Passdruck in festiware – Anleitung und Konfiguration

🧾 Einleitung: Was ist der Passdruck und warum ist er sinnvoll?

Der Passdruck in festiware ermöglicht dir die Erstellung professioneller, personalisierter Ausweise für alle Arten von Veranstaltungsteilnehmer:innen – egal ob Gäste, Künstler:innen, Helfer:innen oder VIPs. Die Pässe enthalten wichtige Informationen wie Namen, Rollen, Bilder oder QR-Codes und können in verschiedenen Formaten automatisch generiert und gedruckt werden.

Durch den Einsatz von individuell gestaltbaren Pässen:

• 🔒 erhöhst du die Sicherheit beim Einlass,
• ⚡ beschleunigst du den Check-in-Prozess und
• 🎟️ verbesserst du die Außenwirkung deiner Veranstaltung durch einheitliches und professionelles Auftreten.

🛠️ Voraussetzungen & Grundeinstellungen

Damit der Passdruck in deinem Projekt aktiviert werden kann, musst du zuerst die grundlegende Konfiguration in den Projekteinstellungen vornehmen:

1. Passdruck aktivieren

• Navigiere zu: Projekte → Bearbeiten → Pässe
• Aktiviere die Checkbox „Pass-Funktion aktivieren“

2. Event-Pass-Vorlage gestalten

• Ein HTML-Editor steht zur Verfügung.

  Verwende Twig-Template-Syntax zur Individualisierung.

  Beispielhafte Platzhalter:

  • Name: {{ name }}
  • Rolle: {{ role }}
  • Bild (wenn aktiviert): <img src="{{ image }}">
  • QR-Code (wenn aktiviert): {{ qrcode|raw }}

📌 Hinweis: Die Optionen „Passbild“ und „QR-Code auf Pass drucken“ müssen über separate Checkboxen aktiviert werden.

3. Unterstützte Passformate

Folgende Layouts/Formate stehen zur Auswahl:

- Brother CZ1005
- ID-1 Quer (Scheckkartenformat)
- ID-1 Hoch (Scheckkartenformat)
- A7 Quer
- A7 Hoch
- A6 Quer
- A6 Hoch
- 69,85 x 38,1 mm (Zebra Labels)
- 90 x 60 mm (Zebra Labels)

4. Passfoto und Seitenverhältnis

• Aktiviere die Checkbox „Passbild“, damit ein Foto auf dem Pass erscheint. In der Vorlage holst du es mit <img src="{{ image }}"> an die passende Stelle.
• Wähle darunter das „Seitenverhältnis Passbild“:
  • Quadratisch (1:1) – die Voreinstellung, passend zu den mitgelieferten Vorlagen
  • Passbild hochkant (35:45) – das klassische Passbild-Format

Damit steht fest, in welcher Form Fotos auf dem Pass landen. Zuschneiden musst du sie nicht von Hand vorbereiten, das passiert im Passdruck selbst – siehe Passfoto zuschneiden.

🧩 Verfügbare Twig-Variablen

🖨️ Drei Wege zum Passdruck

🟦 1. Mehrere Personen gleichzeitig (Seriendruck)

• Gehe in die Personenübersicht
• Wähle die Personen aus, für die Du Pässe erstellen willst: Aktionen → Pässe erstellen
• Ergebnis: Eine PDF-Datei mit allen Pässen
• Du wirst per Benachrichtigung (Glockensymbol in der oberen Navigation) informiert, sobald alle Pässe generiert wurden

🟦 2. Einzelpassdruck

• Gehe zur Detailansicht einer Person
• Klicke auf: Pass Drucken
• Das System generiert direkt eine PDF-Datei für diese eine Person und lädt sie herunter
• Beim individuellen Passdruck hast du die Möglichkeit, Name, Rolle und Zugangsberechtigung nochmal einzeln zu setzen.
• Ist ein Printserver eingerichtet, kannst du im Feld Drucker direkt einen Drucker wählen – der Pass wird dann sofort gedruckt statt als PDF geöffnet.

🟦 3. Passdruck über die CheckIn-App

• Beim Einlass wird der Ticketcode gescannt

  Sofern festiware in deinem Projekt Pässe erstellt erscheint in der App die Option:

  • Pass automatisch drucken
  • Alternativ kannst Du manuell auf „Pass Drucken“ tippen, funktioniert auch für bereits entwertete Tickets, z.B. falls der Pass verloren wurde.

