Wie du Managementpersonen in festiware korrekt abbildest
🧑💼 Wie du Managementpersonen in festiware korrekt abbildest
Hier lernst du, wie du in festiware Managementkontakte – z. B. Booking-Agenturen, technische Koordinator:innen oder Projektleitungen – sauber und funktional in Gruppenstrukturen integrierst.
🧩 Grundsätzlich: Was ist eine Ansprechperson?
In festiware hat jede Gruppe eine Ansprechperson. Diese Person:
- vertritt die Gruppe organisatorisch,
- ist die erste Kontaktperson im System (z. B. für Booking, Orga, Abrechnung),
- erhält den Portalzugang zur Gruppe, wenn das vorgesehen ist.
Die Ansprechperson ist nicht automatisch ein Mitglied der Gruppe – sie kann, muss aber nicht „mitkommen“ oder an der Veranstaltung teilnehmen.
⚠️ Technische Einschränkung (Stand: Juni 2025)
Aktuell kann pro Gruppe nur eine einzige Ansprechperson definiert werden.
Es ist nicht möglich, mehrere spezifische Kontakte (z. B. Booking + Technik + Abrechnung) direkt im System als getrennte Ansprechpartner:innen zu pflegen bzw. anzuschreiben.
đź› Workarounds:
- Weitere Ansprechpersonen als Mitglieder anlegen → mit Rolle: „Technik“, „Buchhaltung“, etc.
- Zusätzliche Kontaktfelder im Gruppenformular verwenden → z. B. „Technischer Kontakt E-Mail“, „Verantwortlich für Social Media“
Diese Einschränkung ist bekannt – eine flexiblere Lösung ist in Planung.
🧠Was ist der Unterschied zwischen Ansprechperson & Mitglied?
| Merkmal | Ansprechperson | Gruppenmitglied |
|---|---|---|
| Offizieller Gruppenkontakt | ✅ Ja | ❌ Nein |
| Portalzugang zur Gruppe | ✅ Ja | ❌ Nur wenn Portal für Mitglieder aktiviert ist |
| Wird beim Check-In erwartet | ❌ Nein | ✅ Ja (wenn sie als Mitglied erfasst ist) |
| On-Site-Angaben (Verpflegung, Unterkunft etc.) | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Hat Rolle in der Gruppe | ❌ Nein (nicht möglich) | ✅ Ja (frei wählbar) |
âś… Best Practice: Management als Ansprechperson + ggf. Mitglied
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Management ist nur für Kommunikation zuständig | 👉 Nur als Ansprechperson eintragen |
| Management ist vor Ort aktiv (z. B. Betreuung, Aufbau) | 👉 Zusätzlich als Mitglied mit Rolle „Management“, oder „Musiker:in“ eintragen. |
| Es gibt mehrere Ansprechpersonen | 👉 Hauptperson = AnsprechpersonWeitere Kontakte = Mitglied mit Rolle + separate Felder im Formular |
🔧 So trägst du das im System ein
Ansprechperson-Feld im Gruppenformular verwenden (Typ: Ansprechperson-Formular)
Bei Bedarf: dieselbe Person auch im Mitgliederfeld hinzufĂĽgen
- Rolle: z. B. „Manager:in“, „Technischer Kontakt“
- Dann stehen dieser Person auch Felder wie Unterkunft, Ernährung, Anreise etc. zur Verfügung
🧠Merksätze
„Die Ansprechperson organisiert – die Mitglieder kommen mit.“
„Wer Kontakt ist, wird Ansprechperson.“ „Wer mitmacht, wird zusätzlich Mitglied.“
⚙️ Technischer Hintergrund
- Die Ansprechperson ist nicht ĂĽber die Pivottabelle zwischen Gruppen und Personen verknĂĽpft, sondern intern als Owner in der Gruppe verknĂĽpft
- Deshalb kann sie keine Rolle haben und wird nicht in Mitgliederlisten gefĂĽhrt.
- Nur Mitglieder erscheinen in On-Site-Auswertungen, Akkreditierungslisten und Rollenfilterungen.