Schichtpläne importieren: Ereignisse und Jobs aus einer Tabelle anlegen

Wenn du einen kompletten Schichtplan vorliegen hast – zum Beispiel als Excel-Datei aus einer externen Planung –, musst du die Ereignisse und Jobs nicht einzeln von Hand anlegen. Mit dem Import liest du eine ganze Tabelle auf einmal ein: festiware erzeugt daraus die Ereignisse im Scheduler und legt die dazugehörigen Jobs (Schichten) gleich mit an.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du deine Tabelle vorbereitest, den Import gefahrlos testest und ihn anschließend ausführst.

Bevor du startest

Der Import legt nur Ereignisse und Jobs neu an. Alles, worauf er sich bezieht, muss vorher schon im Projekt existieren – er erstellt keine Bereiche, Ereignisarten, Teams oder Personentypen.

Stelle also sicher, dass es im Projekt bereits gibt:

die Bereiche, auf die sich deine Schichten beziehen
die Ereignisarten, falls du welche verwendest (siehe Ereignisarten im Scheduler)
die Teams, die du einer Schicht erlauben möchtest (siehe Ereignisse im Scheduler zu Teams zuordnen)
die Personentypen, die du in der Tabelle nennst

Außerdem brauchst du das Recht, den Scheduler zu verwalten. Wenn du dort Ereignisse anlegen und bearbeiten kannst, kannst du auch importieren.

festiware ordnet die Werte aus deiner Tabelle den vorhandenen Datensätzen zu – anhand von ID, Name oder Kürzel (bei Ereignisarten nur ID oder Name). Schreibweise und Groß-/Kleinschreibung sind dabei egal.

Die Tabelle vorbereiten

Am schnellsten startest du mit der Beispiel-Datei: Sie liegt direkt im Import-Dialog als Download bereit und enthält alle Spalten mit ein paar Beispielzeilen. Du ersetzt einfach die Inhalte durch deine eigenen.

Jede Zeile der Tabelle beschreibt einen Job (eine Schicht). Mehrere Zeilen können zum selben Ereignis gehören. Die Kopfzeilen sind technisch und funktionieren auf Deutsch wie auf Englisch:

Spalte	Bedeutung
Personentyp	Für welchen Personentyp die Schicht gedacht ist
Bereich	Der Bereich, zu dem das Ereignis gehört
Ereignis	Name des übergeordneten Ereignisses
Ereignisart	Optionale Ereignisart
Datum Start	Startdatum
Uhrzeit Start	Beginn
Uhrzeit Ende	Ende
Job	Name des Jobs / der Schicht
Team 1, Team 2, …	Erlaubte Teams (beliebig viele Spalten)
Anzahl	Wie viele gleiche Jobs angelegt werden sollen
Beschreibung	Optionaler Text zum Job
Aufzählung	`TRUE`, wenn die Jobs durchnummeriert werden sollen

Bei Anzahl größer als 1 entstehen mehrere gleiche Jobs. Setzt du Aufzählung auf TRUE, werden sie durchnummeriert – aus drei „Zapfer" werden dann „Zapfer 1", „Zapfer 2" und „Zapfer 3".

Es gibt nur eine Datumsspalte. Wenn die Endzeit kleiner oder gleich der Startzeit ist, endet das Ereignis automatisch am nächsten Tag. Eine Schicht von 17:30 bis 04:00 läuft also korrekt über Mitternacht.

Damit ist deine Tabelle bereit für den Import.

Wie Ereignisse aus den Zeilen entstehen

Mehrere Zeilen werden zu einem Ereignis zusammengefasst, wenn sie in fünf Punkten übereinstimmen: Bereich, Ereignis, Ereignisart, Start und Ende. Genau so bündelst du mehrere Jobs unter einem Ereignis – etwa „Thekenleitung", „Zapfer" und „Runner" für dieselbe Schicht an der Bar.

Unterscheidet sich auch nur einer dieser fünf Punkte, entsteht ein eigenes Ereignis. Es ist also möglich, zwei Ereignisse mit demselben Namen zu haben (zum Beispiel „Bar 1 Freitag" in zwei verschiedenen Bereichen) – das ist kein Fehler.

Den Import starten

Du findest den Import im Admin-Bereich unter Scheduler – sowohl in der Übersicht der Ereignisse als auch bei den Plänen. Öffne dort die Aktionen und wähle Ereignisse & Jobs importieren.

Lade deine Datei hoch (Excel oder CSV).
Wähle bei Bedarf, wie mit bestehenden Ereignissen umgegangen wird und ob ein Plan angelegt werden soll (siehe unten).
Führe die Aktion aus.

Der Import läuft in einem Rutsch und ist abgesichert: Findet festiware einen unbekannten Bereich, eine unbekannte Ereignisart oder einen unbekannten Personentyp, wird der gesamte Import abgebrochen und nichts geschrieben. Du korrigierst die gemeldeten Werte in der Tabelle und startest erneut – es bleiben keine halben Daten zurück.

Unbekannte Teams brechen den Import nicht ab. Der Job wird dann ohne dieses Team angelegt, und das Team wird dir in der Rückmeldung genannt.

Nach jedem Import bekommst du eine Benachrichtigung im Mitteilungszentrum (das Glockensymbol oben) mit dem Ergebnis: wie viele Ereignisse und Jobs entstanden sind – oder warum abgebrochen wurde.

Wenn ein Ereignis schon existiert

Findet der Import ein Ereignis, das in allen fünf Punkten (Bereich, Ereignis, Ereignisart, Start, Ende) übereinstimmt, entscheidest du über die Auswahl Wenn ein Ereignis bereits existiert, was passieren soll:

Wiederverwenden (Standard): Das Ereignis bleibt, die Jobs aus der Tabelle kommen zusätzlich hinzu.
Überschreiben: Die Jobs des Ereignisses werden an die Tabelle angeglichen – fehlende kommen dazu, überzählige werden entfernt. Bereits besetzte Jobs werden dabei nie gelöscht: Sobald jemand zugewiesen, eingecheckt oder fertig ist, bleibt der Job erhalten. In der Rückmeldung siehst du, wie viele Jobs hinzugefügt, entfernt und als besetzt behalten wurden.
Immer neu anlegen: Es wird immer ein neues Ereignis erstellt, auch wenn schon eines passt. Das kann zu Dubletten führen.

So kannst du einen geänderten Schichtplan erneut einspielen, ohne bereits eingeteilte Helfer:innen zu verlieren.

Gleich einen Plan anlegen oder erweitern

Optional kümmert sich der Import auch um den Plan, in dem die Ereignisse sichtbar sind. Unter Plan wählst du:

Keinen Plan anfassen: Es wird nur importiert.
Neuen Plan erstellen: Ein neuer Plan wird angelegt, der den Zeitraum und die Bereiche der importierten Ereignisse abdeckt.
Bestehenden Plan erweitern: Ein vorhandener Plan wird so angepasst, dass die importierten Ereignisse hineinpassen (Zeitraum und Bereiche werden ergänzt).

Damit erscheinen deine frisch importierten Schichten direkt im richtigen Plan, ohne dass du ihn von Hand zurechtschieben musst.

Kurz zusammengefasst

Bereiche, Ereignisarten, Teams und Personentypen vorher anlegen.
Mit der Beispiel-Datei starten, eine Zeile pro Job.
Bei unbekannten Referenzen bricht der Import komplett ab – Meldung lesen, Tabelle korrigieren, erneut starten.
Beim erneuten Einspielen über den Modus entscheiden – „Überschreiben" schützt besetzte Schichten.