Schichten und Jobs als Excel exportieren

Wenn du deine Schichten und Jobs außerhalb von festiware brauchst – für eine Dienstplan-Übersicht, eine Abrechnung oder als Grundlage für die Lohnabrechnung – kannst du sie als Excel-Datei exportieren. Du grenzt die Liste vorab per Filter ein, wählst die passenden Schichten aus und legst im Export-Dialog fest, welche Spalten und welche Sprache die Datei enthalten soll.

Den Export findest du in der Schichten-Übersicht, die du im Hauptmenü unter Jobs öffnest. Woher die Schichten und ihre Zeiten kommen, liest du bei Bedarf in der Schichtplanung nach.

Die Übersicht vorab filtern

Je genauer die Liste, desto sauberer der Export. Bevor du exportierst, grenze die Übersicht deshalb auf das ein, was du wirklich brauchst.

1. Öffne die Filter über das Trichter-Symbol oben rechts in der Übersicht. Die Zahl daneben zeigt dir, wie viele Filter gerade aktiv sind.
2. Setze im Filter-Panel die gewünschten Werte, zum Beispiel Bereich, Ereignisart, Plan oder Teams.
3. Die Übersicht aktualisiert sich sofort und zeigt nur noch die passenden Schichten.

Wie die einzelnen Filter im Detail funktionieren, ist in Ereignisse nach Zeitraum und Plan filtern beschrieben.

Der Filter wirkt sich nicht direkt auf den Export aus. Er sorgt nur dafür, dass du im nächsten Schritt die richtigen Zeilen vor dir hast und bequem auswählen kannst.

Damit hast du die Übersicht auf die relevanten Schichten eingegrenzt.

Die richtigen Schichten auswählen

Exportiert wird immer genau das, was du markiert hast. Die Auswahl triffst du über die Checkbox oben links in der Übersicht.

1. Klicke auf das Auswahl-Menü (die Checkbox mit dem kleinen Pfeil oben links).
2. Wähle Diese Seite auswählen, um nur die aktuell sichtbaren Einträge zu markieren (die Zahl zeigt dir, wie viele das sind, zum Beispiel 25).
3. Oder wähle Alle Einträge auswählen, um die komplette gefilterte Liste zu markieren (zum Beispiel alle 143).

„Alle Einträge auswählen" bezieht sich auf deine aktuelle Filterung, nicht auf sämtliche Schichten im Projekt. Wenn du oben einen Filter gesetzt hast, landen auch nur diese Schichten im Export.

Damit stehen die zu exportierenden Schichten fest.

Den Export starten

Sobald mindestens eine Schicht markiert ist, kannst du die Aktion aufrufen.

1. Öffne das Aktionen-Menü über der Liste.
2. Wähle Export.

Es öffnet sich der Export-Dialog. Oben siehst du zur Kontrolle, wie viele Jobs beziehungsweise Schichten betroffen sind.

Sprache und Spalten festlegen

Im Dialog bestimmst du, wie deine Excel-Datei aussehen soll.

Sprache legt fest, in welcher Sprache die Spaltenüberschriften erscheinen – deutsch oder englisch.

Unter Spalten wählst du, welche Felder in die Datei kommen. Jede gewählte Spalte erscheint als Chip. Wichtig: Die Reihenfolge der Chips ist auch die Reihenfolge der Spalten in der Excel-Datei. Ziehst du keine Spalten aktiv aus, wird das Standard-Layout exportiert (Team, Ereignis, Bereich, Name und die geplanten Zeiten).

Diese Felder stehen dir unter anderem zur Verfügung:

• Team (Herkunft) – die dem Job zugeordneten Teams, also woher die Mitwirkenden kommen
• Bereich und Bereichsart, Ereignis und Ereignisart – die Einordnung der Schicht im Plan
• Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon – die Kontaktdaten der zugewiesenen Person
• Geplanter Start und Geplantes Ende, jeweils getrennt als Datum und als Uhrzeit
• Gestartet um und Abgeschlossen um – die tatsächlichen Zeiten aus der Zeiterfassung, ebenfalls als Datum und Uhrzeit
• Pause (Min) und Getrackte Dauer – erfasste Pausenzeit und die daraus berechnete Arbeitszeit
• Status – der Zeiterfassungs-Status der Schicht
• Notiz (Mitwirkende:r) und Notiz (Organisation) – Anmerkungen aus beiden Perspektiven
• Team-Zugehörigkeit (Person) und Gruppenzugehörigkeit (Person) – die Zuordnungen der jeweiligen Person
• Stundenlohn, Job-Name, Details sowie Angelegt am und Zuletzt geändert

Mit der Checkbox Auswahl nach Ausführung beibehalten bleibt deine Markierung nach dem Export erhalten – praktisch, wenn du dieselben Schichten gleich noch für etwas anderes brauchst.

Deine getroffene Auswahl an Spalten und die Sprache merkt sich festiware pro Person. Beim nächsten Export musst du also nicht alles neu zusammenstellen.

Damit ist festgelegt, was und wie exportiert wird.

Die Excel-Datei herunterladen

Der Export läuft im Hintergrund, damit du weiterarbeiten kannst – auch bei großen Listen musst du nicht warten.

Sobald die Datei fertig ist, bekommst du oben rechts eine Benachrichtigung über das Glocken-Symbol (🔔). Über diese Benachrichtigung lädst du die Excel-Datei herunter.

Damit hast du deine Schichten als Excel-Datei in der Hand – mit genau den Spalten und in der Sprache, die du gewählt hast.