Übersichtsseiten individuell einrichten

Jede:r festiware Benutzer:in kann die Übersichtsseiten für Personen, Gruppen und alle anderen Ressourcen individuell an die eigenen Bedürfnisse anpassen – also festlegen, welche Spalten angezeigt werden und in welcher Reihenfolge.

Spalten ein- und ausblenden und sortieren

Über den Schieberegler-Button rechts in der Werkzeugleiste der Listenansicht öffnest du das Menü Spalten einstellen. Die kleine Zahl am Button zeigt dir, wie viele Spalten von der Standardansicht abweichen.

Im Menü hast du drei Möglichkeiten:

• Mit den Häkchen blendest du einzelne Spalten ein oder aus.
• Mit den Anfassern (die sechs Punkte rechts neben jeder Spalte) ziehst du eine Spalte an eine neue Position und änderst so die Reihenfolge.
• Über Wiederherstellen setzt du die Ansicht wieder auf den Standard zurück.

Im folgenden Beispiel ist die Spalte Nachname ausgeblendet – die Zahl am Button steht jetzt auf 2, weil zwei Spalten vom Standard abweichen:

Zum Umsortieren ziehst du eine Spalte am Anfasser nach oben oder unten an die gewünschte Position:

Diese Einstellungen werden in deinem eigenen Browser gespeichert und gelten nur für dich – andere Benutzer:innen behalten ihre eigene Ansicht.

Bei Personen und Gruppen werden auf der Übersichtsseite grundsätzlich nur die Spalten derjenigen Felder angezeigt, die im entsprechenden Personen- oder Gruppenformular auch für die Indexseite eingeschaltet wurden:

Damit richtest du dir jede Übersichtsseite genau so ein, wie du sie zum Arbeiten brauchst.

Was passiert, wenn sich das Formular ändert?

Ändern sich die Felder eines Personen- oder Gruppenformulars, passiert mit deiner Ansicht Folgendes:

• Deine bestehende Reihenfolge und Sichtbarkeit bleibt unverändert.
• Felder, die aus dem Formular entfernt wurden, verschwinden aus deiner Liste.
• Neu hinzugekommene Felder werden hinten an deine Spalten angehängt und sind sichtbar, damit du sie nicht übersiehst.

So musst du deine Spaltenanordnung nicht jedes Mal neu einstellen, nur weil am Formular etwas angepasst wurde.

Ein umbenanntes Feld gilt technisch als neues Feld – die Beschriftung ist Teil seiner Kennung. Es erscheint daher wieder hinten in der Liste mit Standard-Sichtbarkeit, auch wenn nur der Name geändert wurde.

Wie viele Mitglieder erscheinen in der Gruppen-Übersicht?

In der Gruppen-Übersicht listet die Mitglieder-Spalte (je nach Gruppentyp etwa „Mitarbeitende" oder „Mitglieder") standardmäßig alle Mitglieder einer Gruppe untereinander auf. Bei Gruppen mit vielen Mitgliedern wird diese Spalte schnell sehr lang und drängt die übrigen Angaben zusammen. Damit die Liste übersichtlich bleibt, kannst du pro Gruppentyp festlegen, wie viele Namen dort erscheinen.

Anders als die Spalten-Einstellungen weiter oben gilt diese Option für alle und wird pro Gruppentyp festgelegt. Du brauchst dafür die Rolle Admin.

Öffne Einstellungen → Gruppentypen, wähle den gewünschten Gruppentyp und trage bei Mitglieder in der Übersicht anzeigen eine Zahl ein:

• Leer – alle Namen werden angezeigt. Das ist der Standard, bestehende Übersichten ändern sich also nicht.
• 0 – es erscheint nur die Anzahl als Link, zum Beispiel „13 Mitglieder".
• N (zum Beispiel 5) – die ersten fünf Namen werden gezeigt, der Rest als „+ 8 weitere".

Sowohl die Anzahl als auch „+ … weitere" sind ein Link: Ein Klick öffnet die Gruppe direkt im Tab Personen, wo du die vollständige Mitgliederliste findest.

Damit bleibt die Gruppen-Übersicht auch bei großen Gruppen kompakt, und die vollständige Mitgliederliste ist weiterhin mit einem Klick erreichbar.