🎯 Schichtplanungs-Tool – Jetzt wird’s übersichtlich!

Schluss mit Zettelwirtschaft und endlosen Excel-Tabellen: Mit dem neuen Schichtplanungs-Tool in festiware wird das Einteilen und Besetzen von Schichten zum Kinderspiel – schnell, klar, direkt.

Du findest die Schichtplanung im Plan unter dem Tab „Schichtplanung“ – gleich neben dem Scheduler. Und keine Sorge: Alles, was du hier änderst, ist automatisch auch im Scheduler sichtbar. Zwei Wege, eine Logik.

🛠 Einstellungen

Bevor du dich ins Schichtabenteuer stürzt, lohnt sich ein kurzer Blick in die Einstellungen. Du findest sie auf der Bearbeiten-Seite deines Plans. Hier kannst du dir das Leben leichter machen:

🧩 Schichtvorlagen – Einmal gebaut, immer benutzt

Stell dir vor, du musst für jeden Tag dieselben Schichten eintragen. Klingt nervig? Ist es auch – wenn du keine Schichtvorlagen nutzt!

Mit Vorlagen legst du wiederkehrende Zeiträume einmal fest und kannst sie dann beliebig oft verwenden. Zum Beispiel:

• Schichtvorlage 1
  • 02:00 – 10:00 (Nachtschicht)
  • 10:00 – 18:00 (Tagschicht)
  • 18:00 – 02:00 (Tagschicht)
• Schichtvorlage 2
  • 8:30 - 14:00 (Aufbau)
  • 13:30 - 19:00 (Aufbau)
• Diese Zeiten trägst du einfach als 2-10   , 10-18   und 18-2   ein – auch halbe Stunden sind erlaubt (10:30-18:30   , kein Problem).
• 👉 Pro Zeiteintrag kannst du auch eine Ereignisart zuweisen, etwa "Aufbau", "Abbau" oder "Nachtschicht". Praktisch, wenn du später wissen willst, wie viele harte Nachtschichten Max Mustermann schon hinter sich hat. (Ereignisarten müssen vorher natürlich einmal angelegt werden).

🧠 Personenauswahl-Felder – Wähle schlau!

Willst du bei der Auswahl deiner Helfer*innen mehr als nur Vor- und Nachname sehen? Kein Ding!

Hier kannst du zusätzliche Felder einblenden – z. B. „Arbeitserfahrung“, „Sprachkenntnisse“ oder „Kaffeemaschine bedienen: ja/nein“.

Und: Wenn das Feld in der Formulardefinition als filterbar markiert ist, bekommst du dafür sogar einen Filter spendiert. 🎁

🗓 Schichten planen – ganz easy

Jetzt kommt der spaßige Teil: die eigentliche Schichtplanung! Hier siehst du alle Bereiche deines Plans – und kannst direkt loslegen:

➕ Schichten anlegen

Neben jedem Bereich findest du einen „+“-Button. Draufgeklickt, Datum und Schichtvorlage auswählen – und zack! legt festiware dir die passenden Schichten für diesen Tag an. So einfach kann’s gehen.

🛎 Ereignisart & Personenzahl festlegen

• Klick auf die Ereignisart = ändern
• Klick auf die Personenzahl = anpassen
• Für jede Person, die du brauchst, wird ein leerer Job erstellt

✅ Grün = Schicht ist voll

❌ Rot = noch offene Positionen

🧍‍♀️🧍 Personen auswählen – Wer macht was?

Fehlt noch das Wichtigste: die Leute!

Klick auf ein leeres Feld bei einer Schicht – und schon öffnet sich die Personenauswahl. Hier findest du:

• Oben: Personen, die du schon ausgewählt hast
• Mitte: Suchfeld und Filter
• Unten: Ergebnisliste mit allen verfügbaren Personen

Tipp: In der Spalte „Schichten“ siehst du sofort, wo jemand bereits eingeplant ist. Falls’s irgendwo kracht im Terminplan, gibt’s hier ein Warn-Icon – besser vorher wissen als hinterher schwitzen!

✔️ Einfach per Checkbox auswählen – fertig!

Wenn du mit dem Personentyp-Filter arbeitest, erscheint übrigens noch ein zusätzlicher Filter für Workflowschritte. Für alle, die’s gerne ganz genau wissen wollen.

Schichteinteilung im Mitwirkendenportal (Stand: Herbst 2025)

Aktuell ist es noch nicht möglich, dass ein Team- oder Gruppenleiter im Mitwirkendenportal direkt Schichten für die Mitglieder auswählt und zuweisen kann - jedes Mitglied kann die eigenen Schichten nur persönlich auswählen und bestätigen.

Weitere Lösungen in diese Richtung sind bereits angedacht und geplant.

✅ Fazit: Schichtplanung muss nicht nerven

Mit dem Schichtplanungs-Tool in festiware hast du alles im Griff – schnell, strukturiert und (fast) stressfrei.

Ob Festival, Markt oder Großevent: Deine Crew weiß, wann sie wo sein muss – und du kannst dich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern. 🎉