Preislisten-Modul konfigurieren
Mit dem Preislisten-Modul pflegen deine Händler:innen und Aussteller:innen ihre Artikel und Preise fürs bargeldlose Kassensystem (Cashless) selbst im Mitwirkendenportal. Du als Veranstaltung schaltest das Modul frei, legst optional einen Einleitungstext fest und gibst die eingereichten Listen frei – danach werden sie automatisch ans Kassensystem übertragen.
Wie die Händler:innen-Seite aussieht, beschreibt der Artikel Preisliste im Mitwirkendenportal pflegen. Dieser Artikel behandelt die Konfiguration und Verwaltung.
Voraussetzungen
Das Modul wird über zwei Tarif-Funktionen freigeschaltet, die festiware für deine Instanz aktiviert: die Preislisten-Funktion und – optional – die KI-Unterstützung zum Strukturieren von Karten-Text. Sind die Funktionen nicht gebucht, taucht das Modul nirgends auf. Sprich uns an, wenn du die Preislisten nutzen möchtest.
Modul für einen Gruppentyp aktivieren
Das Preislisten-Modul wird – wie alle Portal-Module – pro Gruppentyp geöffnet. Nur Gruppentypen mit aktiviertem Modul bekommen die Kachel Preisliste im Mitwirkendenportal und den Tab Verkauf/Umsatz in der Gruppenübersicht.
Die Aktivierung läuft über die Veröffentlichungsoptionen des Gruppentyps. Wie du Portal-Module öffnest und zeitlich steuerst, ist ausführlich unter Veröffentlichungsoptionen im Mitwirkendenportal beschrieben – wähle dort das Modul Preisliste.
Damit erscheint die Preisliste für diesen Gruppentyp im Portal und als Tab in der Übersicht.
Einleitungstext festlegen
Du kannst den Händler:innen oben im Preislisten-Modul einen Einleitungstext anzeigen – etwa Hinweise zu Fristen oder zur gewünschten Schreibweise. Den Text pflegst du in den Projekteinstellungen unter Einleitung Preisliste. Das Feld ist mehrsprachig, du kannst also eine deutsche und eine englische Fassung hinterlegen.
Ist kein Text gesetzt, erscheint ein neutraler Standardhinweis.
Preislisten verwalten
Jede Gruppe mit aktiviertem Modul hat in der Übersicht den Tab Verkauf/Umsatz. Dort findest du die Preisliste der Gruppe mit allen Positionen und dem aktuellen Status.
Der Status-Lebenszyklus
Eine Preisliste durchläuft drei Stufen:
- Entwurf – die Händler:in bearbeitet die Liste im Portal.
- Eingereicht – die Händler:in hat die Liste abgeschickt; sie ist weiterhin im Portal bearbeitbar, bis du sie freigibst.
- Freigegeben – du hast die Liste bestätigt. Sie ist jetzt im Portal gesperrt und final.
Aktionen
Über die Aktionen im Tab steuerst du die Liste. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt vom Status ab – bei einer eingereichten Liste erscheinen zum Beispiel nur Freigeben, der CSV-Export und das Neuerzeugen der Artikelnummern:
- Freigeben – bestätigt die Liste. Sie wird damit im Portal gesperrt und automatisch ans Kassensystem übertragen. Verfügbar, solange die Liste noch nicht freigegeben ist.
- Zur Bearbeitung öffnen – gibt eine freigegebene Liste wieder für die Händler:in frei (zurück auf „Eingereicht"). Verfügbar, sobald die Liste freigegeben ist.
- Preisliste an Cashless senden – überträgt die Liste manuell erneut ans Kassensystem, z.B. nach einer nachträglichen Korrektur. Verfügbar bei freigegebenen Listen.
- Als CSV exportieren – lädt die Positionen als CSV-Datei herunter.
- Umsatzbeleg nach Steuersätzen – erzeugt den Beleg über die Kassenumsätze der Liste (siehe Umsatzbeleg für Händler:innen erstellen). Verfügbar, sobald Umsätze vorliegen.
- Interne Artikelnummern neu erzeugen – vergibt die festiware-internen Artikelnummern neu. Nur nötig, wenn die Nummern inkonsistent geworden sind; danach solltest du erneut ans Kassensystem senden.
Der Status lässt sich nicht frei umstellen – er ändert sich ausschließlich über diese Aktionen und das Einreichen durch die Händler:in. So bleiben Freigabe-Zeitpunkt und Cashless-Übertragung immer konsistent.
Damit hast du die volle Kontrolle darüber, wann eine Karte final ist und ins Kassensystem geht.
Umsatzbeleg für Händler:innen erstellen
Für ihre Buchhaltung brauchen Händler:innen die Aufteilung ihrer Kassenumsätze nach Steuersätzen. Die Aktion Umsatzbeleg nach Steuersätzen erzeugt dieses Dokument als PDF – für eine Liste einzeln, für eine Mehrfachauswahl als ZIP-Archiv. Sie erscheint, sobald aus dem Kassensystem Umsätze für die Liste vorliegen.
Der Beleg zeigt Netto, Umsatzsteuer und Brutto je Steuersatz und dahinter die Artikelaufstellung, aus der sich die Beträge ergeben. Als Absender stehen die Rechnungsdaten aus den Projekteinstellungen darauf. Eine Rechnung ist der Beleg ausdrücklich nicht.
Woher die Zahlen kommen
Das Kassensystem meldet nur Bruttobeträge und keine Steuersätze. Die Aufteilung entsteht deshalb aus euren eigenen Daten: verkaufte Stückzahl je Artikel, multipliziert mit dem Preis der freigegebenen Preisliste und zusammengefasst nach dem Steuersatz des Artikels.
Darum trägt jeder Beleg einen Abgleich – den gemeldeten Warenumsatz, die Summe der Aufstellung und die Differenz dazwischen. Eine Differenz entsteht durch:
- freie Betragseingaben an der Kasse, die zu keinem Artikel gehören
- Rabatte oder Preise, die an der Kasse von der Preisliste abweichen
- Kassen, deren Artikel nur im Kassensystem angelegt sind – deren Umsatz wird gemeldet, ihre Stückzahlen nicht
Der Beleg wird auch dann ausgestellt, wenn die Differenz groß ist. Sie steht dann offen auf dem Dokument, zusammen mit dem Hinweis, dass die Kassenaufzeichnungen des Standes maßgeblich bleiben.
Denselben Beleg können sich Händler:innen im Portal selbst herunterladen – siehe Preisliste im Mitwirkendenportal pflegen.
Damit bekommen deine Händler:innen eine nachvollziehbare Aufstellung, ohne dass jemand sie von Hand zusammenrechnen muss.