Verträge automatisch per Workflow-Trigger erstellen

Wenn an einem bestimmten Punkt in deinem Ablauf immer ein Vertrag entstehen soll – zum Beispiel ein Werkvertrag, sobald eine Person in den Schritt „Vertrag versenden" wandert – musst du das nicht für jede Person von Hand machen. Ein Workflow-Trigger erledigt das automatisch: Er beobachtet einen Workflow-Schritt und erstellt den Vertrag genau dann, wenn jemand diesen Schritt erreicht.

Damit das zuverlässig funktioniert, braucht festiware eine Information, die leicht übersehen wird: Wer ist auf Veranstalterseite Vertragspartner:in? Dieser Artikel zeigt dir, wo du das einstellst und wie du den Trigger einrichtest.

Voraussetzung: Vertragspartner:in in der Vertragsart hinterlegen

Jeder Vertrag hat zwei Seiten: die Person oder Gruppe, für die der Vertrag gilt, und dich als Veranstalter:in. Wenn der Vertrag automatisch im Hintergrund entsteht, kann festiware dich nicht in dem Moment fragen, wer auf Veranstalterseite unterschreibt. Deshalb muss das vorab in der Vertragsart festgelegt sein.

So stellst du es ein:

1. Öffne im Bereich Verträge die Vertragsarten und wähle die betreffende Vertragsart.
2. Trage unter Vertragspartner Veranstalter die Person ein, die auf deiner Seite Vertragspartner:in sein soll.
3. Speichere die Vertragsart.

Diese Person erscheint später als Eigentümer:in auf jedem Vertrag, der über den Trigger erzeugt wird. Du kannst pro Vertragsart eine andere Person hinterlegen.

Damit ist die Vertragsart bereit für die automatische Erstellung.

Den Trigger „Erstelle Vertrag" einrichten

Der Trigger hängt an einem Workflow-Schritt. