Pässe scannen und einlösen: Wie Pass und NFC-Tag zusammenspielen

Wenn du vor Ort Verpflegung, Gutscheine, Material oder Arbeitszeiten über einen Scan abwickelst, willst du zwei Dinge sicher wissen: dass ein Pass an jeder Station gleich funktioniert – und dass ein verlorener Pass nicht mehr missbraucht werden kann. Dieser Artikel erklärt, wie festiware einen gescannten Pass einer Person zuordnet und wann ein Pass abgewiesen wird.

Was beim Scannen passiert

An jeder Station läuft der Scan gleich ab – egal ob Verpflegungsausgabe, Gutschein-Einlösung, Materialausgabe oder Zeiterfassung. festiware erkennt die Person auf zwei Wegen:

über den NFC-Chip, der beim Scannen ausgelesen wird, oder
über den QR-Code bzw. die Pass-Nummer auf dem gedruckten Pass.

Beide Wege führen zur selben Person. Ob die Crew an der Essensausgabe einen Chip an die App hält oder den aufgedruckten QR-Code scannt, macht keinen Unterschied.

Weil alle Stationen denselben Weg nutzen, verhält sich festiware überall gleich: Ein Pass, der an der Verpflegung funktioniert, funktioniert auch bei Gutscheinen, beim Material und bei der Zeiterfassung.

Gedruckte Pässe ohne NFC-Chip funktionieren trotzdem

Nicht jeder Pass hat einen NFC-Chip. Ein Pass, der nur gedruckt wurde, lässt sich trotzdem an jeder Station einlösen – über die Pass-Nummer im QR-Code. Du musst also nicht erst für jede Person einen Chip hinterlegen, damit ihr Pass nutzbar ist. Der gedruckte Pass allein reicht.

Verlorene oder ersetzte Pässe werden abgewiesen

Wenn ein Pass entwertet wurde – etwa weil er verloren ging und durch einen neuen ersetzt wurde –, wird er an jeder Station abgewiesen. Die Person kann damit weder Verpflegung noch Gutscheine, Material oder Zeiterfassung einlösen. So lässt sich ein gefundener oder weitergegebener alter Pass nicht missbrauchen.

Maßgeblich ist immer der gültige Pass der Person, nicht der einzelne Chip. Hat eine Person mehrere gültige Pässe oder Chips, wird ihr Kontingent – zum Beispiel die Essensportionen – trotzdem nur einmal verbraucht.

Einen Pass entwertest du im festiware-Backend über die Pass- bzw. NFC-Tag-Verwaltung der jeweiligen Person.

Chip nachträglich zuordnen

Ist eine Person schon eingecheckt und bekommt erst danach einen Chip – Chip vergessen, defekt, zurückgegeben oder der Check-in lief über die App –, ordnest du ihn über die Aktion NFC-Tag nachbuchen auf der Detailseite der Person zu. Den Check-in dafür noch einmal auszuführen ist nicht nötig und würde die Ticket Codes erneut entwerten.

Detailseite der Person öffnen und NFC-Tag nachbuchen wählen.
Chip-UID eintragen oder auswählen.
Hält die Person mehrere eingelöste Tickets, den passenden Ticket Code wählen.

Die Aktion erscheint nur bei eingecheckten Personen und nur, wenn Check-in und NFC-Modus aktiv sind. Du brauchst beim Personentyp die Stufe Supervisor oder mindestens Manager im Bereich NFC-Tags (siehe Rollen und Berechtigungen). Vor dem Check-in gibst du Chips wie gewohnt über Person einchecken aus.

Ist der Chip noch einer anderen Person gültig zugeordnet, weist festiware ihn ab – löse ihn dort zuerst über Zuordnung löschen. Ein zurückgegebener, entwerteter Chip lässt sich dagegen direkt neu vergeben.

Ist ein Cashless-System angebunden, bleibt das Häkchen An Cashless-System senden gesetzt – sonst kennt die Kasse den Chip nicht. Findet festiware keinen eindeutigen eingelösten Ticket Code, hängt der Chip nur an der Person: Verpflegung, Gutscheine und Material funktionieren, das Cashless-System erhält die UID aber nicht.

Damit ist der Chip zugeordnet und an allen Stationen einsetzbar.

Wenn festiware die Chip-Zuweisung ablehnt

Beim Zuweisen prüft festiware, ob wirklich ein Chip gescannt wurde und ob er frei ist. Diese Prüfungen gelten sowohl im Admin-Bereich als auch in der Check-in-App. Wird eine Zuweisung abgelehnt, liegt es an einem dieser drei Fälle:

Der Ticketcode wurde statt des Chips gescannt. Zielt der Scanner auf den Barcode oder QR-Code des Tickets, überträgt er den Ticketcode — nicht die Chipnummer. Halte den Chip an das Gerät und wiederhole die Zuweisung. Ohne diese Prüfung entstünde ein Eintrag, der wie ein zugewiesener Chip aussieht, während die Person tatsächlich keinen funktionierenden Chip hat.

Der Chip gehört noch einer anderen Person. Löse ihn dort zuerst über Zuordnung löschen, danach lässt er sich neu vergeben. Ein zurückgegebener, entwerteter Chip ist davon nicht betroffen — den kannst du direkt wieder ausgeben.

Die Chipnummer ist unlesbar. Das passiert, wenn etwas anderes als eine Chipnummer im Feld landet. Eine gescannte Shop-Adresse des Cashless-Anbieters ist dabei kein Problem: festiware liest die Chipnummer daraus heraus und verwendet sie.

Die Meldungen erscheinen auf Englisch, weil sie direkt von der Schnittstelle kommen. „Please scan the chip, not the barcode" ist der erste Fall, „still registered to another person" der zweite.

Zwei Dinge lehnt festiware bewusst nicht ab, weil sie am Einlass Absicht sind: derselbe Chip nochmal für dieselbe Person (etwa nach einem Timeout oder Doppelscan) und ein Chip, der noch keiner Person gehört.

Prüfungen erst mitlaufen lassen

Unter Prüfungen bei der Chip-Zuweisung durchsetzen in den Einstellungen entscheidest du, ob abgelehnt oder nur protokolliert wird. Solange die Option aus ist, führt festiware jede Zuweisung wie bisher aus und schreibt die Entscheidung ins Protokoll. So lässt sich vorab sehen, was eine Ablehnung treffen würde, ohne den Einlass zu blockieren.

Schalte die Option nicht mitten in einer Veranstaltung ein. Ein abgelehnter Chip braucht dann jemanden, der die alte Zuordnung löst — und das kostet an einer Warteschlange Zeit, die niemand hat.

Damit ist sichergestellt, dass ein zugewiesener Chip auch wirklich der Chip in der Hand des Gastes ist.

An welchen Stationen das gilt

Das Verhalten ist überall identisch:

Verpflegung – Essens- und Verzehrkontingente
Gutscheine – Verzehr- und Wertgutscheine
Material – Ausgabe und Rücknahme
Zeiterfassung – Ein- und Auschecken von Schichten