Schichtplanung

Schichtplanung

Mit der Schichtplanung in festiware kannst du Arbeitsschichten für deine Veranstaltung anlegen, Personen zuweisen und dabei automatisch prüfen lassen, ob es zu Zeitkonflikten, fehlenden Ruhezeiten oder Überschreitungen der Tageshöchstarbeitszeit kommt.

Die Schichtplanung findest du innerhalb eines Plans unter dem Tab Schichtplanung — direkt neben dem Scheduler. Änderungen in der Schichtplanung werden automatisch mit dem Scheduler synchronisiert.

Plan vorbereiten

Bevor du mit der Planung loslegst, lohnt es sich, den Plan einzurichten. Diese Einstellungen findest du im Bearbeitungsformular deines Plans unter dem Tab Schichtplanung. Wie du überhaupt einen Plan anlegst, liest du unter Wie lege ich einen Plan in einem Projekt an?.

Schichtvorlagen anlegen

Wenn du regelmäßig die gleichen Zeiträume planst — etwa eine Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 oder eine Tagschicht von 08:00 bis 16:00 — kannst du diese als Schichtvorlagen speichern. So musst du beim Anlegen neuer Schichten nicht jedes Mal die Zeiten von Hand eingeben.

1. Öffne deinen Plan und wechsle in den Bearbeitungsmodus
2. Lege unter dem Tab Schichtplanung bei Schichtvorlagen eine neue Vorlage an
3. Trage den gewünschten Zeitraum ein (z.B. 22-6   oder 8-16  ). Halbe Stunden sind auch möglich (z.B. 8:30-16:30  )
4. Optional: Weise der Vorlage eine Ereignisart zu (z.B. "Aufbau", "Nachtschicht")
5. Optional: Weise der Vorlage ein Team zu — so werden beim Anlegen einer Schicht die erstellten Jobs automatisch diesem Team zugeordnet

Damit sparst du dir bei der späteren Planung viel Tipparbeit.

Personenauswahl anpassen

Wenn du Personen zu Schichten zuweist, siehst du standardmäßig Vor- und Nachname. Je nach Bedarf kannst du weitere Felder einblenden — etwa Sprachkenntnisse, Arbeitserfahrung oder andere Angaben, die bei der Zuweisung helfen.

1. Trage im selben Tab unter Felder für Personenauswahl die gewünschten Feldnamen ein
2. Filterbare Felder stehen in der Personenauswahl automatisch als Filter bereit

So hast du bei der Zuweisung alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Jobnamen pro Slot anzeigen

Wenn ein und dieselbe Schicht mehrere Rollen abdeckt — zum Beispiel "Kasse", "Einlasskontrolle" und "Springer:in" innerhalb einer einzigen Schicht — hilft es, die einzelnen Slots zu benennen. Standardmäßig zeigt die Schichtplanung nur die zugewiesene Person pro Slot. Mit der Option Jobnamen anzeigen erscheint zusätzlich der Jobname als kleine Beschriftung unter jedem Slot.

1. Öffne deinen Plan im Bearbeitungsmodus
2. Wechsle in den Tab Schichtplanung
3. Aktiviere Jobnamen anzeigen
4. Speichere den Plan

In der Schichtplanung erscheint ab sofort unter jedem Slot der Jobname in kleiner Schrift. Klicke auf den Namen, um ihn direkt im Plan zu ändern. Enter oder ein Klick außerhalb übernimmt die Änderung, Esc bricht ab.

Die Jobnamen bleiben am Job gespeichert und tauchen auch dort wieder auf, wo sonst auf Jobs verwiesen wird — etwa in Berechnungsfeldern auf Personen oder in Übersichtslisten.

Wenn die Option aktiv ist, ändert sich außerdem die Personenauswahl: Klickst du auf einen Slot, erscheint im Auswahlfenster oben der Jobname statt des allgemeinen Schichttitels. In der oberen Liste wird ausschließlich die für diesen Job eingetragene Person angezeigt — maximal eine. So weist du Personen direkt der richtigen Rolle zu, ohne bei mehreren Slots den Überblick zu verlieren.

