Shop-Aufladungen: Guthaben, das Gäste beim Cashless-Anbieter kaufen
Wenn dein Cashless-Anbieter einen eigenen Shop betreibt, können Gäste dort vorab Guthaben kaufen — unabhängig vom festiware-Vorverkauf. Diese Käufe laufen als Shop-Aufladungen in festiware ein, damit du nachvollziehen kannst, wer wie viel Guthaben hat.
Wo du die Aufladungen findest
Im Admin-Bereich unter Shop-Aufladungen. Die Übersicht zeigt für jede Aufladung, wer gekauft hat (Käufer), welches Produkt, wie viel Guthaben und Coins darauf liegen und über welche Person und welches Ticket sie zugeordnet ist.
Die Liste ist eine Aufzeichnung, keine Eingabemaske. Alle Werte kommen vom Anbieter, du kannst sie hier nicht ändern. Meldet der Anbieter dieselbe Aufladung erneut, aktualisiert festiware den bestehenden Eintrag statt einen zweiten anzulegen.
Suchen kannst du in der Liste nach Aufladungs-Code, Ticketcode, Bestellung, E-Mail und Nachname. Über die globale Suche sind Aufladungen nicht erreichbar — geh also direkt in die Übersicht.
Warum manche Aufladungen keinem Ticket zugeordnet sind
Beim Kauf gibt der Gast eine Referenz an, über die festiware die Aufladung zuordnet. Die Spalte heißt Ticketcode — tatsächlich tragen viele Gäste dort aber ihre Chipnummer ein, weil sie den Chip zur Hand haben und das Ticket nicht. Beides funktioniert: festiware sucht zuerst nach dem Ticketcode und, falls das nichts ergibt, nach dem Chip.
Bleibt eine Aufladung ohne Zuordnung, findet festiware weder das eine noch das andere. Typische Gründe:
- Die Referenz gehört zu einem Chip, der bei euch nicht registriert ist — etwa weil der Gast ihn direkt beim Anbieter bekommen hat.
- Der angegebene Ticketcode stammt aus einem anderen Projekt oder wurde gelöscht.
- Der Gast hat sich vertippt oder etwas völlig anderes eingetragen.
Das Geld ist in diesen Fällen nicht verloren — es liegt beim Anbieter auf dem Chip und der Gast kann damit bezahlen. Was fehlt, ist die Verbindung zu einer Person in festiware. Deshalb kannst du bei einer Rückfrage nicht beantworten, wem diese Aufladung gehört.
Die Zuordnung wird bei jeder Meldung des Anbieters neu geprüft. Entsteht der passende Ticketcode erst später, ordnet festiware die Aufladung von selbst zu — du musst nichts nachholen.
Was du tun kannst
Im Cashless-Dashboard erscheinen nicht zuordenbare Aufladungen als Befund Aufladung ohne Ticketcode. Prüfe dort die angegebene Referenz beim Anbieter: Steckt dahinter ein Chip, der bei euch nie registriert wurde, lässt sich die Aufladung über den Chip einer Person zuordnen, sobald diese ihn beim Check-in vorzeigt.
Für die Abrechnung gilt: Shop-Aufladungen werden im Mengenabgleich separat ausgewiesen und gehen nicht in die Differenz ein. Sie haben keinen festiware-Code und können deshalb in der festiware-Summe gar nicht enthalten sein.
Damit weißt du, welches Guthaben aus dem Shop des Anbieters stammt und bei welchen Aufladungen die Zuordnung noch offen ist.
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