Zeiten abgeschlossener Schichten nachträglich korrigieren

Manchmal stimmen die erfassten Zeiten einer bereits abgeschlossenen Schicht nicht: Jemand hat das Auschecken vergessen, die Pause wurde falsch eingetragen oder der Check-out kam zu spät. Damit du das nachträglich geradeziehen kannst, gibt es im Admin-Bereich die Aktion Zeiterfassung korrigieren. Sie überschreibt die gespeicherten Zeiten, informiert die betroffene Person automatisch und hält die Änderung nachvollziehbar fest.

Diese Funktion steht zur Verfügung, wenn die Zeiterfassung für deine Instanz aktiv ist.

Wer darf Zeiten korrigieren

Das nachträgliche Korrigieren ist bewusst eingeschränkt, weil es bereits erfasste Arbeitszeiten verändert. Es hängt am Recht timetracking_administrate.

Standardmäßig haben dieses Recht nur die Rollen Admin und Universal Supervisor. Wenn weitere Rollen korrigieren können sollen, weist du das Recht im Admin-Bereich unter Benutzer-Rollen der jeweiligen Rolle zu.

Ohne dieses Recht ist die Aktion gar nicht sichtbar — normale Schichtplanung und Bestätigung bleiben davon unberührt.

Zeiten einer abgeschlossenen Schicht korrigieren

1. Öffne die abgeschlossene Schicht, deren Zeiten du anpassen möchtest.
2. Wähle die Aktion Zeiterfassung korrigieren.
3. Passe die Werte an: Check-In Zeit, Check-Out Zeit und Pause (Minuten). Die Felder sind mit den aktuell gespeicherten Werten vorbelegt.
4. Trage unter Grund der Korrektur eine kurze Begründung ein. Das ist ein Pflichtfeld.
5. Führe die Aktion aus.

Die eingetragenen Werte ersetzen die bisher gespeicherten. Änderst du nichts, passiert auch nichts — es wird dann weder gespeichert noch eine Benachrichtigung verschickt.

Damit sind die Zeiten der Schicht korrigiert.

Was dabei automatisch passiert

Sobald eine Korrektur gespeichert wird, löst festiware zwei Dinge aus:

• Die betroffene Person erhält automatisch eine E-Mail mit der Information, dass die erfassten Zeiten ihrer Schicht angepasst wurden, inklusive der geänderten Werte.
• Bei der Person wird ein Kommentar protokolliert: wer die Korrektur vorgenommen hat, welcher Wert von alt auf neu geändert wurde und die angegebene Begründung.

So bleibt jede nachträgliche Änderung transparent und nachvollziehbar.

Gut zu wissen

Bei einer abgeschlossenen Schicht lässt sich das Pausenfeld nicht mehr direkt bearbeiten. Korrekturen laufen bewusst nur über die Aktion Zeiterfassung korrigieren, damit die Person informiert und die Änderung protokolliert wird.

Wie Mitwirkende ihre Zeiten selbst eintragen und wie die Bestätigung im Mitwirkendenportal funktioniert, liest du unter Zeiterfassung: IST-Zeiten im Mitwirkendenportal erfassen und bestätigen.