Die globale Suche: durchsuchbare Felder, Personen und Dubletten

Mit der Suche oben im Admin-Bereich springst du direkt zu einer Person, Gruppe oder einem anderen Datensatz — tippe einfach / oder klicke ins Suchfeld. Dieser Artikel zeigt dir, wie du festlegst, welche Formularfelder durchsuchbar sind, und wie du die Ergebnisliste liest.

Felder durchsuchbar machen

Die Suche findet nur, was du ihr beibringst: Standardmäßig sind Felder wie Name und Vorname durchsuchbar, aber du kannst beliebige weitere Felder aus deinen Formularen ergänzen — etwa den Bandnamen, damit du beim Suchbegriff „Fireflies" direkt bei der richtigen Gruppe landest.

Öffne dazu in der Formulardefinition das gewünschte Feld und setze den Haken neben der Beschriftung Suchbar.

Damit ist das Feld registriert und wird ab sofort bei jeder Suche berücksichtigt.

Welche Felder eignen sich?

Grundsätzlich lässt sich jedes Feld als durchsuchbar markieren — sinnvoll ist es aber nicht immer:

• Gut geeignet: spezifische Textfelder wie Name, Vorname, Bandname oder Workshopname. Sie führen mit wenigen Zeichen zum gewünschten Datensatz.
• Eher ungeeignet: Auswahlfelder und Checkboxen. Ein Feld mit den Werten „Ja" und „Nein" liefert im Zweifel hunderte Treffer und verwässert die Ergebnisliste.

Mehr dazu im folgenden kurzen Video:

Suchergebnisse lesen: eine Zeile pro Person

Eine Person kann in festiware mehrere Personentypen haben — zum Beispiel gleichzeitig in der Crew und bei den Dienstleistenden geführt werden. In den Suchergebnissen erscheint sie trotzdem genau einmal, mit allen ihren Personentypen als anklickbare Verweise darunter. Gruppen stehen ebenso in einer gemeinsamen Liste, mit dem Gruppentyp als Verweis an der Zeile.

So arbeitest du mit dem Ergebnis:

1. Klicke auf einen Personentyp (im Beispiel Crew oder Dienstleistende), um die Person gezielt in dieser Ansicht zu öffnen — jede Ansicht zeigt die Felder und Tabs des jeweiligen Typs.
2. Klicke auf den Namen (oder drücke Enter), um die Person in der Ansicht ihres ersten Personentyps zu öffnen.

Ein praktischer Nebeneffekt: Dubletten erkennst du auf einen Blick. Weil jede Person nur einmal erscheint, sind zwei Zeilen mit demselben Namen zwangsläufig zwei getrennte Datensätze — also höchstwahrscheinlich eine Dublette, etwa weil sich jemand über zwei verschiedene Formulare angemeldet hat. Die Personentypen unter den Zeilen helfen dir einzuordnen, welcher Datensatz welcher ist.

Zwei gleichnamige Treffer bedeuten immer zwei Datensätze — nie dieselbe Person zweimal. Wie du solche Dubletten systematisch findest und zusammenführst, erklärt Dubletten-Suche (Personen).

Treffer aus dem Verzeichnis

Unterhalb der Treffer des aktuellen Projekts können zwei weitere Abschnitte stehen: Personenverzeichnis und Gruppenverzeichnis. Ein Treffer dort bedeutet, dass die Person oder Gruppe zwar im Verzeichnis hinterlegt ist, im aktuellen Projekt aber keinen Datensatz (mehr) hat — weil sie hier gelöscht wurde oder bisher nur in anderen Projekten dabei war.

Sobald es im aktuellen Projekt einen Datensatz dazu gibt, steht nur noch dieser in der Liste. Der Verzeichnis-Eintrag tritt also nie neben den Eintrag des Projekts, sondern immer nur an seine Stelle, wenn es keinen gibt.

Verzeichnis-Treffer erscheinen nur für Typen, die unter Einstellungen → Systemeinstellungen in Personentypen für Personenverzeichnis bzw. Gruppentypen für Gruppenverzeichnis eingetragen sind. Nutzt du kein Verzeichnis, bleiben die beiden Abschnitte leer.