Zugangsgruppe automatisch per Workflow-Trigger zuweisen

Wenn eine Person einen bestimmten Personentyp bekommt, soll sie oft automatisch auch die passende Zugangsgruppe erhalten – zum Beispiel: Wer den Typ „Partner“ bekommt, soll auch in die Zugangsgruppe „Partner“. Das musst du nicht für jede Person von Hand erledigen. Ein Workflow-Trigger übernimmt das: Er beobachtet einen Personentyp und weist die gewünschte Zugangsgruppe automatisch zu.

Dieser Artikel zeigt dir, wie du den Trigger „Zugangsgruppe zuweisen“ einrichtest und welche beiden Wege es gibt, die Gruppe zu bestimmen.

Voraussetzungen

Bevor du loslegst, sollte Folgendes vorhanden sein:

Die Zugangsgruppen, die du zuweisen willst, sind in deinem Projekt bereits angelegt.
Du weißt, für welchen Personentyp die Zuweisung gelten soll (z. B. „Partner“).
Du hast eine Rolle mit der Berechtigung, Trigger zu verwalten. Wenn du mit Triggern noch nicht vertraut bist, hilft dir vorab der Artikel Workflows und Trigger: Automatische Aktionen in Workflow-Schritten.

Den Trigger „Zugangsgruppe zuweisen“ einrichten

Der Trigger beobachtet einen Personentyp und wird ausgelöst, sobald eine Person diesen Typ erhält. So richtest du ihn ein:

Öffne in deinem Projekt die Einstellungen und dort den Bereich Trigger.
Lege einen neuen Trigger an und gib ihm einen sprechenden Namen (z. B. „Partner-Zugang setzen“).
Setze den Haken bei Aktiv.
Wähle bei Auslöser den Eintrag Bei Ereignis.
Wähle bei Auf Ressourcentyp den Eintrag Person.
Wähle bei Personen-/Gruppentyp den Personentyp, für den die Zuweisung gelten soll (z. B. „Partner“).
Wähle bei Auslösendes Ereignis die Ereignisse Erstellen und Aktualisieren – so greift der Trigger sowohl bei neuen als auch bei bearbeiteten Personen.
Wähle bei Aktion den Eintrag Zugangsgruppe zuweisen.
Lege unter Daten fest, welche Zugangsgruppe zugewiesen wird (siehe nächster Abschnitt).
Speichere den Trigger.

Optional kannst du über Einmalige Ausführung dafür sorgen, dass der Trigger pro Person nur einmal läuft, und über Verzögerung (Minuten) die Zuweisung zeitlich nach hinten schieben.

Damit ist der Trigger scharf: Jede Person, die ab jetzt den gewählten Personentyp bekommt, erhält automatisch die passende Zugangsgruppe.

Zwei Wege, die Zugangsgruppe zu bestimmen

Unter Daten legst du fest, welche Gruppe zugewiesen wird. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Feste Zugangsgruppe (Normalfall). Wähle bei Zugangsgruppe direkt die Gruppe aus der Liste, die zugewiesen werden soll. Das ist der übliche Weg: Ein Trigger für den Typ „Partner“, der die Gruppe „Partner“ setzt.

Individuell nach Feld. Wähle bei Zugangsgruppe den Eintrag Individuell nach Feld und trage darunter den Namen eines Personenfelds ein. festiware schaut dann in dieses Feld und weist die Zugangsgruppe zu, deren Kurzname zum Feldwert passt. Das ist praktisch, wenn die passende Gruppe je Person unterschiedlich ist und schon als Wert in einem Feld steht.

Gut zu wissen

Bestehende Zuweisungen bleiben erhalten. Der Trigger fügt die Zugangsgruppe nur hinzu – manuell vergebene Gruppen werden nie entfernt.
Der Trigger wirkt ab dem Zeitpunkt der Einrichtung. Personen, die den Typ schon vorher hatten, bekommen die Gruppe nicht rückwirkend. Wenn du bestehende Personen einbeziehen willst, bearbeite und speichere sie einmal – dann greift der Trigger.
Kombinierbar mit Bedingungen. Du kannst den Trigger auf bestimmte Fälle einschränken, etwa nur bei einem bestimmten Feldwert. Wie das geht, liest du unter Trigger nur unter Bedingungen auslösen (Wenn-Dann).

Einen Überblick über alle verfügbaren Trigger-Aktionen findest du unter Übersicht aller Workflow-Trigger-Aktionen.