Kontaktpersonen: persönliche Anlaufstelle zuweisen und konfigurieren
Eine Kontaktperson ist die persönliche Anlaufstelle für eine Person in deinem Projekt. Typisch: jemand aus dem Kernteam — etwa eine Bereichsleitung oder „Head of …" — betreut eine Gruppe von Helfer:innen, externen Mitarbeitenden oder kurzfristig Beschäftigten. So weiß jede mitwirkende Person, an wen sie sich wendet, und die betreuende Person sieht auf einen Blick, für wen sie zuständig ist.
Damit klärst du Verantwortlichkeiten ohne zusätzliche Tools: Wer ist deine Ansprechperson? Wen habe ich im Blick? Und wer darf im Mitwirkendenportal Schichten für andere planen?
Nicht zu verwechseln mit Kontaktkategorien: Eine Kontaktperson ist eine direkte Person-zu-Person-Zuordnung. Wenn du dagegen pro Gruppe mehrere Ansprechpersonen nach Zuständigkeit (Booking, Technik, Rechnung) hinterlegen willst, nutzt du Kontaktkategorien.
Festlegen, wer als Kontaktperson auswählbar ist
Bevor du jemanden als Kontaktperson zuweisen kannst, musst du festlegen, welche Personentypen überhaupt als Kontaktperson in Frage kommen. Diese Einstellung ist anfangs leer — solange sie leer ist, erscheint in den Zuweisungs-Aktionen keine einzige auswählbare Person.
So konfigurierst du sie:
- Öffne Einstellungen.
- Wechsle zum Tab Einstellungen zu Personen.
- Wähle bei Personentypen, die als Kontaktpersonen gelten die Personentypen aus, deren Personen als Kontaktperson auswählbar sein sollen (zum Beispiel dein Kernteam).
Achte darauf, das richtige Feld zu erwischen: Personentypen, die als Kontaktpersonen gelten steuert die Auswahl der Kontaktpersonen. Das separate Feld „Personentypen, die zum Organisationsteam gehören" hat damit nichts zu tun — es steuert den Team-Zuweisungsworkflow.
Damit stehen die Personen dieser Typen ab sofort in allen Kontaktperson-Aktionen zur Auswahl.
Eine Kontaktperson zuweisen
Du weist Kontaktpersonen aus einer Übersicht heraus zu — markiere die Personen, die dieselbe Kontaktperson bekommen sollen, und führe eine der folgenden Aktionen aus:
- Kontaktperson zuweisen — die direkte Aktion in der Personen-Übersicht.
- Team+Kontaktperson+Journey setzen — für Helfer:innen / Volunteers, wenn du Team, Kontaktperson und Journey-Status in einem Schritt setzen willst (siehe Schnelles Zuweisen von Team, Journey und Kontaktperson).
In beiden Fällen wählst du im Feld Kontaktperson die gewünschte Person aus. Optional kannst du die zugewiesene Kontaktperson per Person(en) per E-Mail informieren automatisch benachrichtigen lassen.
Damit ist die Zuordnung gesetzt: Die ausgewählten Personen haben jetzt eine Kontaktperson, und die Kontaktperson hat sie in ihrem Überblick.
Was die Kontaktperson dadurch kann
Sobald eine Kontaktperson zugewiesen ist, ergeben sich daraus mehrere Möglichkeiten:
- Überblick behalten — die Kontaktperson sieht, welche Personen ihr zugeordnet sind.
- Schichten im Mitwirkendenportal planen — die Kontaktperson kann die Schichten ihrer zugeordneten Personen direkt im Portal einteilen, ohne eigenen Backend-Zugang. Das ist dasselbe Modul „Einsatzplanung", das auch Dienstleister für ihr eigenes Personal nutzen.
- Zeiten bestätigen — die Kontaktperson kann die erfassten Arbeitszeiten ihrer zugeordneten Personen prüfen und bestätigen (siehe Zeiterfassung im Mitwirkendenportal).
Damit die Schichtplanung im Portal erscheint, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Modul Einsatzplanung ist für deine Veranstaltung freigeschaltet (abhängig vom Tarif).
- Beim Personentyp der zugeordneten Personen ist die Option Ansprechperson der Gruppe darf Mitglieder zu Schichten einteilen aktiviert.
Sind beide erfüllt, sieht die Kontaktperson im Mitwirkendenportal die Kachel zur Einsatzplanung und kann ihre Leute eintragen.
Eine Kontaktperson ablösen
Soll eine Person keine Kontaktperson mehr haben, nutzt du dieselben Aktionen:
- Lässt du das Feld Kontaktperson leer, bleibt eine bestehende Zuordnung unverändert.
- Setzt du die Option Bestehende löschen, werden die bestehenden Kontaktperson-Zuordnungen der markierten Personen entfernt.
Damit ist die Person wieder ohne Kontaktperson, bis du ihr eine neue zuweist.