Daten eigenständig verwalten, wie z.B. Essensbestellungen, Termine oder Gästelisteplätze. Es kann für jeden Personen- und Gruppentyp individuell eingestellt werden, welche Module zur Verwaltung aktiviert sein sollen.

Einstellungen für die Mitwirkendenportal-Module

Zu den Einstellungen gelangst Du am einfachsten über die Admin-Links auf der Index-Seite des entsprechenden Personen- oder Gruppentyps. Hier findest Du den Link Personentyp bzw. Gruppentyp.

Dort findest im Tab 'Mitwirkendenportal-Module' sämtliche Einstellungen. Bei Personentypen gibt es mehr Module zur Auswahl (Nachbearbeitungsformular, Gästeliste, Essensbestellungen, Termine) als bei Gruppentypen (Nachbearbeitungsformular, Termine).

Zu jedem Modul kann eingestellt werden, ob dies generell aktiviert sein soll, oder nicht. Zusätzlich kann mit den Feldern 'Offen von' und 'Offen bis' eine Zeitbegrenzung für die Anzeige dieses Moduls eingestellt werden.

Versenden eines Links zum Mitwirkenden-Portal

Über die Aktion 'Link zum Mitwirkenden-Portal senden' kann einer Person oder Gruppe (für die Ansprechperson) ein individueller Link zum Mitwirkenden-Portal gesendet werden. Im Aktionsfenster wird oben angezeigt, welche Module aktuell aktiv und inaktiv sind.

Es ist außerdem möglich, über die Aktion '(Kurz-)Nachricht senden' einen Link zum Mitwirkendenportal im E-Mail-Text einzufügen. Hierzu einfach den Platzhalter link_to_portal verwenden.

Ein Link zum Mitwirkenden-Portal ist immer bezogen auf eine Person. Ist eine Person Ansprechperson einer oder mehrerer Gruppen, so werden auch aktivierte Module zu diesen Gruppen (z.B. Nachbearbeitungsformular) angezeigt.

Hat eine Person mehrere Personentypen, so wird für jeden Personentyp geprüft, ob ein Mitwirkendenportal-Modul angezeigt werden kann oder nicht.

Modul Nachbearbeitungsformular

Über das Nachbearbeitungsformular können Registrierungsdaten jederzeit vom Mitwirkenden angepasst werden. Hier werden dann alle Felder angezeigt, bei denen im im entsprechenden Formular die Option 'Zeige im Mitwirkendenportal (Nachbearbeitungsformular)' aktiviert ist.

Modul Essensbestellungen

Hier werden alle Essen zur Auswahl angezeigt, die über Mahlzeittypen bzw. Mahlzeiten erstellt wurden.

Das Modul Essensbestellungen ist nur für Personentypen verfügbar.

Modul Gästeliste

Für das Modul Gästeliste muss zuerst eine Ticketart ausgewählt werden. Diese Ticketart wird dann für die Gästetickets verwendet.

Damit die Gästeliste funktioniert, ist es wichtig, dass im Formular für diesen Personentyp ein Zahlenfeld mit der Spezialfunktion 'Maximale Gästezahl' existiert und für die entsprechende Person eine Gästezahl vergeben wurde.

Das Modul Gästeliste ist nur für Personentypen verfügbar.

Modul Termine

Im Modul Termine werden sowohl Termine angezeigt, die von der Event-Orga für die entsprechende Person / Gruppe vergeben wurde, als auch möglicherweise Termine zur Auswahl.

Es werden, je nachdem bei wievielen Gruppen die Person als Ansprechperson agiert, mehrere Termine-Module angezeigt (für die Person selber eines und für die einzelnen Gruppen jeweils eins).

Link zum Mitwirkenden-Portal einsehen

Ganzen unten im Tab 'Journey' bei Personen kann jederzeit der Link zum Mitwirkenden-Portal eingesehen werden. Dies dient dazu, die Ansicht des Portals aus Sicht der Mitwirkenden schnell testen und nachvollziehen zu können.

Zur Anzeige von Links zum Mitwirkenden-Portal an dieser Stelle wird die Berechtigung 'formdefinition_manage' benötigt.

Statt über einen per E-Mail versendeten Link zum Mitwirkenden-Portal können sich Mitwirkende auf Wunsch auch eigenständig per E-Mail einloggen. Eine ausführliche Erklärung hierzu folgt in Kürze.

Design des Mitwirkenden-Portals

Das Standard-Design des Mitwirkendenportals kann auf individuelle Wünsche hin vollständig angepasst werden. Sowahl das Layout als auch sämtliche Texte sind hier durch Custom-Templates veränderbar, was allerdings mit einmaligen Anpassungskosten verbunden ist. Sprecht uns einfach an, falls Ihr hier Wünsche habt.