Gästeliste im Mitwirkendenportal

Das Gästelisten-Modul im Mitwirkendenportal gibt Mitwirkenden — zum Beispiel Künstler:innen, Sponsor:innen oder Teammitgliedern — ein eigenes Kontingent an Gästetickets. Statt dass das Orga-Team jeden Gast einzeln anlegt, tragen Mitwirkende ihre Gäste selbst ein. Je nach Modus bekommt der Gast sein Ticket automatisch per Mail oder kauft es sich über einen persönlichen Shop-Link.

Dieser Artikel beschreibt das Modul aus Portal-Sicht und erklärt die nötige Einrichtung im Admin-Bereich. Der Admin-Weg „Gäste manuell eintragen" ist in Gästeliste verwalten beschrieben. Einen Überblick über alle Module des Mitwirkendenportals findest du in Das Mitwirkenden-Portal.

Zwei Modi: kostenlos oder bezahlt

Bevor du loslegst: du entscheidest pro Personentyp, wie die Gästetickets funktionieren.

• Kostenloser Modus — du wählst eine Ticketart. Gäste werden direkt mit einem festiware-Ticket ausgestattet, das automatisch per Mail an sie geht. Typisch für Künstler:innen, Crew oder VIPs.
• Bezahlter Modus (Option Ticket muss gekauft werden) — du konfigurierst ein Shop-Produkt. Gäste bekommen einen persönlichen Shop-Link und bezahlen selbst. Typisch für reservierte Ticket-Kontingente, die vergünstigt aber nicht kostenlos sind.

Die Einrichtungsschritte sind weitgehend dieselben — der Unterschied liegt nur in der Modulkonfiguration am Personentyp und im Mail-Verhalten nach dem Eintragen (siehe unten).

Einrichtung in drei Schritten

1. Modul am Personentyp aktivieren

Das Gästelisten-Modul ist ausschließlich für Personentypen verfügbar, nicht für Gruppentypen.

1. Öffne den Personentyp (am einfachsten über den Admin-Link auf der Personen-Übersichtsseite)
2. Wechsle auf den Tab Mitwirkendenportal-Module
3. Setze den Haken bei Gästeliste
4. Entscheide dich für einen Modus:
5. Kostenlos — lass Ticket muss gekauft werden aus und wähle eine Ticketart. Sie wird für alle über das Modul ausgegebenen Gäste-Tickets verwendet.
6. Bezahlt — setze den Haken bei Ticket muss gekauft werden. Die Ticketart-Auswahl wird dann ausgeblendet — stattdessen musst du im Shop ein Produkt mit Personentyp-Voraussetzung Besucher anlegen (empfohlen: Maximal kaufbar 1). Details zu Produkten: Anlegen von Ticketarten, Produkten und Produktkategorien.

2. Kontingent-Feld im Personenformular anlegen

Damit Mitwirkende wissen, wie viele Gäste sie einladen dürfen, braucht das Personenformular ein Zahlenfeld mit der Spezialfunktion Maximale Gästezahl.

1. Gehe in das Formular, das für diesen Personentyp verwendet wird
2. Füge ein Zahlenfeld hinzu (oder öffne ein bestehendes)
3. Setze die Spezialfunktion auf Maximale Gästezahl

Ab sofort kannst du pro Person einen Wert vergeben. Das Portal zeigt Mitwirkenden ihr Kontingent an und verhindert, dass sie mehr Gäste als erlaubt eintragen.

Ohne dieses Feld oder ohne vergebenen Wert bleibt das Modul im Portal zwar sichtbar, aber eine Person kann keinen einzigen Gast eintragen. Wir empfehlen, die Einrichtung hiermit zu starten.

3. Projekteinstellungen anpassen

Vier projektbezogene Einstellungen steuern, wie das Modul den Mitwirkenden begegnet. Du findest sie unter Einstellungen → Projekt-Einstellungen → Tickets.

Einleitung Gästeliste — der Text, der oben im Modul angezeigt wird. Zweisprachig pflegbar. Nutze ihn, um Mitwirkenden die wichtigsten Regeln (Frist, Zugang, Kleiderordnung o.ä.) mitzugeben.

Felder im Gästelistenformular — ein Mehrfach-Auswahlfeld, das festlegt, welche Angaben Mitwirkende beim Eintragen eines Gastes machen müssen. Vorbelegt: Vorname, Nachname und E-Mail. Du kannst die Liste um weitere Felder aus dem VisitorPerson-Formular erweitern — etwa Telefon, Firma oder ein Anmerkungsfeld.

Vorname und Nachname sind immer Pflicht. E-Mail ist optional — fehlt sie, wird das Ticket bzw. der Shop-Link an die Adresse der einladenden Person verschickt.

