Das E-Mail Sendeprotokoll
festiware führt ein Versandprotokoll zu allen E-Mails, die über das System versandt werden. Dieses Protokoll kann unter Einstellungen → Sendeprotokoll eingesehen werden.
Innerhalb des Protokolls werden verschiedene Ereignisse festgehalten, um den Status einer versandten E-Mail zu verfolgen.
Fehlgeschlagene Mails direkt bei der Person sehen
Ob eine Mail angekommen ist, siehst du auch ohne Blick ins Protokoll. Kam die letzte Mail an eine Person nicht an, steht das oben in ihrem Profil — mit Betreff, Datum und Grund.
Ein Klick auf die Warnung öffnet den zugehörigen Eintrag im Sendeprotokoll. Was die einzelnen Gründe bedeuten, steht unten unter Status im Sendeprotokoll.
Maßgeblich ist die letzte Mail, zu der ein Ergebnis vorliegt. Mails mit dem Status In Bearbeitung überspringt festiware dabei — ein laufender Versand ist noch kein Ergebnis. Eine gerade erst verschickte Mail überdeckt eine echte Fehlmeldung also nicht.
Die Warnung verschwindet, sobald eine neuere Mail zugestellt, geöffnet oder geklickt wurde. Neben den Fehlern löst auch eine Beschwerde sie aus: die Mail kam dann an, wurde aber als Spam markiert — danach blockieren die meisten Anbieter weitere Mails an diese Adresse.
So fallen dir unzustellbare Adressen auf, ohne dass du danach suchen musst.
Alle betroffenen Personen einer Übersicht auf einmal zeigt dir der Filter E-Mail versandt mit der Option ⚠ Zustellungsproblem bei letzter E-Mail: Personen danach filtern, welche E-Mail sie bekommen haben
Hier ist eine Übersicht über die verschiedenen Ereignisse.
Status im Sendeprotokoll:
In Bearbeitung
Der E-Mail Versand ist in Bearbeitung.
Zugestellt
Die E-Mail wurde versendet, und vom Server akzeptiert.
Der Status wird sich zu "Geöffnet" oder "Geklickt" ändern, sobald die Aktion vom Empfänger durchgeführt wird.
Achtung: Der Status "Geöffnet" wird von manchen E-Mail Programmen nicht gesetzt. Der Status "Geklickt" wird hingegen zuverlässig getrackt.
Ist der Status nicht auf "Permanenter oder Temporärer Fehler" gesetzt, können wir davon ausgehen, dass die E-Mail im Posteingang des Empfängers angekommen ist, eventuell im Spam-Ordner.
Permanenter Fehler
Dies deutet darauf hin, dass mit der E-Mail-Adresse des Empfängers ein Problem besteht oder ein Server über Tage nicht erreichbar war. Es wird meist jedoch ein Tippfehler in der Adresse vorliegen oder die Adresse existiert möglicherweise nicht.
Temporärer Fehler
Ein temporärer Fehler bedeutet, dass der E-Mail-Server des Empfängers zum Zeitpunkt des Versands nicht erreichbar war. Dies kann auf Serverprobleme oder Netzwerkstörungen beim Empfänger hindeuten,
Was tun bei Fehlern?
Bei permanenten Fehlern sollte die E-Mail-Adresse des Users überprüft und korrigiert werden.
Bei temporären Fehlern empfiehlt es sich, später erneut zu prüfen, ob die E-Mail angekommen ist.
Ging es um ein Ticket, kannst du es nach der Korrektur der Adresse direkt noch einmal rausschicken: Wie versende ich ein Ticket erneut an eine Person?
Willst du über viele Personen hinweg sehen, wer eine bestimmte Mail bekommen hat, nutze den Filter in der Personen-Übersicht: Personen danach filtern, welche E-Mail sie bekommen haben
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass du schnell identifizieren kannst, ob E-Mails erfolgreich versendet wurden und hilft bei der Problemlösung, sollte der E-Mail-Versand nicht wie erwartet funktionieren.