Termine aus dem Scheduler per E-Mail versenden

Mit festiware kannst du allen beteiligten Personen (z. B. Volunteers, Artists oder Crew) ihre individuellen Termine und Schichten direkt per E-Mail zusenden – inklusive .ics-Datei (iCal) zum Download sowie einer persönlichen Kalender-URL, über die Änderungen automatisch synchronisiert werden.

🔒 Berechtigungen

Für den Versand benötigst du:

Zugriff auf die jeweilige Personenübersicht (z. B. Volunteers oder Artists)

Zur Konfiguration benötigst du:

Projektleitungs- oder Adminrechte

🧭 Vorgehen: Termine versenden

Die Termine werden im scheduler geplant, aber versendet wird über die Personenübersicht!

So funktioniert’s:

Navigiere im Projekt zu einer Personenliste (z. B. Volunteers, Artists, Teammitglieder, etc.)
Wähle die gewünschten Personen per Checkbox aus
Klicke im Aktionsmenü auf „Termine per E-Mail zusenden“
Die ausgewählten Personen erhalten:
- Eine E-Mail mit Text und Terminübersicht zu den persönlich relevanten Terminen
- Eine .ics-Datei zum Herunterladen mit den persönlich relevanten Terminen
- Eine persönliche iCal-URL für Kalenderabos zu den persönlich relevanten Terminen

📌 Hinweis: Die Termine werden auf Basis der im Scheduler zugewiesenen Ereignisse / Jobs generiert.

🧾 E-Mail-Inhalte & Anpassung

Der Inhalt der Mail ist anpassbar unter:

Projekteinstellungen → Vorlagen → „Mail Termine“

Standard-Vorlage:

<p>Hallo {{$firstname}},</p>
<p>In dieser Email erhälst du deine Termine und Schichten einmal aufgelistet, aber vor allem auch als Download für deinen Kalender.</p>

<p>
@if($calendarText)
    Folgende Termine liegen aktuell für dich vor:<br><br>
    {{$calendarText}}
@else
    Aktuell liegen keine Termine für dich vor.
@endif
</p>

<p>
    Um deine Termine in deinen Kalender zu exportieren, folge dem Link:<br>
    <a href="{{$calendarRoute}}">Mein festival 2025</a>
</p>

📌 Auch der Betreff der Mail kann in der Vorlage angepasst werden.

🗓️ Format der Termine in der iCal-Datei

Die Einträge in der herunterladbaren Kalenderdatei (.ics) folgen einem konfigurierbaren Format.

Standardformat:

:name @:area

Beispiel: Einlass @ Haupteingang

Verfügbare Platzhalter:

Platzhalter	Beschreibung
`:name`	Bezeichnung des Termins
`:area`	Einsatzbereich
`:description`	Beschreibung der Tätigkeit (falls vorhanden)

Du kannst diese kombinieren oder anpassen – derzeit stehen nur diese drei Platzhalter zur Verfügung.

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❓FAQ

Wo kann ich die Inhalte der Mail ändern?

→ Unter Projekteinstellungen → Vorlagen → „Mail Termine“

Was passiert bei späteren Änderungen im Scheduler?

→ Personen, die ihre iCal-URL im Kalender eingebunden haben, bekommen automatisch die aktualisierten Termine.

Wie lange ist der Kalenderlink gültig?

→ Dauerhaft, solange die Person und das Projekt in festiware bestehen.

✅ Tipps

Versende Termine zeitnah vor Veranstaltungsbeginn – idealerweise mit Hinweisen auf Briefings oder Treffpunkte
Erwähne wichtige Infos im Mailtext