Verzehrgutscheine verwalten: Gutscheinarten, Ausgabe und Abrechnung

Verzehrgutscheine — im System schlicht Gutscheine — sind elektronische Essens- und Getränkemarken. Sie entsprechen dem klassischen Bon, mit dem sich jemand am Stand ein Essen oder ein Getränk abholt, nur dass festiware festhält, wer ihn ausgestellt hat, wem er gehört und bei wem er eingelöst wurde. Genau das macht die spätere Abrechnung mit den Standbetreibenden möglich.

Dieser Artikel beschreibt die Verwaltung: Gutscheinarten anlegen, Gutscheine ausgeben und am Ende abrechnen. Wie die Ausgabe vor Ort in der CheckIn App abläuft, steht in Essensbestellungen in festiware.

Gutscheine oder Mahlzeiten?

Beide Wege bilden Verpflegung ab, sie sind aber getrennt: Ein Gutschein wird nie gegen eine Mahlzeit aus dem Catering-Modul eingelöst.

Gutscheine Mahlzeiten (Catering)
Zeitbindung keine, jederzeit einlösbar nur im Ausgabezeitraum
Zuordnung zum Standbetrieb ja, Abrechnung möglich nein
Buchung durch die Person selbst nein, nur im Backend ja, über das Mitwirkendenportal
Planung des Bedarfs schwach, freies Kontingent stark, personengenau je Mahlzeit

Faustregel: Mehrere Foodtrucks oder Bars, an denen frei gewählt werden darf, sprechen für Gutscheine. Ein festes Crew-Essen zu einer festen Zeit spricht für Mahlzeiten. Gutscheine sind dabei nicht auf Verpflegung beschränkt — genauso lässt sich damit ein T-Shirt am Merch-Stand abholen.

Voraussetzungen

  • Rolle: Zum Ausstellen und Verwalten brauchst du Voucher Manager oder Voucher Supervisor. Voucher Observer darf nur lesen. Details in Rollen und Berechtigungen.
  • Erkennung vor Ort: Jede Person, die Gutscheine einlösen soll, braucht etwas Maschinenlesbares — einen NFC-Chip beziehungsweise ein Bändchen oder einen Pass mit Chip, oder alternativ einen persönlichen QR-Code. Beides funktioniert.
  • Systemeinstellungen: Für den NFC-Weg müssen unter Alle Einstellungen die Optionen Check-In über festiware mit NFC-Tag und Check-In über APP mit NFC-Tag aktiv sein.
  • App-Benutzer: Der Zugang, mit dem sich das Gerät an der Ausgabe anmeldet, braucht die Berechtigung Food Vouchers — sonst bietet die App den Gutschein-Modus gar nicht an.

Schritt 1: Gutscheinarten anlegen

Eine Gutscheinart ist die Sorte des Bons, zum Beispiel „1× Essen", „1× Getränk" oder „Schnitzel mit Pommes". Du findest sie unter Alle Einstellungen → Gutscheinarten. Jede Art hat einen Namen, ein Kürzel und optional eine Beschreibung. Gutscheinarten gehören zum Projekt, in dem du sie anlegst.

Wichtig: Das Kürzel verknüpft die ausgestellten Gutscheine mit ihrer Art. Ändere es nicht mehr, sobald Gutscheine dieser Art im Umlauf sind — die bereits ausgestellten verlieren sonst ihre Zuordnung. Der Name lässt sich jederzeit gefahrlos anpassen.

Solange im Projekt keine einzige Gutscheinart existiert, blendet festiware den Menüpunkt Gutscheine aus. Wenn du ihn also vermisst, ist das der erste Ort zum Nachsehen.

Schritt 2: Standbetrieb als Person anlegen

Ein Gutschein wird nicht ins Leere entwertet, sondern immer bei jemandem eingelöst. Diese annehmende Seite muss als Person vom Typ Vendor im System existieren — also die Person am Foodtruck, an der Bar oder am Merch-Stand.