So lässt sich auch bei mehrschichtigen Aufgaben auf einen Blick erkennen, wer welche Rolle in einer Schicht übernimmt.

Anwesenheitsfilter einrichten

Wenn deine Helfer nicht den gesamten Veranstaltungszeitraum vor Ort sind, möchtest du bei der Schichtzuweisung nur Personen sehen, die am betreffenden Tag auch tatsächlich anwesend sind. Dafür kannst du einen Anwesenheitsfilter einrichten.

Schritt 1 — Anwesenheitsfeld im Formular anlegen

Lege im Personen-Formular ein Feld mit einer der folgenden Spezialfunktionen an:

• Anwesenheitstage: Ein Auswahlfeld, in dem Helfer ihre Anwesenheitstage auswählen können. Die Optionen legst du als Auswahlmöglichkeiten im Feld an. Der angezeigte Label-Text ist frei wählbar (z.B. "Freitag 18.07."), aber der Wert muss einem bestimmten Format folgen, damit der automatische Filter funktioniert:
• 2026-07-18   — steht für einen ganzen Tag
• 2026-07-18_9-17   — steht für einen Zeitblock an diesem Tag (hier: 9 bis 17 Uhr)
• 2026-07-18_22-6   — funktioniert auch über Mitternacht (hier: 22 Uhr bis 6 Uhr morgens)
• Anwesend von / Anwesend bis: Zwei separate Datumsfelder, mit denen Helfer ihren Anwesenheitszeitraum als Von-Bis-Spanne angeben.

Welche Variante du wählst, hängt davon ab, wie deine Helfer ihre Anwesenheit angeben: Tageweise (z.B. "ich bin Freitag und Samstag da") oder als zusammenhängender Zeitraum ("ich bin von Freitag bis Sonntag da").

Schritt 2 — Feld in die Plan-Einstellungen eintragen

Trage den Feldnamen des Anwesenheitsfeldes (bzw. beider Felder bei der Von/Bis-Variante) unter Felder für Personenauswahl in den Plan-Einstellungen ein — wie oben unter Personenauswahl anpassen beschrieben.

Was dann passiert: Wenn du in der Schichtplanung die Personenauswahl öffnest, wird der Anwesenheitsfilter automatisch auf den Zeitraum der jeweiligen Schicht gesetzt.

So siehst du direkt nur Personen, die an diesem Tag verfügbar sind. Du kannst den Filter bei Bedarf manuell anpassen oder zurücksetzen.

Überschneidende Zeitblöcke: Wenn eine Person mehrere Anwesenheitszeiträume angegeben hat, die sich überschneiden — z.B. "Freitag 9–13 Uhr" und "Freitag 10–17 Uhr" — wird sie auch für Schichten vorgeschlagen, die in die Schnittmenge dieser Zeiträume fallen. Eine Schicht von 10–15 Uhr passt in beide Blöcke und die Person erscheint korrekt in der Auswahl. Der Filter prüft alle überlappenden Zeitblöcke und stellt sicher, dass die Schicht vollständig abgedeckt ist.

Arbeitszeitregeln festlegen

Um sicherzustellen, dass Helfer nicht überlastet werden oder zu wenig Pause zwischen Schichten haben, kannst du zwei optionale Grenzwerte definieren. Diese Einstellungen gelten projektübergreifend für alle Pläne und findest du in den Projekteinstellungen unter dem Reiter Scheduler:

• Mindestruhezeit (Stunden): Die Mindestanzahl an Stunden Pause zwischen zwei Schichten einer Person. Wird diese Grenze unterschritten, zeigt festiware bei der Personenzuweisung eine Warnung an.
• Max. Arbeitsstunden pro Tag: Die maximale Arbeitszeit pro Kalendertag. Wird dieses Limit überschritten, erscheint ebenfalls eine Warnung.

Wenn du ein Feld leer lässt, ist die jeweilige Prüfung deaktiviert. Wie die Warnungen bei der Personenzuweisung aussehen, siehst du unter Ruhezeiten und Tageslimits im Blick behalten.

