Wie du Managementpersonen in festiware korrekt abbildest

🧑💼 Wie du Managementpersonen in festiware korrekt abbildest

Hier lernst du, wie du in festiware Managementkontakte – z. B. Booking-Agenturen, technische Koordinator:innen oder Projektleitungen – sauber und funktional in Gruppenstrukturen integrierst.

🧩 Grundsätzlich: Was ist eine Ansprechperson?

In festiware hat jede Gruppe eine Ansprechperson. Diese Person:

vertritt die Gruppe organisatorisch,
ist die erste Kontaktperson im System (z. B. für Booking, Orga, Abrechnung),
erhält den Portalzugang zur Gruppe, wenn das vorgesehen ist.

Die Ansprechperson ist nicht automatisch ein Mitglied der Gruppe – sie kann, muss aber nicht „mitkommen“ oder an der Veranstaltung teilnehmen.

⚠️ Technische Einschränkung (Stand: Juni 2025)

Aktuell kann pro Gruppe nur eine einzige Ansprechperson definiert werden.

Es ist nicht möglich, mehrere spezifische Kontakte (z. B. Booking + Technik + Abrechnung) direkt im System als getrennte Ansprechpartner:innen zu pflegen bzw. anzuschreiben.

🛠 Workarounds:

Weitere Ansprechpersonen als Mitglieder anlegen → mit Rolle: „Technik“, „Buchhaltung“, etc.
Zusätzliche Kontaktfelder im Gruppenformular verwenden → z. B. „Technischer Kontakt E-Mail“, „Verantwortlich für Social Media“

Diese Einschränkung ist bekannt – eine flexiblere Lösung ist in Planung.

🧭 Was ist der Unterschied zwischen Ansprechperson & Mitglied?

Merkmal	Ansprechperson	Gruppenmitglied
Offizieller Gruppenkontakt	✅ Ja	❌ Nein
Portalzugang zur Gruppe	✅ Ja	❌ Nur wenn Portal für Mitglieder aktiviert ist
Wird beim Check-In erwartet	❌ Nein	✅ Ja (wenn sie als Mitglied erfasst ist)
On-Site-Angaben (Verpflegung, Unterkunft etc.)	❌ Nein	✅ Ja
Hat Rolle in der Gruppe	❌ Nein (nicht möglich)	✅ Ja (frei wählbar)

✅ Best Practice: Management als Ansprechperson + ggf. Mitglied

Situation	Empfehlung
Management ist nur für Kommunikation zuständig	👉 Nur als Ansprechperson eintragen
Management ist vor Ort aktiv (z. B. Betreuung, Aufbau)	👉 Zusätzlich als Mitglied mit Rolle „Management“, oder „Musiker:in“ eintragen.
Es gibt mehrere Ansprechpersonen	👉 Hauptperson = Ansprechperson Weitere Kontakte = Mitglied mit Rolle + separate Felder im Formular

Situation

Empfehlung

Management ist nur für Kommunikation zuständig

👉 Nur als Ansprechperson eintragen

Management ist vor Ort aktiv (z. B. Betreuung, Aufbau)

👉 Zusätzlich als Mitglied mit Rolle „Management“, oder „Musiker:in“ eintragen.

Es gibt mehrere Ansprechpersonen

👉 Hauptperson = Ansprechperson

Weitere Kontakte = Mitglied mit Rolle + separate Felder im Formular

🔧 So trägst du das im System ein

Ansprechperson-Feld im Gruppenformular verwenden (Typ: Ansprechperson-Formular)
Bei Bedarf: dieselbe Person auch im Mitgliederfeld hinzufügen
- Rolle: z. B. „Manager:in“, „Technischer Kontakt“
- Dann stehen dieser Person auch Felder wie Unterkunft, Ernährung, Anreise etc. zur Verfügung

🧠 Merksätze

„Die Ansprechperson organisiert – die Mitglieder kommen mit.“

„Wer Kontakt ist, wird Ansprechperson.“ „Wer mitmacht, wird zusätzlich Mitglied.“

📃 Ansprechperson (AP) nachträglich ändern

Die Ansprechperson einer Gruppe kann im Backend nachträglich geändert werden, indem die entsprechende Gruppe im Bearbeitungsmodus geöffnet und dort die AP angepasst wird.

Im Mitwirkendenportal ist eine Änderung aktuell nicht möglich.

⚙️ Technischer Hintergrund

Die Ansprechperson ist nicht über die Pivottabelle zwischen Gruppen und Personen verknüpft, sondern intern als Owner in der Gruppe verknüpft
Deshalb kann sie keine Rolle haben und wird nicht in Mitgliederlisten geführt.
Nur Mitglieder erscheinen in On-Site-Auswertungen, Akkreditierungslisten und Rollenfilterungen.