Zeiterfassung mit der Check-in-App: Schichten ein- und auschecken
Mit der Check-in-App erfasst du die Arbeitszeiten deiner Mitwirkenden direkt vor Ort: Eine Schichtleitung scannt die Person in eine Schicht ein – und am Ende wieder aus. So entstehen die Ist-Zeiten genau dort, wo gearbeitet wird, ohne dass jemand etwas von Hand nachtragen muss.
Wichtig: Die App ist für deine Schichtleitungen gedacht, nicht für die Mitwirkenden selbst.
Das Ein- und Auschecken übernimmt eine organisationsinterne, vertrauenswürdige Person – typischerweise die Schichtleitung. Die App ist nicht dafür gedacht, dass Mitwirkende ihre Schichten selbst eintragen.
Wenn die Mitwirkenden ihre Zeiten selbst erfassen sollen, nutze dafür das Mitwirkendenportal.
Wozu die Zeiterfassung in der App
Auf einem Festival kennt die Schichtleitung die tatsächlichen Zeiten am besten: Wer war wirklich da, wann ging's los, wann war Schluss. Genau diese Ist-Zeiten hält die App fest – durch einen kurzen Scan beim Kommen und beim Gehen.
Weil die Schichtleitung den Scan selbst durchführt, gilt eine so erfasste Zeit sofort als bestätigt. Es braucht keinen weiteren Freigabeschritt im Nachhinein.
Damit hast du die gearbeiteten Zeiten direkt im System, ohne Zettelwirtschaft.
Eine Schicht ein- und auschecken
Das Einchecken läuft immer über zwei Scans:
- Die Schichtleitung scannt zuerst ihren eigenen Tag (Teamlead-Tag).
- Danach scannt sie den Tag der Person, die ihre Schicht beginnt.
- Die App bestätigt den Check-in – die Schicht läuft jetzt.
Zum Beenden scannt die Schichtleitung die Person erneut und schließt die Schicht ab. Die App speichert die tatsächliche Start- und Endzeit.
Die Schichtleitung sieht in der App jederzeit unter Laufende, betreute Schichten, welche Schichten gerade offen sind, und kann sie von dort beenden.
Damit ist die Arbeitszeit der Person sauber erfasst – von Hand muss nichts mehr nachgetragen werden.
Bons beim Ein- und Auschecken drucken
Beim Einchecken kann festiware einen Check-in-Bon drucken, beim Auschecken eine Stundenübersicht. Ist ein Bon-Drucker angeschlossen, läuft der Beleg direkt dorthin; ohne Drucker bekommst du den Bon stattdessen als PDF zum Herunterladen.
Auf beide Bons kannst du eigene Hinweistexte drucken – etwa Sicherheits- und Kontaktinfos, eine Notfallnummer oder einen Gruß zum Schichtende. Diese Texte legst du je Projekt fest, sodass jede Veranstaltung ihre eigenen Infos mitführt.
Öffne dazu dein Projekt im Admin-Bereich zum Bearbeiten und wechsle auf den Tab Scheduler. Dort findest du drei Felder:
- Bon: Hinweistext Check-in – erscheint im Info-Block des Check-in-Bons. Zeilenumbrüche werden so übernommen, wie du sie eingibst.
- Bon: Hinweistext Check-out – derselbe Info-Block, aber auf der Stundenübersicht beim Auschecken.
- Bon: Fußzeile (Projekt) – eine Zeile am unteren Ende beider Bons, zum Beispiel eine Jobs-URL.
Die Hinweistexte verstehen Markdown: **Text** wird fett, und du kannst Tabellen und Aufzählungen einbauen – praktisch für eine kompakte Regel-Übersicht auf dem Bon.
Lässt du ein Hinweistext-Feld leer, druckt der jeweilige Bon einfach keinen Info-Block. Die Projekt-Fußzeile überschreibt die instanzweite Standard-Fußzeile; bleibt sie leer, gilt die Standard-Fußzeile.
Die Felder erscheinen, sobald die Zeiterfassung für dein Projekt aktiv ist. Damit trägt jeder Bon genau die Infos, die zu dieser Veranstaltung passen – ohne dass du am Beleg selbst etwas anpassen musst.
Nur eine laufende Schicht pro Person
Eine Person kann nicht an zwei Orten gleichzeitig arbeiten. Deshalb lässt festiware keine zweite laufende Schicht zu, solange für dieselbe Person noch eine Schicht offen ist (eingecheckt, aber noch nicht ausgecheckt).
Wird eine Person gescannt, die bereits eine laufende Schicht hat, zeigt die App den Hinweis Schicht läuft bereits – zusammen mit der betreffenden Schicht: um welche es geht, in welchem Bereich, seit wann sie läuft und wer eingecheckt hat. Direkt darunter gibt es den Button Diese Schicht beenden.