Diese Einstellungen erzeugen Warnungen — sie verhindern eine Zuweisung nicht. Du entscheidest selbst, ob du die Warnung beachtest oder die Person trotzdem einplanst.

Schichten planen

Neue Schichten für einen Bereich anlegen

Jeder Bereich in deinem Plan hat einen +-Button, über den du neue Schichten erstellen kannst.

1. Klicke auf das + neben dem gewünschten Bereich
2. Wähle ein Datum und eine Schichtvorlage aus
3. Die Schicht wird angelegt und erscheint im Plan

Ereignisart, Team und Personenzahl anpassen

Nach dem Anlegen kannst du die Details einer Schicht noch anpassen:

• Klicke auf die Ereignisart, um sie zu ändern
• Klicke auf das Team, um die Team-Zuordnung zu ändern. Es öffnet sich ein Mehrfachauswahlfeld — du kannst einer Schicht beliebig viele Teams zuweisen. Wenn du in der Schichtvorlage bereits ein Team hinterlegt hast, wird es automatisch vorausgewählt. Bei mehreren zugewiesenen Teams erscheint in der Spalte der Text mehrere Teams; fahre mit der Maus darüber, um alle Namen zu sehen.
• Klicke auf die Personenzahl, um festzulegen, wie viele Helfer diese Schicht benötigt. Neue Jobs erben die Team-Zuordnung der Schicht

Die Farbmarkierung zeigt dir den Besetzungsstatus: Grün bedeutet, alle Plätze sind belegt. Rot zeigt an, dass noch offene Positionen vorhanden sind.

Personen zuweisen

Die Personenauswahl verwenden

Um einer Schicht Helfer zuzuweisen, klicke auf einen leeren Personenplatz. Es öffnet sich die Personenauswahl mit drei Bereichen:

• Oben: Bereits zugewiesene Personen
• Mitte: Suchfeld und Filter
• Unten: Ergebnisliste mit allen verfügbaren Personen

In der Spalte Schichten siehst du für jede Person, welche anderen Schichten sie bereits hat. So erkennst du auf einen Blick, ob jemand noch Kapazitäten frei hat.

Wenn du Jobnamen anzeigen aktiviert hast, bezieht sich die Personenauswahl auf den einzelnen Job: Im Auswahlfenster erscheint der Jobname, und die obere Liste zeigt nur die für diesen Slot eingetragene Person — maximal eine.

Filter werden automatisch gesetzt: Wenn du die Personenauswahl öffnest, setzt festiware zwei Filter automatisch vor:

• Team-Filter: Wenn du der Schicht Teams zugewiesen hast, werden genau diese Teams voreingestellt — du siehst sofort nur Helfer:innen aus den relevanten Teams.
• Anwesenheitsfilter: Wenn du einen Anwesenheitsfilter eingerichtet hast, wird er automatisch auf den Zeitraum der jeweiligen Schicht gesetzt — du siehst nur Personen, die in diesem Zeitraum verfügbar sind.

Du kannst beide Filter jederzeit manuell anpassen oder zurücksetzen.

Zeitkonflikte erkennen und vermeiden

Wenn du eine Person auswählst, die bereits in einer anderen Schicht eingeplant ist, die sich zeitlich mit der neuen Schicht überschneidet, wird das in der Personenauswahl direkt sichtbar:

• Neben der betroffenen Schicht erscheint ein rotes Zeitkonflikt-Badge
• Die Schichtangabe wird farblich hervorgehoben

So siehst du sofort, wenn eine Doppelbelegung droht, und kannst eine andere Person wählen oder die Schichtzeiten anpassen.

