Inventar verwalten: von der Ressource bis zur Rückgabe

Funkgeräte, Bauzäune, Schlüssel, Kabeltrommeln: Auf einem Festival wandert eine Menge Material durch viele Hände. Das Inventar-Modul beantwortet dir drei Fragen, die sonst in Zettelwirtschaft enden — was haben wir überhaupt, wer hat es gerade, und wem gehört es eigentlich.

Dieser Artikel führt dich einmal durch den kompletten Weg: Material anlegen, Eigentum festhalten, ausgeben und zurücknehmen, und am Ende nachvollziehen, was passiert ist.

Was du dafür brauchst

Das Inventar-Modul, die Tracking-Funktion und die Bestellungen sind drei getrennt schaltbare Bausteine in festiware. Findest du im Backend keine Ressourcen oder fehlt die Tracking-Aktion, ist der jeweilige Baustein für deine Instanz nicht aktiv — melde dich in dem Fall beim Support.

Vorlage und Größe für Etiketten stellst du in den Projekteinstellungen ein. Wer im Team was darf, steht weiter unten unter Rollen und Rechte.

Ressource oder Inventar: der Unterschied

Das Modul arbeitet auf zwei Ebenen, und die zu trennen lohnt sich gleich am Anfang:

• Eine Ressource ist die Gattung — "Funkgeräte", "Bauzäune", "Schlüssel Haupttor".
• Ein Inventar ist das einzelne physische Stück — Funkgerät Nummer 7, mit eigener Seriennummer und eigenem Etikett.

Du legst also einmal die Ressource "Funkgeräte" an und darunter zwölf Inventargegenstände. Auf der Ressource siehst du dann direkt die Zählwerte Im Lager und Im Umlauf — der schnellste Blick darauf, ob am Ende des Festivals noch etwas fehlt.

Die Trennung ist auch der Grund, warum Ausgabe immer auf Stückebene passiert. Du gibst nicht "ein Funkgerät" aus, sondern Gerät Nummer 7 — nur so lässt es sich später einer Person zuordnen.

Damit hast du das Grundprinzip: Ressource als Oberbegriff, Inventar als das, was du in die Hand nimmst.

Material anlegen

Lege zuerst unter Ressourcen die Ressource an. Pflicht ist nur der Name; Beschreibung und Bild helfen später beim Wiedererkennen. Über Kategorien gruppierst du Ressourcen, wenn die Liste länger wird.

Danach legst du das Inventar an. Diese vier Felder sind die wichtigen:

1. Nummer / Name — die individuelle Bezeichnung des Stücks, zum Beispiel "Funkgerät 07"
2. Seriennummer — die Nummer des Herstellers, sofern bekannt
3. Tag-ID — der Code auf dem Etikett, mit dem später gescannt wird
4. Beschreibung — Besonderheiten des einzelnen Stücks, etwa Kratzer oder abweichende Farbe

Mehrere Stücke auf einmal

Wenn du zwölf gleiche Funkgeräte erfasst, trägst du bei Anzahl erstellen einfach 12 ein. festiware legt dann zwölf Gegenstände an und nummeriert die Namen durch.

Zwei Optionen machen das Anlegen zusätzlich schneller:

• Tag-ID automatisch vergeben vergibt jedem Gegenstand eine eindeutige achtstellige Tag-ID, sofern du das Feld leer lässt. Bei einer Serie bekommt jedes Stück seine eigene.
• Etikett sofort drucken schickt direkt nach dem Anlegen ein Etikett je Gegenstand an den gewählten Drucker.

Seriennummer und Tag-ID sind Merkmale genau eines physischen Stücks. Bei einer Serie werden sie deshalb nicht mitkopiert, sondern pro Gegenstand neu vergeben.

Ein einzelnes Stück vervielfältigst du über die Aktion Inventar Duplizieren; Seriennummer und Tag-ID der Kopie legst du dabei direkt fest.

Größere Bestände importieren

Für viele Gegenstände auf einmal gibt es die Aktion Importieren in der Inventarliste. Die Tabelle braucht die Spalten name, tag_number und supply_id; optional sind description und serial_number. Die supply_id muss dabei auf eine existierende Ressource zeigen.

Damit steht dein Bestand im System und kann etikettiert werden.

Tag-ID und Seriennummer auseinanderhalten

Die beiden Felder werden gern verwechselt, haben aber verschiedene Aufgaben.

Die Seriennummer kommt vom Hersteller. Sie ist reine Information — für Garantiefälle, Versicherung oder wenn du ein Gerät beim Verleih reklamieren musst.

Die Tag-ID ist der Code, den festiware zum Scannen benutzt. Sie steht als QR-Code auf dem Etikett und kann auch auf einem NFC-Tag liegen. Ohne Tag-ID lässt sich ein Gegenstand nicht per Scan erfassen.

Merke dir also: Seriennummer für den Papierkram, Tag-ID fürs Scannen. Wie du Etiketten gestaltest, welche Formate es gibt und wie der Druck auf einen Etikettendrucker läuft, steht in QR-Labels für euer Inventar drucken.

