Bereiche, Zugänge & Zugangsgruppen — so steuerst du den Zutritt auf deinem Event

Auf deinem Event soll nicht jede:r überall hinkommen: Das Festivalbüro, die Backstages, das Helfer:innen-Catering oder der Fahrer:innen-Parkplatz sind jeweils nur für bestimmte Personen gedacht. In festiware regelst du diesen physischen Zutritt über drei aufeinander aufbauende Ebenen — Bereiche, Zugänge und Zugangsgruppen.

Dieser Artikel erklärt, was die drei Ebenen sind, wie sie zusammenspielen und warum das System bewusst so aufgebaut ist. Wenn du direkt loslegen willst, findest du am Ende die Links zu den Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Wichtig: Hier geht es um den Zutritt vor Ort — wer auf dem Gelände wohin darf. Das ist etwas anderes als die Software-Rechte deiner Mitarbeitenden im Backend (wer welche Daten sehen und bearbeiten darf). Letzteres regelst du über Rollen und Berechtigungen.

Die drei Ebenen im Überblick

Der Zutritt baut sich von unten nach oben auf: von den einzelnen Orten bis zu dem Paket, das eine Person am Ende bekommt.

• Bereich — ein physischer Ort auf deinem Event: Festivalbüro, eine einzelne Bühne, deren Backstage, der Parkplatz, der Kinderspielplatz, der Marktplatz.
• Zugang — ein Zutrittsrecht an einer Kontrollstelle, das mehrere Bereiche zusammenfasst. Beispiel: der Zugang „Festivalgelände" enthält alle Bereiche, die hinter der Gäste-Einlasskontrolle liegen (Bühnen, Markt, Spielplatz).
• Zugangsgruppe — ein fertiges Paket aus mehreren Zugängen, geschnürt für eine bestimmte Personengruppe. Beispiel: Die Gruppe „Helfer:innen" bündelt die Zugänge Festivalbüro, Festivalgelände, Helfer:innen-Catering und Mitarbeiter:innen-WC.

Jede Person bekommt am Ende eine oder mehrere Zugangsgruppen zugewiesen — und damit automatisch alle darin enthaltenen Zugänge und Bereiche.

Zwei Wege: einfach starten, bei Bedarf verfeinern

Du musst nicht alle drei Ebenen nutzen. Es gibt zwei Wege — und für die meisten Events reicht der einfache völlig aus.

Einfach — nur mit Zugangsgruppen. Du legst direkt eine Zugangsgruppe pro Personengruppe an („Orga", „Crew", „Künstler:innen", „Presse") und weist sie deinen Leuten zu. Auf dem Pass erscheint die Gruppe als Farbe oder QR-Code, die Kontrolle am Einlass erkennt daran, wer wohin darf. Zugänge und Bereiche musst du dafür gar nicht anfassen.

Fein — mit Zugängen und Bereichen. Sobald du es genauer steuern willst — mehrere getrennte Einlasskontrollen, elektronische Prüfung pro Bereich, dieselbe Personengruppe mit fein abgestuften Rechten — baust du die volle Kette: Bereiche anlegen, zu Zugängen bündeln, diese Zugänge in deine Zugangsgruppen packen. Das ist mehr Aufwand, gibt dir aber volle Kontrolle darüber, wer an welcher Kontrolle welchen Bereich betreten darf.

Die feinere Steuerung über Zugänge ist ab dem Professional-Tarif verfügbar. Im Essential-Tarif arbeitest du mit Bereichen und Zugangsgruppen — das deckt den Zutritt für die allermeisten Events vollständig ab.

Empfehlung: Fang mit Zugangsgruppen an. Den feineren Weg über Zugänge und Bereiche kannst du jederzeit später ergänzen, ohne von vorn zu beginnen.

Die folgenden Abschnitte erklären erst die einzelnen Ebenen im Detail, dann warum die Zuweisung an Personen immer über Zugangsgruppen läuft.

Bereiche: die Orte auf deinem Event

Ein Bereich ist alles, was auf deinem Gelände einen eigenen Zutritt haben kann. Lege für jeden Ort, den du kontrollieren willst, einen Bereich an — das Festivalbüro, jede Bühne mit ihrem Backstage, aber auch Parkplatz, Kinderspielplatz oder Marktplatz.

Bereiche sind die kleinste Einheit. Sie tauchen später nicht nur beim Zutritt auf, sondern zum Beispiel auch im Scheduler, wenn du Abläufe an einem Ort planst.

Damit hast du die physische Landkarte deines Events im System abgebildet.

Zugänge: Zutrittsrechte an einer Kontrollstelle

Ein Zugang bündelt Bereiche zu einem Zutrittsrecht. Die Leitfrage ist: An welchen Punkten kontrolliert ihr vor Ort den Zutritt? Für jede solche Kontrollstelle legst du einen Zugang an und trägst die Bereiche ein, die dahinter liegen.

Ein Beispiel: Hat dein Event nur eine Einlasskontrolle für die Gäste, nenne den Zugang „Festivalgelände" und trage alle Bereiche innerhalb dieser Kontrolle ein — Bühnen, Kinderspielplatz, Markt. Jede Person mit dem Zugang „Festivalgelände" darf dann diese Kontrolle passieren.