Ruhezeiten und Tageslimits im Blick behalten

Wenn du in den Einstellungen eine Mindestruhezeit oder ein Tageslimit konfiguriert hast, prüft festiware bei jeder Personenauswahl automatisch, ob diese Grenzen eingehalten werden:

• Ruhezeit: Ein orangefarbenes Badge erscheint, wenn der Abstand zwischen zwei Schichten einer Person die konfigurierte Mindestruhezeit unterschreiten würde. Das Tooltip zeigt dir den genauen Grenzwert an (z.B. "Mindestruhezeit von 11 h").
• Tageslimit: Ein blaues Badge erscheint, wenn die gesamte Arbeitszeit einer Person an einem Kalendertag das konfigurierte Maximum überschreiten würde. Auch hier zeigt das Tooltip den Grenzwert an (z.B. "Tagesmaximum von 10 h").

Die Warnungen beziehen sich immer auf die Schicht, die du gerade zuweisen möchtest, im Verhältnis zu allen bereits geplanten Schichten dieser Person.

Die Prüfung berücksichtigt auch Schichten, die über Mitternacht gehen. Bei der Tageslimit-Berechnung wird jeder Kalendertag einzeln betrachtet — eine Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 zählt also anteilig für beide Tage.

Schichten im Mitwirkendenportal

Allgemeines zum Portal findest du unter Das Mitwirkenden-Portal. In diesem Abschnitt geht es um die Schicht-spezifischen Möglichkeiten.

Wenn du möchtest, dass Helfer sich selbst zu Schichten zuweisen können, gibt es zwei Wege:

• Modul "Termine" im Mitwirkendenportal: Helfer sehen im Portal einen eigenen Bereich, in dem sie verfügbare Schichten auswählen können.
• Feldtyp "Ereignisauswahl" im Formular: Du kannst ein Feld vom Typ Ereignisauswahl in ein Personen-Formular einbauen — z.B. in ein Anmelde- oder Nachbearbeitungsformular. Die Schichtauswahl ist dann direkt Teil des Formulars.

Beide Varianten nutzen dieselben Einstellungen zur Ereignisauswahl (Ereignisarten, Bereichsarten, Team-Filter usw.), die du im Personen- oder Gruppentyp konfigurierst.

Einrichtung

1. Öffne den gewünschten Personen- oder Gruppentyp in Nova
2. Wechsle zum Tab Mitwirkendenportal-Module
3. Aktiviere das Modul Termine

4. Konfiguriere bei Bedarf die Detaileinstellungen: - Ereignisarten / Bereichsarten: Legt fest, welche Schichten zur Auswahl stehen - Nur Team-Jobs: Zeigt nur Jobs an, die zu den bestätigten Teams der Person gehören - Direkte Ereignis-Zuweisung: Bietet statt einzelner Jobs ganze Ereignisse zur Auswahl an - Ganze Tage: Zeigt Tage statt Uhrzeiten an - Nur ein Bereich: Beschränkt die Auswahl auf einen einzelnen Bereich - Vergebene Ereignisse verbergen: Blendet bereits vollständig besetzte Schichten aus (statt sie nur auszugrauen) - Zeitbeschränkung: Legt fest, wie viele Tage nach dem ersten Speichern noch Änderungen möglich sind

Diese Einstellung ist typübergreifend — sie gilt für alle Projekte, die diesen Personen- oder Gruppentyp verwenden.

Wie es für Helfer aussieht

Helfer sehen im Mitwirkendenportal die verfügbaren Schichten und können sich selbst zuweisen. Jede Person wählt ihre eigenen Schichten — eine Zuweisung durch Team- oder Gruppenleiter für andere Mitglieder ist nicht möglich.

Tipps und Hinweise

"Jobs ausklappen"-Ansicht: Im Scheduler gibt es die Option, Jobs als einzelne Ereignisboxen darzustellen. Diese Ansicht dient nur der Übersicht — Änderungen an Schichten oder Zuweisungen sind in dieser Ansicht nicht möglich. Wenn du Schichten bearbeiten möchtest, deaktiviere diese Ansicht.

Synchronisation mit dem Scheduler: Die Schichtplanung und der Scheduler-Tab arbeiten mit denselben Daten. Änderungen, die du in der Schichtplanung vornimmst, sind sofort im Scheduler sichtbar und umgekehrt.