Das Gruppenverzeichnis

Das Gruppenverzeichnis ist - genau wie das Personenverzeichnis - eine projektübergreifende Liste von Gruppen in festiware. Im Gruppenverzeichnis werden Gruppen unterschiedlicher Gruppentypen angezeigt. Zudem kann man auf einen Blick sehen, welchen Projekten diese Gruppen derzeit zugeordnet sind.

Genau wie das Personenverzeichnis, kann auch das Gruppenverzeichnis für einzelne oder alle Gruppentypen aktiviert werden.

Gruppen können hier manuell aus dem Gruppenverzeichnis in ein Projekt kopiert werden.

👀 Wo finde ich das Gruppenverzeichnis

Das Gruppenverzeichnis ist, wie das Personenverzeichnis, über Verzeichnisse > Gruppenverzeichnis    erreichbar.

⚙️ Einrichtung

Um das Gruppenverzeichnis für einzelne Gruppentypen zu aktivieren, müssen diese Gruppentypen in den Systemeinstellungen bei der Option Gruppentypen für Gruppenverzeichnis      eingetragen werden. Anschließend werden Gruppen dieser Typen aus allen Projekten ins Gruppenverzeichnis kopiert.

🔄 Automatische Synchronisierung von Daten zwischen Projekten

Auch gleich mit dem Personenverzeichnis werden bei Änderungen von Daten einer Gruppe, die als Felder im Gruppenverzeichnis eingetragen sind, diese Daten auch bei dieser Gruppe in anderen aktiven Projekten sowie im Gruppenverzeichnis aktualisiert.

📝 Felder im Gruppenverzeichnis

Um die Felder der Gruppenverzeichnis-Einträge zu ändern, klicke in der Formulare-Übersicht (in den Einstellungen) auf die Ansicht Nicht-projektbezogene Formulare .

Die Ansichts-Einstellungen findest du hinter dem Kamerasymbol.

Alternativ kannst du bei den Verzeichnissen auch unter Admin-Links auf die Formulardefinition   klicken.

👤Wie verhält sich die Ansprechperson beim Übertragen von Gruppen aus dem Gruppenverzeichnis?

Beim Übertragen einer Gruppe aus dem Gruppenverzeichnis in ein Projekt wird die dort hinterlegte Ansprechperson derzeit nicht automatisch mit in das Projekt übernommen. Hintergrund ist, dass eine Verzeichnis-Gruppe potenziell in mehreren Projekten parallel existiert und in jedem Projekt eine andere Ansprechperson haben kann.

⚠️ Hinweis zu Triggern beim Übertragen von Gruppen

Wichtig: Beim Übertragen von Gruppen aus dem Gruppenverzeichnis in ein Projekt können Trigger ausgelöst werden. Dabei werden ggf. Trigger gestartet, die am ersten Workflow-Schritt (z. B. „Registriert") hängen. Je nach Konfiguration kann das dazu führen, dass Automatisierungen sofort ausgeführt werden (z. B. E-Mail-Versand, Benachrichtigungen, Status-Änderungen oder Zuweisungen).

Empfehlung

• Wenn du keine Automatisierungen auslösen möchtest: Deaktiviere die relevanten Trigger vor dem Übertragen unter Workflows      im relevanten Projekt.
• Wenn du die Automatisierungen bewusst starten möchtest: Lass die Trigger aktiv, damit sie beim Übertragen direkt ausgeführt werden.