Essensbestellungen in festiware: Alle Möglichkeiten im Überblick

Mit festiware lassen sich personengenaue Essensbestellungen für deine Veranstaltung abbilden. Je nachdem, wer bucht, wann das Essen eingelöst werden soll und wie flexibel die Abläufe sein müssen, gibt es verschiedene Wege — dieser Artikel gibt dir einen vollständigen Überblick.

Das Catering-Modul: Grundlagen

Das Catering-Modul bildet Essensbestellungen personengenau ab. Eine Bestellung ist immer an eine konkrete Mahlzeit gebunden — also an ein bestimmtes Essen zu einem bestimmten Ausgabezeitraum (z. B. „Mittagessen Samstag, 12–14 Uhr").

Grundlage sind Mahlzeittypen (z. B. Frühstück, Mittagessen, Abendessen) und darauf aufbauend konkrete Mahlzeiten mit Ausgabezeitraum. Jede Mahlzeit hat ein Feld Ausgabe von und Ausgabe bis — nur in diesem Zeitfenster kann sie in der CheckIn App eingelöst werden.

Eine Schritt-für-Schritt-Einführung findest du in der Einführung in das Catering-Modul.

Drei Wege zur Essensbestellung

Im Backend buchen: die Aktion „Essen bestellen"

Die Aktion Essen bestellen findest du in der Detailansicht einer Person sowie in der Listenansicht eines Personentyps unter Aktionen. Das Orga-Team hat hier vollen Zugriff — unabhängig davon, ob ein Buchungszeitraum im Portal konfiguriert ist.

Buchungsmodus wählen

Seit einer aktuellen Erweiterung gibt es im Dialog ein Feld Buchungsmodus mit drei Optionen:

Manuell (Standard) Du siehst alle verfügbaren Mahlzeiten und wählst gezielt aus. Mit Alle auswählen / Alle abwählen kannst du die gesamte Liste mit einem Klick steuern. Mahlzeiten, die innerhalb des laufenden Ausgabefensters bereits gescannt wurden, sind schreibgeschützt.

Anwesenheitstage festiware wählt automatisch alle Mahlzeiten vor, die auf einen Anwesenheitstag der Person fallen. Die Anwesenheitstage werden aus dem Feld mit der Spezialfunktion Anwesenheitstage — oder alternativ aus den Feldern Anwesenheit von und Anwesenheit bis — aus der Formulardefinition gelesen.

Einsatztage festiware wählt automatisch alle Mahlzeiten für Tage vor, an denen die Person im Scheduler einem Job oder Event zugeteilt ist.

Einzelperson vs. Massenauswahl: Bei einer einzelnen Person zeigt der Dialog eine Vorschau, welche Mahlzeiten vorausgewählt werden — du kannst die Auswahl noch anpassen. Im Bulk-Modus (mehrere Personen gleichzeitig) werden die Mahlzeiten direkt und ohne Vorschau für alle ausgewählten Personen gebucht.

Option „Bestehende Bestellungen beibehalten"

Im automatischen Modus erscheint unterhalb der Mahlzeitenliste diese Option:

• Nicht aktiviert (Standard): Alle noch nicht vergangenen Bestellungen, die nicht zur automatischen Auswahl gehören, werden gelöscht und durch die neue Auswahl ersetzt. Vergangene Bestellungen bleiben immer erhalten.
• Aktiviert: Es werden nur neue Mahlzeiten hinzugefügt — bestehende Buchungen bleiben unverändert.

Hinweis: Mahlzeittypen mit eingeschränkter Personentyp-Erlaubnisliste werden auch im automatischen Modus berücksichtigt. Eine Person erhält nur Mahlzeiten, für die ihr Personentyp freigegeben ist.

Im Mitwirkendenportal: Selbstbuchung durch Mitwirkende

Wenn das Modul Essensbestellungen für einen Personentyp im Mitwirkendenportal aktiviert ist, können Personen ihre Mahlzeiten selbst buchen — ganz ohne Aufwand für die Orga.

Das Modul Essensbestellungen ist nur für Personentypen verfügbar, nicht für Gruppentypen.

Aktivierung und Buchungszeitraum

Das Modul wird in den Einstellungen des Personentyps im Tab Mitwirkendenportal aktiviert. Das Buchungsfenster lässt sich über Offen von und Offen bis zeitlich begrenzen — außerhalb dieses Zeitraums ist die Mahlzeitenliste im Portal nicht sichtbar.

Gruppenansprechpersonen können Mahlzeiten auch für alle Mitglieder ihrer Gruppe buchen.

Tage-Filter: auf Anwesenheits- oder Einsatztage beschränken

Im Tab Mitwirkendenportal des Personentyps gibt es das Feld Tage-Filter für Essensbestellung. Damit steuerst du, für welche Tage im Portal Mahlzeiten angezeigt werden:

Voraussetzung für „Nur Anwesenheitstage": In der Formulardefinition des Personentyps muss ein Feld mit der Spezialfunktion Anwesenheitstage (oder Anwesenheit von + Anwesenheit bis) vorhanden und für die Person ausgefüllt sein. Wenn das Feld fehlt oder leer ist, werden im Portal keine Mahlzeiten angezeigt.

Voraussetzung für „Nur Einsatztage": Die Person muss im Scheduler mindestens einem Job oder Event zugewiesen sein. Ohne Zuweisung erscheinen im Portal keine Mahlzeiten.

Mehrere Personentypen: Wenn eine Person mehreren Personentypen angehört, gilt die permissivste Einstellung. Sobald auch nur einer der Personentypen keinen Filter hat, werden alle Mahlzeiten angezeigt — unabhängig davon, was die anderen Typen eingestellt haben.

Anzahl buchbarer Mahlzeiten pro Tag begrenzen

Das Feld Anzahl verschiedener buchbarer Mahlzeiten pro Anwesenheitstag begrenzt, wie viele unterschiedliche Mahlzeittypen eine Person pro Tag buchen kann. Leer lassen oder 0  bedeutet: keine Einschränkung.

Auch hier gewinnt bei mehreren Personentypen die permissivste Einstellung: Hat einer der Personentypen kein Limit, gilt kein Limit.

Gutscheine: die flexible Alternative

Gutscheine sind kein Teil des Catering-Moduls, können aber ebenfalls für die Essensausgabe eingesetzt werden — besonders dann, wenn keine zeitgebundene Buchung gewünscht ist.

Im Gegensatz zu Mahlzeiten sind Gutscheine nicht an einen Ausgabezeitraum gebunden und können jederzeit eingelöst werden. Sie entsprechen eher klassischen Essensbons oder Verzehrmarken.

Gutscheine werden in den Personendetails hinterlegt und über die CheckIn App eingelöst. Alles zur Verwaltung von Gutscheinen findest du in Verzehrgutscheine verwalten.

Einlösung über die CheckIn App

Egal ob Catering-Modul oder Gutscheine: Die Ausgabe an der Essensstation läuft immer über die festiware CheckIn App (Android / iOS).

Beim QR-Code-Workflow wird kein NFC-Chip benötigt. Der QR-Code kann z. B. auf einem Ausweis oder Pass ausgedruckt werden. Dafür wird mindestens App-Version 2.7.5 benötigt. Eine Anleitung zum Testen aller App-Funktionen findest du hier.