So kann die Schichtleitung die alte Schicht sofort abschließen und danach die neue starten – und zwar auch dann, wenn eine andere Schichtleitung die Person ursprünglich eingecheckt hatte.
Das verhindert von vornherein, dass sich zwei Schichten überschneiden und doppelt abgerechnet werden.
Damit bleibt pro Person immer höchstens eine Schicht aktiv – und du ersparst dir das mühsame Aufräumen überlappender Zeiten im Nachhinein.
Mehrere auf einmal: Sammelaktion „Erschienen markieren"
Im Admin-Bereich kannst du auch ohne App mehrere Personen auf einmal einchecken: Wähle in der Schichten-Übersicht die gewünschten Schichten aus und führe die Aktion Erschienen markieren aus.
Ist dabei eine Person, die bereits eine laufende Schicht hat, wird genau diese eine übersprungen – alle anderen werden ganz normal eingecheckt. Wie viele übersprungen wurden, zeigt festiware dir im Anschluss an. Die Auswahl bricht also nicht komplett ab, nur weil eine Person schon arbeitet.
Damit kannst du große Gruppen in einem Schritt einchecken und musst dich nur noch um die wenigen Sonderfälle kümmern.
Ist in deinem Projekt die minutengenaue Zeiterfassung (festiware Professional) aktiv, werden Erschienen markieren und Absolviert markieren standardmäßig ausgeblendet – dort hältst du die Zeit einzeln über Arbeitszeit erfassen fest. Möchtest du die Sammel-Aktionen zusätzlich anbieten, aktiviere im Backend unter Einstellungen → Aktionen die Option Erschienen/Absolviert ohne individuelle Zeiterfassung zulassen. Mehr dazu unter Schnell mehrere Schichten als erschienen oder absolviert markieren.
Zusammenspiel mit dem Mitwirkendenportal
App und Mitwirkendenportal erfassen Zeit auf zwei unterschiedliche Arten – das ist Absicht:
- Die App rechnet die tatsächlich gescannte Zeit ab. Eine Überschneidung mit dem ursprünglich geplanten Zeitfenster blockiert sie nicht – maßgeblich ist, was vor Ort wirklich passiert ist.
- Das Mitwirkendenportal ist strenger: Reichen Mitwirkende dort eine Schicht ein, die sich mit einer anderen geplanten Schicht überschneidet, wird das abgelehnt.
Beide Wege führen zur selben Zeiterfassung, nur aus unterschiedlicher Perspektive. Wie die Selbsterfassung im Portal funktioniert, liest du unter Zeiterfassung im Mitwirkendenportal.
Eine über die App erfasste und damit sofort bestätigte Schicht lässt sich im Portal nicht per „Zurückziehen" entfernen – der Scan der Schichtleitung gilt bereits als Bestätigung.
Damit weißt du, welcher Weg für welchen Zweck der richtige ist: die App für die Erfassung durch deine Schichtleitungen vor Ort, das Portal für die Selbsterfassung durch die Mitwirkenden.
Zusatzinfos auf dem Bon: das Feld „Details“
Manchmal soll auf dem Bon ein Hinweis stehen, der nur für eine bestimmte Schicht gilt — etwa welches Material auszugeben ist oder eine kurze Anweisung. Dafür gibt es das Freitextfeld Details.
Jede Schicht hat dieses Feld (z. B. für Material oder Hinweise). Was du dort einträgst, erscheint automatisch auf dem Bon beim Ein- und Auschecken. Um es für eine einzelne Schicht zu setzen, öffne die Schicht und trage deinen Text im Feld Details ein.
Details für mehrere Schichten auf einmal setzen
Wenn mehrere Schichten denselben Hinweis bekommen sollen, musst du sie nicht einzeln bearbeiten:
- Öffne die Übersicht Jobs/Schichten.
- Kreuze links die Schichten an, die denselben Hinweis bekommen sollen.
- Öffne das Menü Aktionen und wähle Details setzen.
Gib anschließend den Text ein und bestätige mit Aktion ausführen. Der Hinweis wird auf alle markierten Schichten geschrieben.
Schichten, für die du keine Bearbeitungsrechte hast, werden dabei übersprungen und in der Rückmeldung ausgewiesen.
Das Feld „Details“ gehört zur Zeiterfassung (Professional-Tarif) und ist nur sichtbar, wenn diese aktiv ist. Für die Massenbearbeitung brauchst du das Recht zur Schichtverwaltung.
Damit landet dein Hinweis zuverlässig auf dem Bon der jeweiligen Schicht.