Auch sie braucht einen eigenen Chip oder QR-Code, denn in der App meldet sie sich damit an, bevor sie Gutscheine annimmt. In der Praxis hat sich dafür eine Plastikkarte mit Foto bewährt. Fehlt diese Person, lassen sich Gutscheine zwar einlösen, aber am Ende nicht abrechnen.

Schritt 3: Gutscheine ausstellen

Gutscheine werden immer im Backend ausgegeben — Mitwirkende können sich selbst keine buchen oder aufstocken.

  1. Wähle unter Personen eine Person aus oder markiere gleich mehrere, etwa alle Künstler:innen.
  2. Klicke auf Aktionen → Gutscheine ausstellen.
  3. Trage je Gutscheinart die gewünschte Anzahl ein. Arten, die leer bleiben, werden übersprungen.
  4. Wähle unter Berechnung, wie die Zahl zu verstehen ist (siehe unten).
  5. Optional: Hinterlege eine Beschreibung, zum Beispiel den Grund für die Ausgabe. Sie hängt anschließend an jedem erzeugten Gutschein.

Die drei Berechnungsarten

Der Unterschied ist entscheidend, wenn die ausgewählten Personen bereits unterschiedlich viele Gutscheine haben.

Berechnung Bedeutung Beispiel bei Eingabe 5
Hinzufügen Die Menge wird zum Bestand addiert. Wer 3 hat, hat danach 8.
Aufstocken Es wird bis zur eingetragenen Zahl aufgefüllt, nie darüber hinaus. Wer 3 hat, bekommt 2 dazu; wer 0 hat, bekommt 5.
Überschreiben Wie Aufstocken, aber überzählige Gutscheine werden gelöscht. Wer 8 hat, behält 5; drei noch nicht eingelöste werden entfernt.

Bereits eingelöste Gutscheine bleiben in jedem Fall unangetastet. „Aufstocken" ist der übliche Weg, wenn alle auf denselben Stand gebracht werden sollen, ohne dass jemand doppelt bekommt.

Kontrolle an der einzelnen Person

Im Tab Journey einer Person siehst du beide Seiten:

  • Erhaltene Gutscheine — was diese Person bekommen hat, inklusive Herausgeber:in und Einlösestatus.
  • Angenommene Gutscheine — bei einer Vendor-Person: was sie am Stand entgegengenommen hat.

Auswertung und Abrechnung

Die vollständige Liste findest du unter Catering → Gutscheine. Jeder Gutschein trägt einen Status:

  • Offen — ausgestellt und noch einlösbar
  • Eingelöst — bei einer Vendor-Person entwertet, mit Zeitpunkt
  • Entwertet — zurückgezogen, nicht mehr verwendbar

Über den Filter Aktueller Status grenzt du die Liste darauf ein. Die Kennzahlen über der Liste zeigen Gutscheine nach Art, nach Status, nach Standbetrieb sowie den jeweiligen Wert — damit ist auf einen Blick erkennbar, wie viel bei wem zusammengekommen ist.

Für die Abrechnung stehen drei Aktionen bereit:

  • Einlösestatistiken herunterladen — die Auswertung je Standbetrieb, Grundlage der Vergütung.
  • Übersicht als Tabellenexport — alle Gutscheine als Tabelle zur Weiterverarbeitung.
  • Eingelöste Vouchers importieren — Nacherfassung, wenn vor Ort ohne App gearbeitet wurde, etwa mit Papierlisten.

Wenn etwas fehlt

  • Der Menüpunkt „Gutscheine" ist nicht da. Im Projekt existiert noch keine Gutscheinart — lege zuerst eine an. Erscheint auch Gutscheinarten nicht, ist das Modul für deine Instanz nicht freigeschaltet; melde dich in dem Fall beim Support.
  • Die Aktion „Gutscheine ausstellen" fehlt. Deinem Benutzer fehlt die Rolle Voucher Manager oder Voucher Supervisor.
  • Die App zeigt keinen Gutschein-Modus. Dem angemeldeten App-Benutzer fehlt die Berechtigung Food Vouchers.
  • Die App erkennt die Person, zeigt aber nichts an. Die Ursachen und ihre Prüfreihenfolge stehen in Essensbestellungen in festiware.

Weiterführend

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