✂️ Passfoto zuschneiden

Hochgeladene Fotos haben selten genau das Format, das auf den Pass gehört: Handybilder sind hochkant, andere zeigen viel zu viel Hintergrund. Damit auf dem Pass nur der gewünschte Ausschnitt erscheint, bringst du das Foto beim Einzelpassdruck selbst in Form.

Ausschnitt beim Einzelpassdruck wählen

1. Öffne die Detailansicht der Person und starte Pass Drucken.
2. Im Dialog erscheint oben das Feld Passfoto mit dem aktuellen Foto der Person. Daneben steht, welches Seitenverhältnis für das Projekt eingestellt ist.
3. Verschiebe das Bild mit der Maus und stelle die Größe über Zoom ein. Der Rahmen behält immer das eingestellte Seitenverhältnis – was du im Rahmen siehst, wird gedruckt.
4. Mit Zurücksetzen holst du die Ausgangslage zurück, über Anderes Bild wählen lädst du ein neues Foto hoch – oder du nimmst mit Mit Kamera aufnehmen direkt eines auf (siehe unten).
5. Sobald du im Rahmen etwas veränderst – verschieben, zoomen, ein neues Foto laden oder aufnehmen – erscheint darunter Passfoto der Person ersetzen. Das Häkchen ist vorausgewählt: Der Ausschnitt wird dann nicht nur gedruckt, sondern auch als Foto der Person gespeichert. Beim nächsten Pass ist er also schon da.
6. Führe die Aktion aus – der Pass entsteht mit genau diesem Ausschnitt.

Hinweis: Bleibt das Häkchen bei Passfoto der Person ersetzen gesetzt, ist der Ausschnitt ab dann das Foto der Person – auch für künftige Pässe. Nimm es heraus, wenn der Ausschnitt nur für diesen einen Pass gelten soll; das Foto im Profil bleibt dann unverändert.

Foto direkt mit der Kamera aufnehmen

Sitzt die Person gerade vor dir – am Akkreditierungstisch oder beim Einlass – brauchst du keinen Umweg über Foto machen, speichern und hochladen. Im Feld Passfoto steht dafür Mit Kamera aufnehmen.

1. Klicke auf Mit Kamera aufnehmen. Beim ersten Mal fragt dein Browser um Erlaubnis für die Kamera – bestätige das für diese Seite.
2. Es erscheint ein Live-Bild in genau dem Rahmen, in dem anschließend zugeschnitten wird. Was du im Rahmen siehst, ist der Bereich, der auf den Pass kommt.
3. Sind mehrere Kameras angeschlossen – etwa eine externe Webcam am Tisch – wählst du die richtige neben den Schaltflächen aus.
4. Foto aufnehmen hält das Bild an und legt es direkt in den Zuschneide-Rahmen. Du kannst es danach also noch verschieben und zoomen.
5. Mit Abbrechen schließt du die Kamera, ohne ein Foto zu übernehmen.

Hinweis: Das Foto wird nicht gespiegelt, sondern so gedruckt, wie die Kamera es sieht. Ob es auch als Foto der Person gespeichert wird, entscheidet das Häkchen Passfoto der Person ersetzen – bei einer frischen Aufnahme willst du das normalerweise.

Mitwirkende schneiden ihr Foto selbst zu

Am schnellsten geht der Passdruck, wenn die Fotos schon im richtigen Format ankommen. Dafür gibt es den Feldtyp Passfoto (Zuschnitt + Kamera): Mitwirkende laden ihr Foto nicht nur hoch, sondern wählen selbst den Ausschnitt – im Anmeldeformular und im Mitwirkendenportal. Ein späteres Nachschneiden von Hand entfällt damit meistens.

So stellst du das Feld um:

1. Öffne im Admin-Bereich das Formular und dort das Foto-Feld zum Bearbeiten.
2. Wähle unter Feldtyp die Option Passfoto (Zuschnitt + Kamera) statt Foto-upload.
3. Speichere das Feld mit Ändern.

Hinweis: Die beiden Feldtypen speichern identisch. Du kannst also jederzeit zwischen ihnen wechseln, ohne dass bereits hochgeladene Fotos verloren gehen.

Was Mitwirkende dann sehen: statt eines reinen Datei-Uploads zwei Schaltflächen – und daneben das Seitenverhältnis, das für dein Projekt eingestellt ist.

Nach der Auswahl erscheint derselbe Zuschneide-Rahmen wie beim Einzelpassdruck: Bild ziehen, über Zoom die Größe wählen, mit Zurücksetzen von vorn beginnen.

Ein bereits gespeichertes Foto wird einfach angezeigt und nicht von allein neu zugeschnitten. Zum Austauschen entfernt man es über das × an der Vorschau, danach steht der Zuschnitt wieder bereit.

Der Kamera-Knopf verhält sich wie im Admin-Bereich – auf dem Handy öffnet er die Handykamera, was für ein Passfoto meist der bequemste Weg ist.

Damit kommen die Fotos bereits im richtigen Ausschnitt an, und der Passdruck läuft ohne Nacharbeit durch.

Seriendruck und Fotos aus dem Portal

Beim Seriendruck gibt es keinen Dialog zum Zuschneiden, genauso bei Fotos aus einem reinen Foto-upload-Feld. Diese Fotos schneidet festiware automatisch mittig auf das eingestellte Seitenverhältnis zu – verzerrt wird also nichts. Sitzt ein Gesicht dabei ungünstig, drucke den Pass für diese Person einzeln nach und setze den Ausschnitt von Hand – oder lass Mitwirkende den Ausschnitt gleich selbst wählen.

Damit landen alle Fotos im richtigen Format auf dem Pass – ob du sie selbst zuschneidest oder festiware es übernimmt.

🔑 Wer darf Pässe sehen, bearbeiten und löschen?

Die Liste aller erzeugten Pässe ist ein eigener Bereich im Backend. Wer dort hineinkommt und was er tun darf, hängt an zwei Berechtigungen:

Ein Pass und sein NFC-Tag sind zwei Seiten desselben Ausweises — deshalb teilen sie sich die Berechtigungen aus Bereiche & Zugänge. Wer alle Personen und Gruppen verwaltet, sieht die Pässe ebenfalls. Die Rolle Admin hat beides.

Hinweis: Beim endgültigen Löschen verschwindet auch das Passfoto, das beim Drucken zugeschnitten wurde. Ein normal gelöschter Pass lässt sich dagegen wiederherstellen. Neue Pässe entstehen ausschließlich über die Druck-Aktionen, nicht über diese Liste.

Wo Berechtigungen vergeben werden, steht in Rollen und Berechtigungen.

🛠️ Technische Voraussetzungen:

Der festiware Printserver bedient nicht mehr nur die CheckIn-App, sondern auch den Druck direkt aus dem Backend – also den Serien- und den Einzeldruck. Das Drucker-Auswahlfeld wird in den Druck-Dialogen immer angezeigt – so siehst du auf einen Blick, ob ein Drucker verbunden ist. Ist kein Drucker erreichbar, bleibt es beim gewohnten PDF-Verhalten.

• Die festiware Printserver-Hard- und Software muss im lokalen Netzwerk des mobilen Geräts installiert sein.
• In den App-Einstellungen in deiner festiware Instanz kann jedem Endgerät ein individueller Drucker zugewiesen werden.
• Es ist möglich, dass alle Check-In Geräte die Druckaufträge auf denselben Drucker schicken.

• Die Druckerserver-URL kann zentral angepasst werden unter:

  → Systemeinstellungen → Einstellungen zu Personen → „Druckerserver URL“

🌐 Druck im lokalen Netzwerk (Direkt-Druck aus dem Browser)

Normalerweise schickt festiware die Druckaufträge serverseitig an deinen Druckerserver – das setzt voraus, dass der Druckerserver aus dem Internet erreichbar ist. Manche Setups haben den Drucker aber nur im lokalen Netzwerk vor Ort (z. B. am Check-in-Counter), ohne Erreichbarkeit von außen.

Für genau diesen Fall gibt es die Option „Druck im lokalen Netzwerk“: Der Druckauftrag geht dann direkt aus deinem Backend-Browser an den Druckerserver im selben Netzwerk – festiware selbst muss den Drucker gar nicht erreichen.

Aktivieren

• → Systemeinstellungen → Einstellungen zu Personen → „Druck im lokalen Netzwerk“

Voraussetzungen

• Backend-Rechner (Browser) und Druckerserver sind im selben lokalen Netzwerk.
• Der Druckerserver ist über gültiges HTTPS erreichbar.

✅ Zusammenfassung