Übersichtsseiten individuell einrichten

Jede:r festiware Benutzer:in kann die Übersichtsseiten für Personen, Gruppen und alle anderen Ressourcen individuell an die eigenen Bedürfnisse anpassen – also festlegen, welche Spalten angezeigt werden und in welcher Reihenfolge.

Spalten ein- und ausblenden und sortieren

Über den Schieberegler-Button rechts in der Werkzeugleiste der Listenansicht öffnest du das Menü Spalten einstellen. Die kleine Zahl am Button zeigt dir, wie viele Spalten von der Standardansicht abweichen.

Im Menü hast du drei Möglichkeiten:

• Mit den Häkchen blendest du einzelne Spalten ein oder aus.
• Mit den Anfassern (die sechs Punkte rechts neben jeder Spalte) ziehst du eine Spalte an eine neue Position und änderst so die Reihenfolge.
• Über Wiederherstellen setzt du die Ansicht wieder auf den Standard zurück.

Im folgenden Beispiel ist die Spalte Nachname ausgeblendet – die Zahl am Button steht jetzt auf 2, weil zwei Spalten vom Standard abweichen:

Zum Umsortieren ziehst du eine Spalte am Anfasser nach oben oder unten an die gewünschte Position:

Diese Einstellungen werden in deinem eigenen Browser gespeichert und gelten nur für dich – andere Benutzer:innen behalten ihre eigene Ansicht.

Bei Personen und Gruppen werden auf der Übersichtsseite grundsätzlich nur die Spalten derjenigen Felder angezeigt, die im entsprechenden Personen- oder Gruppenformular auch für die Indexseite eingeschaltet wurden:

Damit richtest du dir jede Übersichtsseite genau so ein, wie du sie zum Arbeiten brauchst.

Filter suchen und das Filtermenü anpassen

Über den Filter-Button – das Trichter-Symbol rechts in der Werkzeugleiste – öffnest du die Filter der aktuellen Übersichtsseite. Welche Filter dort auftauchen, legst du im Formular fest (siehe Wie lege ich Filter für meine Übersichtsseiten an?). Bei umfangreichen Formularen kommen dabei schnell 40 Filter und mehr zusammen.

Den passenden Filter finden

Sobald eine Übersichtsseite mehr als fünf Filter hat, erscheint oben im Menü ein Suchfeld. Tipp ein paar Buchstaben aus der Bezeichnung ein – das Menü zeigt dann nur noch die Filter, die dazu passen. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, Umlaute ebenso wenig: „fur“ findet auch „Führerschein“.

Die Suche blendet Filter nur aus der Ansicht aus. Ein Filter, den du vorher gesetzt hast, bleibt aktiv, auch wenn er gerade nicht zu sehen ist – die Zahl am Filter-Button zählt ihn weiter mit.

Mehrere Spalten nebeneinander

Ab derselben Anzahl verteilt sich die Filterliste auf mehrere Spalten, statt in einer schmalen Spalte nach unten zu laufen. Wie viele es sind, richtet sich nach deinem Bildschirm: auf einem breiten Monitor drei, auf einem normalen Laptop zwei. In schmalen Fenstern und auf dem Smartphone bleibt es bei einer Spalte.

Diese Aufteilung kannst du selbst ändern. Am linken Rand des Menüs sitzt eine schmale Leiste mit einem Pfeil: Jeder Klick darauf nimmt eine Spalte weg und macht das Menü entsprechend schmaler. Bist du bei einer Spalte angekommen, springt der nächste Klick zurück auf die volle Breite.

Deine Wahl merkt sich dein Browser und wendet sie auf alle Übersichtsseiten an – wie bei den Spalten-Einstellungen weiter oben gilt sie nur für dich. Passt sie nicht mehr zum Fenster, weil du es verkleinert hast, zeigt das Menü automatisch weniger Spalten an.

Damit findest du auch in einem Formular mit vielen Filtern den richtigen in Sekunden, statt durch eine lange Liste zu scrollen.

Wie viele Einträge hinter einer Filter-Option stehen

Die Zahl in Klammern zeigt dir schon vor dem Setzen, ob ein Filter dich weiterbringt. Sie bezieht sich immer auf die Liste, die du gerade vor dir hast: andere gesetzte Filter und ein Suchbegriff werden mitgerechnet. Schränkst du weiter ein, passen sich die Zahlen an – sie widersprechen also nie der Anzahl der Zeilen, die du am Ende bekommst.

Die Anzahl-Angaben erscheinen in den Übersichten für Personen und Gruppen.

