Einsatzplanung im Mitwirkendenportal: Schichtzuweisung von Personal durch Dienstleister

Mit der Einsatzplanung im Mitwirkendenportal teilen externe Dienstleister ihr eigenes Personal selbst zu Schichten ein – ohne dass deine Orga jede Zuweisung zentral übernehmen muss. Die Ansprechperson einer Gruppe (zum Beispiel ein:e Disponent:in einer Security- oder Cateringfirma) öffnet im Portal eine Übersicht aller relevanten Schichten und setzt für jede Schicht eine Person aus dem eigenen Team ein.

Das ist besonders praktisch, wenn ein Partner viele Leute stellt und selbst am besten weiß, wer wann kann. Du gibst den Rahmen vor – welche Schichten, welche Teams, welche Regeln – und die Einteilung im Detail übernimmt die Gruppe.

Die Einsatzplanung ist ein eigenes Portal-Modul. Es erscheint als separate Kachel Einsatzplanung neben der persönlichen Kachel Termine. „Termine“ bleibt die Selbst-Eintragung für die eigene Person; die Einsatzplanung ist die Zuweisung für andere.

Voraussetzungen

Damit die Kachel Einsatzplanung bei einer Ansprechperson erscheint, müssen ein paar Dinge zusammenpassen:

1. Die Einsatzplanung ist in deinem Tarif freigeschaltet. Ist sie das nicht, taucht die Kachel nicht auf – melde dich in dem Fall bei uns.
2. Der Personentyp erlaubt die Einteilung. Am Personentyp der Mitglieder, die eingeteilt werden sollen, muss die Option Ansprechperson der Gruppe darf Mitglieder zu Schichten einteilen aktiv sein.
3. Die Gruppe ist einem oder mehreren Teams zugeordnet. Die Einsatzplanung zeigt genau die Schichten, die zu den Teams der Gruppe gehören (mehr dazu unter Welche Schichten erscheinen).
4. Die Schichten sind den Teams zugeordnet. Im Scheduler ordnest du Ereignisse und Jobs den passenden Teams zu – siehe Ereignisse im Scheduler zu Teams zuordnen.
5. Die Personen sind Mitglieder der Gruppe. Nur wer als Mitglied in der Gruppe steht, kann von der Ansprechperson eingeteilt werden. Wie du Ansprechpersonen selbst zu Mitgliedern machst, steht in Ansprechpersonen zu Mitgliedern machen.

Sind diese Punkte erfüllt, sieht die Ansprechperson beim nächsten Login die Kachel Einsatzplanung – neben den persönlichen Kacheln im Crew-Portal.

Einsatzplanung im Portal nutzen

So geht die Ansprechperson vor:

1. Im Mitwirkendenportal die Kachel Einsatzplanung öffnen.
2. Es erscheint eine Übersicht aller relevanten Schichten, gruppiert nach Bereich. Zu jeder Schicht gibt es ein Auswahlfeld.
3. Im Auswahlfeld eine Person aus dem eigenen Team auswählen – die Schicht ist damit zugewiesen.
4. Eine Zuweisung wieder entfernen, indem die Auswahl geleert wird.

Beim Öffnen eines Auswahlfelds erscheinen die einsetzbaren Personen zur Auswahl. Schichten, die bereits durch jemanden außerhalb der eigenen Gruppe besetzt sind, sind als belegt markiert.

Über das Feld Nach Bereich filtern lässt sich die Liste auf einzelne Bereiche eingrenzen, wenn der Plan groß ist.

Unter der Matrix zeigt eine Übersicht pro Person, wie viele Schichten und Stunden jede Person bereits hat – inklusive Hinweis, wenn jemand unter einer vereinbarten Mindestzahl liegt.

Damit kann die Gruppe ihren kompletten Einsatz eigenständig planen, und du siehst die Zuweisungen direkt im Scheduler.

Welche Schichten erscheinen

Die Einsatzplanung zeigt nur die Schichten der Teams, denen die Gruppe zugeordnet ist – nicht den gesamten Schichtplan der Veranstaltung. So sieht eine Verkehrsfirma nur Verkehrsschichten, ein Cateringpartner nur Cateringschichten.

Im Auswahlfeld einer Schicht erscheinen außerdem nur Personen, die für genau diese Schicht auch wirklich eingesetzt werden können. festiware prüft dabei automatisch:

• keine Überschneidung mit einer anderen Schicht derselben Person,
• eingehaltene Pausen- und Höchstarbeitszeit,
• Anwesenheit am betreffenden Tag,
• Zugehörigkeit zum passenden Team.

Wer eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, wird für die jeweilige Schicht gar nicht erst angeboten. Die Grundlagen zur automatischen Prüfung findest du in der Schichtplanung.

Onsite- und Offsite-Personal

Nicht jede Person einer Gruppe ist auch vor Ort im Einsatz. Eine Ansprechperson ist oft ein:e Disponent:in oder Bürokontakt, die selbst gar nicht auf dem Gelände arbeitet (offsite), während das eigentliche Schichtpersonal vor Ort ist (onsite).

Wenn du mit Kontaktkategorien arbeitest, berücksichtigt die Einsatzplanung diese Unterscheidung: Zur Einteilung werden dann nur Onsite-Personen angeboten. Offsite-Kontakte – etwa die Dispo, die nur koordiniert – erscheinen nicht im Auswahlfeld, auch wenn sie die Einteilung selbst vornehmen.

So bleibt die Auswahl sauber auf das tatsächlich anwesende Personal beschränkt. Ohne Kontaktkategorien steht das ganze Team zur Auswahl.

Hinweise

• Bereits begonnene oder abgeschlossene Schichten lassen sich nicht mehr ändern. Sie werden gesperrt angezeigt, damit eine laufende Einteilung nicht versehentlich verschoben wird. Zur nachträglichen Korrektur erfasster Zeiten siehe Zeiten abgeschlossener Schichten nachträglich korrigieren.
• Fremd belegte Schichten zeigen keinen Namen. Ist eine Schicht bereits durch jemanden außerhalb der eigenen Gruppe besetzt, erscheint nur der Hinweis belegt – aus Datenschutzgründen ohne Namen.
• Selbst-Eintragung und Einsatzplanung sind getrennt. Die Kachel Termine bleibt die persönliche Selbst-Eintragung. Soll sich eine Person nicht mehr selbst eintragen, sondern ausschließlich über die Einsatzplanung verplant werden, lässt sich am Personentyp die Option Selbst-Eintragung deaktivieren setzen.

Mehr zum Portal insgesamt findest du in Das Mitwirkenden-Portal.