Essensbestellungen in festiware: Alle Möglichkeiten im Überblick
Mit festiware lassen sich personengenaue Essensbestellungen für deine Veranstaltung abbilden. Je nachdem, wer bucht, wann das Essen eingelöst werden soll und wie flexibel die Abläufe sein müssen, gibt es verschiedene Wege — dieser Artikel gibt dir einen vollständigen Überblick.
Das Catering-Modul: Grundlagen
Das Catering-Modul bildet Essensbestellungen personengenau ab. Eine Bestellung ist immer an eine konkrete Mahlzeit gebunden — also an ein bestimmtes Essen zu einem bestimmten Ausgabezeitraum (z. B. „Mittagessen Samstag, 12–14 Uhr").
Grundlage sind Mahlzeittypen (z. B. Frühstück, Mittagessen, Abendessen) und darauf aufbauend konkrete Mahlzeiten mit Ausgabezeitraum. Jede Mahlzeit hat ein Feld Ausgabe von und Ausgabe bis — nur in diesem Zeitfenster kann sie in der CheckIn App eingelöst werden.
Eine Schritt-für-Schritt-Einführung findest du in der Einführung in das Catering-Modul.
Drei Wege zur Essensbestellung
| Weg | Wer bucht? | Geeignet für |
|---|---|---|
| Aktion im Backend (Einzelperson oder Massenauswahl) | Orga-Team | Korrekturen, Sonderfälle, automatische Zuteilung nach Plan |
| Mitwirkendenportal | Die Person selbst | Selbstverwaltung durch Mitwirkende |
| Gutscheine | — | Zeitunabhängige Essensmarken ohne fixe Zeitbindung |
Im Backend buchen: die Aktion „Essen bestellen"
Die Aktion Essen bestellen findest du in der Detailansicht einer Person sowie in der Listenansicht eines Personentyps unter Aktionen. Das Orga-Team hat hier vollen Zugriff — unabhängig davon, ob ein Buchungszeitraum im Portal konfiguriert ist.
Buchungsmodus wählen
Seit einer aktuellen Erweiterung gibt es im Dialog ein Feld Buchungsmodus mit drei Optionen:
Manuell (Standard) Du siehst alle verfügbaren Mahlzeiten und wählst gezielt aus. Mit Alle auswählen / Alle abwählen kannst du die gesamte Liste mit einem Klick steuern. Mahlzeiten, die innerhalb des laufenden Ausgabefensters bereits gescannt wurden, sind schreibgeschützt.
Anwesenheitstage festiware wählt automatisch alle Mahlzeiten vor, die auf einen Anwesenheitstag der Person fallen. Die Anwesenheitstage werden aus dem Feld mit der Spezialfunktion Anwesenheitstage — oder alternativ aus den Feldern Anwesenheit von und Anwesenheit bis — aus der Formulardefinition gelesen.
Einsatztage festiware wählt automatisch alle Mahlzeiten für Tage vor, an denen die Person im Scheduler einem Job oder Event zugeteilt ist.
Einzelperson vs. Massenauswahl: Bei einer einzelnen Person zeigt der Dialog eine Vorschau, welche Mahlzeiten vorausgewählt werden — du kannst die Auswahl noch anpassen. Im Bulk-Modus (mehrere Personen gleichzeitig) werden die Mahlzeiten direkt und ohne Vorschau für alle ausgewählten Personen gebucht.
Option „Bestehende Bestellungen beibehalten"
Im automatischen Modus erscheint unterhalb der Mahlzeitenliste diese Option:
- Nicht aktiviert (Standard): Alle noch nicht vergangenen Bestellungen, die nicht zur automatischen Auswahl gehören, werden gelöscht und durch die neue Auswahl ersetzt. Vergangene Bestellungen bleiben immer erhalten.
- Aktiviert: Es werden nur neue Mahlzeiten hinzugefügt — bestehende Buchungen bleiben unverändert.
Hinweis: Mahlzeittypen mit eingeschränkter Personentyp-Erlaubnisliste werden auch im automatischen Modus berücksichtigt. Eine Person erhält nur Mahlzeiten, für die ihr Personentyp freigegeben ist.
Im Mitwirkendenportal: Selbstbuchung durch Mitwirkende
Wenn das Modul Essensbestellungen für einen Personentyp im Mitwirkendenportal aktiviert ist, können Personen ihre Mahlzeiten selbst buchen — ganz ohne Aufwand für die Orga.
Das Modul Essensbestellungen ist nur für Personentypen verfügbar, nicht für Gruppentypen.
Aktivierung und Buchungszeitraum
Das Modul wird in den Einstellungen des Personentyps im Tab Mitwirkendenportal aktiviert. Das Buchungsfenster lässt sich über Offen von und Offen bis zeitlich begrenzen — außerhalb dieses Zeitraums ist die Mahlzeitenliste im Portal nicht sichtbar.