Wem gehört was: der Eigentümer

Nicht alles, was über dein Gelände wandert, gehört dir. Eine Nebelmaschine ist beim Dienstleister gemietet, die Werkzeugkiste gehört dem Bühnenbau-Team, die Zelte einem Partnerverein. Ohne festgehaltenes Eigentum wird die Rückgabe nach dem Festival zum Ratespiel.

Am Inventar gibt es dafür das Feld Eigentümer. Es kann zeigen auf:

• eine Person — etwa jemanden aus der Technik, der eigenes Werkzeug mitbringt
• eine Gruppe — den Dienstleister oder Partnerverein, dem das Material gehört
• ein Team — wenn ein Bereich seinen eigenen Bestand pflegt

Lässt du das Feld leer, gilt der Gegenstand als eigenes Inventar. Bestehendes Material bleibt bewusst ohne Eigentümer, bis du es einträgst — es wird nichts automatisch zugeordnet.

Besitz ist nicht Ausgabe

Das ist die zentrale Unterscheidung, und sie hält beides sauber getrennt:

• Der Eigentümer sagt, wem der Gegenstand gehört. Der ändert sich fast nie.
• Die Tracking-Ereignisse sagen, wer ihn gerade in Händen hält. Das ändert sich ständig.

Eine gemietete Nebelmaschine gehört dauerhaft dem Verleih und ist trotzdem gerade an jemanden aus der Technik ausgegeben. Beides steht nebeneinander am selben Gegenstand, ohne sich zu widersprechen.

Eigentümer in der Übersicht und im Filter

In der Inventarliste zeigt die Spalte Eigentümer nicht nur den Namen, sondern eine Zusammenfassung: Name, Firma, Telefonnummer und Typ, durch Punkte getrennt. Nicht gefüllte Felder fallen weg. So erkennst du beim Überfliegen, wen du wegen der Rückgabe anrufen musst, ohne das Profil zu öffnen.

Passend dazu gibt es den Filter Eigentümer. Er listet nur Eigentümer:innen auf, denen im aktuellen Projekt tatsächlich Material zugeordnet ist — die Auswahl bleibt also übersichtlich. Damit ziehst du dir in einem Klick alle Gegenstände eines Verleihers für die Rückgabe.

Eigentümer für mehrere Gegenstände setzen

Eigentum wird selten einzeln eingetragen: Die ganze Kiste Funkgeräte gehört dem Verleih, der Werkzeugsatz dem Bühnenbau-Team. Dafür gibt es in der Inventarliste die Aktion Eigentümer zuweisen.

1. Markiere in der Liste die Gegenstände, die derselben Partei gehören.
2. Wähle die Aktion Eigentümer zuweisen.
3. Stelle unter Art des Eigentümers ein, ob es eine Person, eine Gruppe oder ein Team ist.
4. Suche den Eigentümer und führe die Aktion aus.

Soll Material wieder als eigenes Inventar gelten, wähle Eigentümer entfernen (eigenes Inventar) — das setzt das Feld bei allen markierten Gegenständen zurück.

In der Auswahl erscheinen nur Personen, Gruppen und Teams des aktuellen Projekts — und davon nur die, die du auch sonst sehen darfst. Wer keine Künstler:innen sehen darf, findet sie hier auch nicht als Eigentümer.

Die Aktion setzt die höchste Stufe bei Ressourcen und Inventar voraus, also typischerweise die Rolle Supply Supervisor. Damit ist das Eigentum für die ganze Charge in einem Schritt festgehalten.

Damit ist festgehalten, wem was gehört — unabhängig davon, wo es gerade ist.

Ausgeben, zurücknehmen, einlagern

Der Aufenthaltsort eines Gegenstands ergibt sich aus seinen Tracking-Ereignissen. Jedes Ereignis ist ein Eintrag mit Zeitpunkt, Art und beteiligter Person; das jeweils neueste bestimmt den aktuellen Status.

Neun Ereignisarten stehen zur Verfügung:

Im Backend erfassen

Wähle in der Inventarliste einen oder mehrere Gegenstände aus und starte die Aktion Tracking-Status setzen. Du wählst die Ereignisart und — bei Ausgegeben und Übertragen — die Person, an die das Material geht. Diese Angabe ist dort Pflicht, denn ohne Person wäre nicht nachvollziehbar, wer den Gegenstand hat. Besucher-Personen stehen in der Auswahl nicht zur Verfügung.

Per App an der Materialausgabe

Im laufenden Betrieb ist die Check-in-App der schnellere Weg: Gegenstand scannen, Person scannen, fertig. Die App schreibt dasselbe Tracking-Ereignis wie die Aktion im Backend, nur ohne Tastatur — praktisch, wenn an der Ausgabe eine Schlange steht. Mehrere Gegenstände lassen sich dabei in einem Vorgang an dieselbe Person ausgeben.