Verzögerung Gäste-Einladungsmail (Minuten) — Standard: 5. Wirkt nur im kostenlosen Modus. Zwischen dem Eintragen und dem Versand der Einladung liegt dieses Zeitfenster. Es erfüllt zwei Zwecke:

• Stornofrist — wer einen Gast aus Versehen anlegt, kann ihn in diesem Fenster ohne Folgen wieder löschen. Es ging noch keine Mail raus.
• Sammelmail — mehrere Gäste mit derselben Empfänger-Adresse werden in einer einzigen Mail zusammengefasst. Ein Sponsor mit zehn Gästen auf seine Mailbox bekommt also eine Mail mit allen Tickets statt zehn einzelne.

Bei Wert 0 werden Einladungen sofort und einzeln versendet.

Gäste-Tickets versenden — Standard: an. Wirkt nur im kostenlosen Modus. Schalte die Einstellung aus, wenn du zunächst nur die Gäste sammeln und die Tickets erst zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. eine Woche vor dem Event) zentral rausschicken willst. Die Gäste-Personen und Ticket-Codes werden trotzdem angelegt — nur die Einladungsmail bleibt aus. Später versendest du die Tickets über die Aktion Per E-Mail versenden auf den markierten Gästen.

Im bezahlten Modus gilt diese Einstellung nicht. Dort bekommt der Gast sofort nach dem Eintragen eine Mail mit seinem persönlichen Shop-Link (Vorlage Mail Gästeliste Shoplink, ebenfalls in den Projekteinstellungen anpassbar). Sammeln oder Verzögern wäre hier sinnlos, weil jeder Gast einen eigenen owner-gebundenen Link braucht.

So erleben es Mitwirkende

Sobald Personentyp, Kontingent und Projekteinstellungen stehen, verschickst du den Portal-Link — entweder per Aktion „Link zum Mitwirkenden-Portal senden" oder über den Self-Login.

Im Portal öffnet die Mitwirkende:r das Modul Gästeliste und trägt einen Gast ein: Vorname, Nachname, E-Mail sowie alle weiteren Felder, die du konfiguriert hast. Der Gast erscheint sofort in der Liste; das verbleibende Kontingent zählt runter. Solange das Ticket (bzw. im bezahlten Modus das Einlösen des Shop-Links) noch nicht versendet/genutzt wurde, kann der Gast wieder entfernt werden.

Was nach dem Eintragen passiert

• Kostenloser Modus — festiware erzeugt für den Gast einen Ticket-Code und plant die Einladungsmail nach der konfigurierten Verzögerung. Werden in dem Fenster mehrere Gäste mit derselben Empfänger-Adresse eingetragen, bekommen sie eine Sammelmail. Wer storniert, bevor die Mail rausgeht, bleibt tickettechnisch sauber — der Code wird mit der Person gelöscht.

• Bezahlter Modus — festiware legt die Person (Typ Besucher) an und verschickt sofort die Shop-Link-Mail an den Gast. Ein Ticket-Code entsteht erst beim erfolgreichen Kauf — danach greift der normale Bestell-/Ticket-Flow, inkl. Ticket-PDF und Wallet.

Tipps und Hinweise

• Dubletten-Check: festiware erkennt einen Gast als Dublette anhand der Kombination aus E-Mail + Vorname + Nachname im Projekt. Wird die E-Mail nicht abgefragt (oder leer gelassen), fällt sie automatisch auf die Adresse der Mitwirkenden zurück — und der Check läuft dann effektiv über Vorname + Nachname. Anonyme Gäste ohne Namen (10× „Gast") gehen deshalb nicht über das Portal; dafür ist der Admin-Weg mit unterscheidbaren Dummy-Namen gedacht.

• E-Mail-Fallback: Bleibt das E-Mail-Feld beim Eintragen leer, nutzt festiware automatisch die Adresse der Mitwirkenden — nützlich für Plus-One-Situationen, bei denen die Gastgeber:in die Tickets selbst empfangen und weiterleiten will.

• Warnung bei falsch konfigurierter Ticketart: Wurde eine Ticketart gewählt, die später gelöscht oder anders eingerichtet wurde, bekommt die Admin-Rolle automatisch eine Benachrichtigung (per Mail und In-App). Pro Fehlerstelle wird maximal einmal pro Stunde benachrichtigt, damit der Posteingang nicht überläuft.

• Gästeliste und Check-in: Die über das Modul ausgegebenen Tickets verhalten sich wie alle anderen Tickets — sie lassen sich mit der festiware CheckIn-App scannen und in den Ticketcode-Übersichten filtern.

• Automatisierung im bezahlten Modus: Wenn du nach dem Eintragen eigene Aktionen auslösen willst (z.B. Slack-Notification, zusätzliche Reminder-Mail), richtest du einen Workflow-Trigger auf dem Personentyp Besucher ein.