Gruppenansprechpersonen können Mahlzeiten auch für alle Mitglieder ihrer Gruppe buchen.
Tage-Filter: auf Anwesenheits- oder Einsatztage beschränken
Im Tab Mitwirkendenportal des Personentyps gibt es das Feld Tage-Filter für Essensbestellung. Damit steuerst du, für welche Tage im Portal Mahlzeiten angezeigt werden:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Kein Filter | Alle konfigurierten Mahlzeiten werden angezeigt |
| Nur Anwesenheitstage | Nur Mahlzeiten an Tagen, für die die Person einen Anwesenheitstag eingetragen hat |
| Nur Einsatztage | Nur Mahlzeiten an Tagen, an denen die Person im Scheduler einem Job oder Event zugewiesen ist |
Voraussetzung für „Nur Anwesenheitstage": In der Formulardefinition des Personentyps muss ein Feld mit der Spezialfunktion Anwesenheitstage (oder Anwesenheit von + Anwesenheit bis) vorhanden und für die Person ausgefüllt sein. Wenn das Feld fehlt oder leer ist, werden im Portal keine Mahlzeiten angezeigt.
Voraussetzung für „Nur Einsatztage": Die Person muss im Scheduler mindestens einem Job oder Event zugewiesen sein. Ohne Zuweisung erscheinen im Portal keine Mahlzeiten.
Mehrere Personentypen: Wenn eine Person mehreren Personentypen angehört, gilt die permissivste Einstellung. Sobald auch nur einer der Personentypen keinen Filter hat, werden alle Mahlzeiten angezeigt — unabhängig davon, was die anderen Typen eingestellt haben.
Anzahl buchbarer Mahlzeiten pro Tag begrenzen
Das Feld Anzahl verschiedener buchbarer Mahlzeiten pro Anwesenheitstag begrenzt, wie viele unterschiedliche Mahlzeittypen eine Person pro Tag buchen kann. Leer lassen oder 0 bedeutet: keine Einschränkung.
Auch hier gewinnt bei mehreren Personentypen die permissivste Einstellung: Hat einer der Personentypen kein Limit, gilt kein Limit.
Infotext über der Essensauswahl
Manchmal möchtest du deinen Mitwirkenden direkt bei der Essensbuchung etwas mitgeben — etwa bis wann gebucht werden kann, einen Hinweis zu Allergien oder eine kurze Erklärung, wie die Ausgabe vor Ort abläuft. Dafür gibt es pro Projekt einen frei gestaltbaren Infotext, der im Mitwirkendenportal oberhalb der Essensauswahl erscheint.
Du pflegst den Text in den Projekteinstellungen im Tab Catering im Feld Infotext (Essensbestellung). Das Feld ist mehrsprachig: Angezeigt wird jeweils die Sprache der Person. Sprachen, die du leer lässt, werden nicht ausgespielt — ist der Text für alle Sprachen leer, erscheint gar kein Infotext.
Für die Gestaltung stehen dir Absätze, fett, kursiv, Links und Listen zur Verfügung.
Der Infotext ist rein informativ und gilt projektweit — für alle Personentypen, die das Modul Essensbestellungen im Portal nutzen.
Damit sehen deine Mitwirkenden deinen Hinweis direkt an der Stelle, an der sie ihr Essen buchen.
Gutscheine: die flexible Alternative
Gutscheine sind kein Teil des Catering-Moduls, können aber ebenfalls für die Essensausgabe eingesetzt werden — besonders dann, wenn keine zeitgebundene Buchung gewünscht ist.
Im Gegensatz zu Mahlzeiten sind Gutscheine nicht an einen Ausgabezeitraum gebunden und können jederzeit eingelöst werden. Sie entsprechen eher klassischen Essensbons oder Verzehrmarken.
Gutscheine werden in den Personendetails hinterlegt und über die CheckIn App eingelöst. Alles zur Verwaltung von Gutscheinen findest du in Verzehrgutscheine verwalten.
Einlösung über die CheckIn App
Egal ob Catering-Modul oder Gutscheine: Die Ausgabe an der Essensstation läuft immer über die festiware CheckIn App (Android / iOS).
| Catering-Modul | Gutscheine | |
|---|---|---|
| Einlösemodus in der App | Catering |
Gutscheine |
| Scan-Methode | NFC-Chip oder QR-Code | NFC-Chip oder QR-Code |
| Zeitbindung | Ja — nur im Ausgabezeitraum | Nein — jederzeit |
Beim QR-Code-Workflow wird kein NFC-Chip benötigt. Der QR-Code kann z. B. auf einem Ausweis oder Pass ausgedruckt werden. Dafür wird mindestens App-Version 2.7.5 benötigt. Eine Anleitung zum Testen aller App-Funktionen findest du hier.