Nach Zeitraum filtern, wahlweise mit Uhrzeit

Wenn du wissen willst, was in einem bestimmten Zeitfenster passiert ist — wer sich gestern Abend noch angemeldet hat, welche Bestellungen in der Stunde nach dem Newsletter eingingen — dann kannst du jeden Datumsfilter auf die Uhrzeit eingrenzen. Solche Filter heißen je nach Übersicht Erstellt am, Bestellung vom oder ähnlich und öffnen einen Kalender mit zwei Monaten.

1. Klicke ins Feld des Datumsfilters, damit sich der Kalender öffnet.
2. Wähle den ersten und den letzten Tag des Zeitraums. Für einen einzelnen Tag klicke ihn zweimal an.
3. Unten im Kalender stehen zwei Felder: ab und bis. Trage dort eine Uhrzeit ein, wenn du den Zeitraum weiter eingrenzen willst.

Leer bleiben heißt: ganzer Tag. Die Uhrzeit gilt minutengenau, und du kannst auch nur eine der beiden Grenzen setzen — ein bis ohne ab filtert vom Tagesbeginn bis zur angegebenen Uhrzeit.

Das Feld lässt sich auch tippen, wenn das schneller geht als der Weg über den Kalender — etwa „01.08.2026 - 11.08.2026" für einen weiten Bereich.

Damit findest du die Einträge eines Zeitfensters gezielt, statt einen ganzen Tag zu durchsuchen. Für die Ereignis-Übersicht ist das Filtern nach Zeitraum ausführlicher beschrieben unter Ereignisse nach Zeitraum und Plan filtern.

Warum manche Datumsfilter keine Uhrzeit anbieten

Filter, die auf ein Datumsfeld aus einem Formular zeigen — „Anreisedatum", „Vertragsdatum" — arbeiten weiterhin mit ganzen Tagen. In solchen Feldern steht in der Regel ein Datum ohne Uhrzeit, eine Eingrenzung auf die Stunde hätte dort also nichts zu filtern. Die Felder ab und bis erscheinen bei diesen Filtern deshalb gar nicht.

Was passiert, wenn sich das Formular ändert?

Ändern sich die Felder eines Personen- oder Gruppenformulars, passiert mit deiner Ansicht Folgendes:

• Deine bestehende Reihenfolge und Sichtbarkeit bleibt unverändert.
• Felder, die aus dem Formular entfernt wurden, verschwinden aus deiner Liste.
• Neu hinzugekommene Felder werden hinten an deine Spalten angehängt und sind sichtbar, damit du sie nicht übersiehst.

So musst du deine Spaltenanordnung nicht jedes Mal neu einstellen, nur weil am Formular etwas angepasst wurde.

Ein umbenanntes Feld gilt technisch als neues Feld – die Beschriftung ist Teil seiner Kennung. Es erscheint daher wieder hinten in der Liste mit Standard-Sichtbarkeit, auch wenn nur der Name geändert wurde.

Wie viele Mitglieder erscheinen in der Gruppen-Übersicht?

In der Gruppen-Übersicht listet die Mitglieder-Spalte (je nach Gruppentyp etwa „Mitarbeitende" oder „Mitglieder") standardmäßig alle Mitglieder einer Gruppe untereinander auf. Bei Gruppen mit vielen Mitgliedern wird diese Spalte schnell sehr lang und drängt die übrigen Angaben zusammen. Damit die Liste übersichtlich bleibt, kannst du pro Gruppentyp festlegen, wie viele Namen dort erscheinen.

Anders als die Spalten-Einstellungen weiter oben gilt diese Option für alle und wird pro Gruppentyp festgelegt. Du brauchst dafür die Rolle Admin.

Öffne Einstellungen → Gruppentypen, wähle den gewünschten Gruppentyp und trage bei Mitglieder in der Übersicht anzeigen eine Zahl ein:

• Leer – alle Namen werden angezeigt. Das ist der Standard, bestehende Übersichten ändern sich also nicht.
• 0 – es erscheint nur die Anzahl als Link, zum Beispiel „13 Mitglieder".
• N (zum Beispiel 5) – die ersten fünf Namen werden gezeigt, der Rest als „+ 8 weitere".

Sowohl die Anzahl als auch „+ … weitere" sind ein Link: Ein Klick öffnet die Gruppe direkt im Tab Personen, wo du die vollständige Mitgliederliste findest.

Damit bleibt die Gruppen-Übersicht auch bei großen Gruppen kompakt, und die vollständige Mitgliederliste ist weiterhin mit einem Klick erreichbar.