Fürs Scannen brauchen sowohl der Gegenstand als auch die Person eine Tag-ID.

Nach dem Erfassen ist der Status am Gegenstand sofort sichtbar.

Wer hat gerade was

Für den Überblick gibt es mehrere Wege, je nachdem was du wissen willst:

Die Statusspalte in der Inventarliste zeigt pro Gegenstand das jeweils letzte Ereignis. Daneben steht, wann zuletzt getrackt wurde.

Die Ansicht Inventar im Umlauf listet gezielt das auf, was gerade draußen ist — mit der Person und der Angabe Bei dieser Person seit. Das ist die Liste, die du am Abbau-Tag brauchst.

Über die Filter Status und Getrackt grenzt du weiter ein, etwa auf alles, was noch nie erfasst wurde.

Umgekehrt siehst du an einer Person im Reiter Journey unter Geliehenes Inventar, was sie gerade hat — der richtige Blick, wenn jemand abreist.

Ein Gegenstand mit Tracking-Ereignissen lässt sich nicht endgültig aus der Datenbank löschen; der Nachweis, wer was wann hatte, soll erhalten bleiben. In den Papierkorb legen kannst du ihn trotzdem, siehe Papierkorb: Verworfene Datensätze wiederherstellen.

Mit diesen vier Ansichten findest du jedes Stück wieder.

Materialliste im Mitwirkendenportal

Mitwirkende sehen ihr eigenes Material im Mitwirkenden-Portal. Die Kachel erscheint automatisch, sobald die Person mindestens einmal Material erhalten hat — wer nie etwas bekommen hat, sieht auch keine leere Kachel.

Angezeigt werden Name, Beschreibung, Bild, die zugehörige Ressource und der Status: entweder noch in Besitz oder zurückgegeben, jeweils mit Datum.

Bewusst nicht sichtbar sind Tag-ID, Seriennummer, der vollständige Ereignisverlauf und der Eigentümer. Das sind interne Angaben — Mitwirkende sollen wissen, was sie haben und seit wann, nicht wem der Verleih gehört.

So können Mitwirkende selbst nachsehen, was sie noch zurückgeben müssen, ohne dass jemand nachschauen muss.

Tracking-Report als PDF

Über die Aktion Tracking Report PDF bekommst du zu einem Gegenstand ein Dokument mit den Stammdaten — Ressource, Seriennummer, Tag-ID, Eigentümer und Beschreibung — und darunter die vollständige Liste aller Ereignisse mit Zeitpunkt, betroffener Person, Ereignisart und der erfassenden Person.

Das ist das Dokument, das du brauchst, wenn es Streit gibt: bei Schäden, bei verschwundenem Material oder bei der Abrechnung mit einem Verleih.

Rollen und Rechte

Das Inventar-Modul hat drei getrennte Rechtebereiche. Diese Trennung ist der eigentliche Trick, denn sie erlaubt, Menschen an der Materialausgabe arbeiten zu lassen, ohne ihnen den Bestand zum Bearbeiten zu geben:

• Ressourcen und Inventar — Material anlegen, bearbeiten, löschen
• Bestellungen — Bedarfe und Materialbestellungen
• Tracking — Ausgabe, Rücknahme und alle anderen Ereignisse

In jedem Bereich gibt es die drei üblichen Stufen: ansehen, bearbeiten sowie erstellen und löschen. Sie bauen aufeinander auf — wer bearbeiten darf, darf auch ansehen.

Dazu passen drei mitgelieferte Rollen:

Wichtig bei der Eigentumsfrage: Den Eigentümer umschreiben darf nur, wer bei Ressourcen und Inventar auf der höchsten Stufe steht. Supply Manager kann den Bestand bearbeiten, das Eigentum aber nicht ändern — die Aktion Eigentümer zuweisen erscheint dort gar nicht.

Der praktische Punkt: Für die Materialausgabe reicht Supply Observer. Wer dort Dienst hat, kann ausgeben und zurücknehmen, aber nicht versehentlich den Bestand umbauen. Genau die richtige Rolle für Helfer:innen an der Ausgabe.

Welche Rechte eine Rolle konkret hat, lässt sich pro Instanz anpassen. Prüfe im Bereich Benutzer, Rollen und Rechte nach, wenn du dir bei einer Rolle unsicher bist. Wie Rollen grundsätzlich funktionieren und welche es sonst noch gibt, steht in Rollen und Berechtigungen.

Für die Erfassung per App braucht der zugehörige API-Zugang zusätzlich das Recht, Tracking-Ereignisse zu schreiben.

Kurz zusammengefasst

• Ressource ist die Gattung, Inventar das einzelne Stück
• Anzahl erstellen legt Serien an, Tag-IDs werden pro Stück vergeben
• Der Eigentümer sagt, wem etwas gehört — die Tracking-Ereignisse sagen, wer es gerade hat
• Für die tägliche Ausgabe reicht die Rolle Supply Observer
• Der Tracking-Report ist dein Nachweis im Streitfall