Hast du mehrere getrennte Kontrollen für verschiedene Zonen, lege sie einzeln als jeweils eigenen Zugang an (z. B. „Festivalgelände", „Backstage", „Crew-Camp").

Gut zu wissen: Über den festiware Print-Shop kannst du Orga- oder Artist-Pässe drucken und die Zutrittsrechte darauf abbilden — entweder als QR-Code zum Scannen oder als Farbschema zur Sichtkontrolle am Einlass.

Damit sind deine Kontrollstellen definiert und wissen, welche Orte sie freigeben.

Zugangsgruppen: fertige Pakete für deine Personengruppen

Eine Zugangsgruppe ist das Paket, das du einer Personengruppe deines Events zuweist. Statt jeder Person einzeln Zugänge zusammenzustellen, „packst" du einmal pro Gruppe: Was braucht eine typische Helfer:in? Was eine Künstler:in, was ein:e Dienstleister:in?

So könntest du zum Beispiel eine Zugangsgruppe „Festivalorga" bauen, die alle Zugänge des Events enthält — jede Person damit hat Zutritt zum gesamten Areal. Oder eine Gruppe „Helfer:innen" mit genau den vier Zugängen, die deine Helfer:innen brauchen.

Jede Person kannst du einer oder mehreren Zugangsgruppen zuweisen. Für alle deine Personengruppen — Helfer:innen, Orga, Gäste, Dienstleister:innen — ist damit sauber definiert, welche Zutrittsrechte sie auf deinem Event haben.

Damit sind deine Zutrittsrechte in wiederverwendbare Pakete gefasst, die du Personen mit einem Griff zuweist.

Warum Personen nur Zugangsgruppen bekommen

In festiware weist du Personen bewusst nur Zugangsgruppen zu, keine einzelnen Zugänge. Das wirkt auf den ersten Blick wie ein Umweg, hat aber drei handfeste Gründe:

Es skaliert. Ein Festival hat schnell hunderte Mitwirkende, die oft unter Zeitdruck am Aufbautag ins System kommen. „Person → Gruppe zuweisen" ist ein Klick. Bei jeder Person einzeln fünf oder acht Zugänge anzuhaken, wäre bei 400 Helfer:innen nicht handhabbar — und fehleranfällig.

Änderungen macht du an einer Stelle. Öffnet ihr kurzfristig ein neues Zelt für die Orga, ergänzt du den Zugang einmal in der Zugangsgruppe „Festivalorga" — und alle Personen dieser Gruppe haben ihn sofort. Bei Einzelzuweisung müsstest du dutzende Datensätze von Hand nachziehen.

Es passt zum Pass. Auf dem gedruckten Pass steht ein Farbschema oder QR-Code, und die Kontrolle am Einlass denkt in Kategorien: „Orga = grün", „Crew = blau". Eine klar benannte Zugangsgruppe bildet genau das ab. Individuell zusammengeklickte Einzelrechte ließen sich per Sichtkontrolle gar nicht mehr erfassen.

Kurz: Zugangsgruppen halten den Zutritt schnell vergebbar, zentral pflegbar und am Einlass lesbar.

Empfehlung: kleine, kombinierbare Zugangsgruppen

Weil du einer Person mehrere Zugangsgruppen geben kannst, lohnt es sich, die Gruppen klein und kombinierbar zu schneiden — statt weniger, großer „Alles-oder-nichts"-Gruppen.

Baue Zugangsgruppen eher wie Bausteine:

• „Festivalbüro"
• „Helfer:innen-Catering"
• „Backstage Mainstage"

Eine Person, die im Büro hilft und Catering nutzt, bekommt dann einfach die beiden passenden Bausteine. Eine Schichtleitung, die zusätzlich hinter die Mainstage muss, bekommt einen dritten dazu.

Das gibt dir dieselbe Feinsteuerung wie Einzelzuweisungen — aber mit dem Vorteil, dass jeder Baustein wiederverwendbar bleibt, du Änderungen an einer Stelle pflegst und die Pässe eindeutig bleiben. Große Sammelgruppen wie „Festivalorga" kannst du für die Fälle behalten, in denen wirklich jemand überallhin darf.

Faustregel: Wenn du merkst, dass du für eine einzelne Person eine ganz neue Gruppe bauen willst, prüfe erst, ob du sie nicht aus zwei, drei bestehenden Bausteinen zusammensetzen kannst.

So legst du Bereiche, Zugänge und Zugangsgruppen an

Alle drei Ebenen findest du im Backend unter dem Hauptreiter Gelände. Am sinnvollsten arbeitest du dich von unten nach oben durch:

1. Zuerst die Orte: Bereiche für dein Event erstellen
2. Dann die Kontrollstellen: Zugänge für dein Event erstellen
3. Zuletzt die Pakete: Zugangsgruppen erstellen

Danach weist du die Zugangsgruppen deinen Personen und Gruppen zu — und der Zutritt für dein Event steht.