Check-in-Fortschritt im Blick behalten: die Statusmatrix

Während des Einlasses willst du wissen, wo es steht: Welches Team ist da, wo fehlt noch die Hälfte, wer ist angemeldet, hat aber kein Ticket. Die Statusmatrix zeigt das als Tabelle über allen Teams, direkt über der Personenliste. Kein Durchzählen, kein Export.

Die Statusmatrix ist eine Beta-Funktion und pro Instanz zuschaltbar. Wenn du sie nutzen möchtest, melde dich bei uns.

Die Übersicht finden und lesen

Die Matrix sitzt oben auf jeder Personenliste, sowohl bei einem einzelnen Personentyp wie Helfer:innen oder Crew als auch unter Alle Personen. Sie erscheint, sobald im Projekt die erste Person eingecheckt ist.

Jede Zeile ist ein Team. Das Dreieck vor dem Namen klappt die Untergruppen auf und zu, und festiware merkt sich pro Personenliste, was du geöffnet hattest.

Die wichtigste Regel beim Lesen: Ein übergeordnetes Team zeigt die Summe seines gesamten Zweigs, nicht nur die Personen, die direkt daran hängen. Steht bei einem Kreis 48 von 141, sind alle Untergruppen mitgezählt. Klappst du auf, siehst du, welche Untergruppe den Rückstand verursacht.

Rechts stehen die Kennzahlen: Ticket ist die Anzahl der Personen mit Ticket-Code, Eingecheckt die Quote mit Fortschrittsbalken. Grün heißt nahezu vollständig, rot deutlicher Rückstand. Fällt dir eine große Lücke zwischen Ticket-Zahl und Teamgröße auf, fehlen dort noch Ticket-Codes; wie du die erzeugst, steht unter Ticket-Codes für Personen und Gruppen erstellen.

In der Kopfzeile steht die Gesamtquote der gewählten Liste. Damit hast du auf einen Blick, wie weit der Einlass insgesamt ist.

Einzelne Status als Spalten einblenden

Standardmäßig zeigt die Matrix nur den Einstiegs-Status deines Workflows, bei Helfer:innen also etwa Helfer Registriert. Alles andere blendest du selbst ein: Über Columns öffnest du die Liste aller Status des Workflows und hakst an, was du sehen willst. Default (entry only) setzt auf die Ausgangsansicht zurück.

Auch diese Auswahl bleibt pro Personenliste erhalten. Die Einlassleitung kann sich also andere Spalten einstellen als die Crew-Koordination.

Einen eigenen Workflow-Status für eingecheckte Personen brauchst du dafür nicht, die Spalte Eingecheckt arbeitet unabhängig vom Workflow. Wenn du den Check-in trotzdem im Workflow abbilden willst, findest du die Einrichtung unter Workflow-Schritt automatisch beim Check-in setzen.

Damit siehst du nicht nur, wie viele da sind, sondern in welcher Phase die Fehlenden hängen.

Den Tagesverlauf lesen

Auf breiten Bildschirmen bekommt jeder Tag eine eigene Spalte mit den Check-ins dieses Tages. So erkennst du, wann die Anreise stattfand und wann Ruhe war: Ein Punkt statt einer Zahl heißt, an diesem Tag kam niemand.

Die Spalten beginnen beim ersten Check-in und reichen bis heute, höchstens 30 Tage zurück. Liegen ältere Check-ins davor, steht ihre Anzahl als Hinweis unter der Tabelle.

Von der Zahl zur Namensliste

Jede Zahl in der Matrix ist ein Link. Ein Klick auf die Zahl unter Eingecheckt öffnet die Personenliste, gefiltert auf dieses Team und auf eingecheckte Personen. Genauso bei den Status-Spalten: Zahl anklicken, und du hast die Namen vor dir.

Das ist der Weg von der Kennzahl zur Handlung. Wer fehlt noch in der Bar-Crew? Zahl anklicken, Liste durchgehen, telefonieren.

Welche Personen nicht mitzählen

Damit die Quoten nicht dauerhaft schieflaufen, lässt die Matrix drei Gruppen bewusst außen vor:

• Personen, die abgesagt haben oder abgelehnt wurden
• deaktivierte Personen
• Personen, die als abwesend markiert sind

Wer abgesagt hat, kann nicht einchecken und würde die Quote des Teams für den Rest des Festivals nach unten ziehen. Die Zahl der Absagen steht in der Kopfzeile, verschwindet also nicht stillschweigend.

Personen ohne Team-Zuordnung erscheinen in der Zeile Kein Team. Teams ohne eine einzige Person zeigt die Matrix gar nicht an.

Alle Personen oder ein einzelner Personentyp

Unter Alle Personen fehlen die Status-Spalten. Das ist beabsichtigt: Eine Person kann mehrere Personentypen haben und läuft dann durch mehrere Workflows gleichzeitig, sodass es keinen eindeutigen Status gibt. Ticket, Check-in und Tagesverlauf funktionieren dort trotzdem, weil sie unabhängig vom Personentyp sind.

Für die Statusaufschlüsselung wechselst du auf die Liste des jeweiligen Personentyps. Für den Gesamtüberblick über alle Gäste, Künstler:innen und Helfer:innen bleibst du bei Alle Personen.

Wer die Matrix sehen kann

Wer die Personenliste sehen darf, sieht auch die Matrix. Eine eigene Berechtigung ist nicht nötig, und die Zahlen richten sich immer nach dem Projekt, in dem du gerade arbeitest.

Zum Einlass am Gerät selbst siehe Zutritt prüfen mit der Check-in-App.