Übersicht für den Caterer (PDF-Export)
Wenn du deiner Küche oder deinem Catering-Team regelmäßig melden musst, wie viele Mahlzeiten an einem Tag anfallen, welche Ernährungsweisen gewählt wurden und welche Allergien und Unverträglichkeiten zu berücksichtigen sind, musst du die Bestellungen nicht einzeln durchgehen. Die Aktion Mahlzeiten PDF-Export fasst all das in einem PDF zusammen.
Du findest sie unter Catering → Mahlzeiten: Markiere die Mahlzeiten, die du auswerten möchtest – zum Beispiel eine ganze Woche oder den gesamten Zeitraum – und wähle in der Aktionsleiste Mahlzeiten PDF-Export.
Über das Feld Ausgabe legst du fest, wie detailliert das PDF wird:
- Detailliste (pro Person) – jede Bestellung einzeln, mit Name der Person. Sinnvoll, wenn du nachvollziehen willst, wer was bestellt hat.
- Übersicht pro Tag – alle Mahlzeiten eines Tages zu einer Zeile zusammengefasst.
- Übersicht pro Tag und Mahlzeit – eine Zeile je Mahlzeit, chronologisch sortiert. Das ist die übersichtlichste Variante für eine wöchentliche Meldung.
Mit den Schaltern Ernährungsweise anzeigen und Allergien und Unverträglichkeiten anzeigen blendest du zusätzliche Spalten ein. Beide setzen voraus, dass in den Personenformularen ein Feld mit der passenden Spezialfunktion („Ernährung" beziehungsweise „Allergien") eingerichtet ist – nur dann lassen sich die Angaben auswerten.
In den beiden Übersichts-Modi werden die Bestellungen und Ernährungsweisen pro Gruppe gezählt und die genannten Unverträglichkeiten gebündelt aufgelistet:
Für die wöchentliche Meldung an den Caterer ist die Kombination Übersicht pro Tag und Mahlzeit mit beiden Schaltern meist die beste Wahl: Sie zeigt pro Mahlzeit die Gesamtzahl, die Verteilung der Ernährungsweisen und alle Unverträglichkeiten auf einen Blick.
Sobald das PDF erstellt ist, erhältst du eine Benachrichtigung mit einem Download-Link. Damit hast du eine kompakte Übersicht, die du direkt an deine Küche weitergeben kannst.
Essensbestellungen als Excel-Tabelle exportieren
Der PDF-Export liefert dir eine fertige, aggregierte Meldung für die Küche. Manchmal brauchst du aber die Bestelldaten als rohe Tabelle, die du selbst weiterverarbeitest – etwa um nach Team zu sortieren, eigene Summen zu bilden oder die Liste an eine externe Küche zu übergeben. Dafür gibt es in der Essensbestellungen-Übersicht den Excel-Export.
Du findest die Übersicht unter Catering → Essensbestellungen. Markiere die Bestellungen, die du exportieren möchtest – über die Kopfzeile der Liste lassen sich auch alle auf einmal auswählen – und wähle in der Aktionsleiste Excel-Export.
Im Dialog legst du unter Zu exportierende Felder fest, welche Spalten die Tabelle enthält. Zur Auswahl stehen unter anderem Vor- und Nachname sowie Personentyp der Person, ihre Gruppen und Teams, die Mahlzeit mit Ausgabezeit und Wochentag, die bestellte und die verzehrte Menge sowie die Zeitpunkte von Bestellung und Verzehr. Lässt du die Auswahl leer, werden alle Spalten exportiert.
Deine Spaltenauswahl wird gemerkt. Beim nächsten Export ist sie bereits vorausgewählt – wiederkehrende Auswertungen musst du also nicht jedes Mal neu zusammenstellen.
Ob der Excel-Export für dich sichtbar ist, hängt von deiner Berechtigungsstufe ab. Standardmäßig ist er den administrierenden Rollen vorbehalten, die Mindeststufe lässt sich aber anpassen. Welche Stufen es gibt, liest du unter Rollen und Berechtigungen nach.
Damit hast du die ausgewählten Bestellungen als Excel-Datei vorliegen und kannst sie frei weiterverarbeiten.
Vorab nach Ausgabetag filtern
Brauchst du nur die Bestellungen eines bestimmten Zeitraums – etwa eines einzelnen Festival-Wochenendes –, grenzt du die Liste vor dem Export ein. Öffne dazu in der Essensbestellungen-Übersicht die Filter und wähle unter Nach Ausgabetag filtern einen Zeitraum von–bis.
Der Filter bezieht sich auf den Ausgabetag der Mahlzeit – also darauf, wann das Essen ausgegeben wird, nicht darauf, wann bestellt wurde. So behältst du genau die Bestellungen, die an den gewählten Tagen über die Theke gehen, und exportierst anschließend nur noch diese Auswahl.