Gruppenregistrierungen
Beim Registrieren von Gruppen über ein öffentliches Formular gibt es im Vergleich zur Personenregistrierung die Besonderheit, dass hier zusätzlich zu den normalen Feldern des Gruppenformulars eine Ansprechperson sowie Mitglieder der Gruppe (z.B. Travel Party) abgefragt werden können.
Inhalt
Abfrage der Ansprechperson
Es gibt 3 Varianten zur Abfrage der Ansprechperson einer Gruppe:
Variante 1: Abfrage über Feld 'Ansprechperson'
Die Ansprechperson kann über ein Feld vom Typ 'Ansprechperson-Formular' abgefragt werden. An der Stelle dieses Felds werden dann alle Felder aus dem mit dem Gruppenformular verknüpften Personenformular, die zur Ansicht im öffentlichen Formular aktiviert sind, angezeigt.
Das Ansprechperson-Feld wird am besten in einem eigenen Tab (z.B. 'Persönliche Daten' wie im Screenshot oben) eingebaut.
Mit dem Update im März 2025 wurde in allen Euren Gruppenformularen standardmäßig ein Ansprechperson-Feld am Ende des Formulars hinzugefügt. In der neuen Version der Formulare (erreichbar über Subdomain) wird nämlich die Ansprechperson nicht mehr immer starr am Ende es Formulars (im zweiten Tab) abgefragt, sondern dies kann nun an beliebiger Stelle passieren. In der alten Version der Formulare wird das Ansprechperson-Feld einfach ignoriert.
Außerdem kann in der alten Formular-Version (ohne Subdomains) nur Variante 1 genutzt werden. Hier sind die Tabs starr vorgegeben (1. Tab für Gruppe, 2. für Ansprechperson). Mehr Infos dazu hier.
Variante 2: Abfrage über 'Wiederholbares Formular'-Feld
Ist kein Feld vom Typ 'Ansprechperson' vorhanden, so wird die Ansprechperson bei der Abfrage der Gruppenmitglieder vorgenommen. Beim 'wiederholbares Formular'-Feld werden dann, wenn ein Haken bei 'ist Ansprechperson' gesetzt ist, alle Felder für die Ansprechperson angezeigt.
Im Gegensatz zur Variante 1 ist hier die Ansprechperson auch immer auch Teil der Mitglieder der Gruppe. Soll die Ansprechperson auch außerhalb der Mitglieder existieren können (z.B. als Bookerin, die nicht Teil einer Travel Party ist)
Variante 3: Gruppentypen ohne Ansprechperson
Ist beim Gruppentyp die Option 'Benötigt Ansprechperson' deaktiviert, so findet bei der Registrierung keine Abfrage der Ansprechperson statt. Ausnahme: Wenn eine Feld vom 'Ansprechperson' vorhanden ist (Variante 1).
In einem Nachbearbeitungsformular werden im Vergleich zum Registrierungsformular generell keine Daten zur Ansprechperson abgefragt. Ihre eigenen Daten kann eine Ansprechperson im Personenformular-Modul innerhalb des Mitwirkendenportals ändern.
Abfrage der Gruppenmitglieder
Über ein Feld vom Typ 'Wiederholbares Formular' können die Mitglieder eine Gruppe (z.B. Travel Party) abgefragt werden. Im Dialogfenster des Felds kann angegeben werden, welche Felder aus dem verknüpften Personenformular angezeigt werden sollen.
Begrenzung der Mitglieder
Beispiele:
max:3 Hiermit wird die Mitglieder-Zahl für alle Gruppen eines Typs auf 3 begrenzt.
max:travelparty_count Hiermit wird die Mitglieder-Zahl individuell pro Gruppe begrenzt. travelparty_count ist in diesem Beispiel der Feldname eines Zahlenfeldes im selben Formular. Bei Gruppe A könnte in diesem Feld z.B. 4 eingetragen sein, was die Mitgliederzahl auf 4 begrenzt. Bei Gruppe B könnte 2 eingetragen sein, was maximal 2 Mitglieder zur Folge hat, usw.
Abfrage einer Rolle
Im Gruppentyp können im Tab 'Allgemein' Rollen definiert werden.
Diese Rollen werden dann im 'Wiederholbares Formular'-Feld zur Auswahl angeboten. Es kann zudem beim Gruppentyp eingestellt werden, ob das Feld für Rolle ein Pflichtfeld sein soll.
Die Rolle wird bei einer Person immer im Zusammenhang mit einer Gruppe gespeichert. Ist eine Person z.B. Mitglied in mehreren Gruppen, so kann sie für jede Zugehörigkeit eine eigene Rolle haben.
Über die Option 'Rolle Pflichtfeld' kann eingestellt werden, ob die Angabe einer Rolle verpflichtend ist.
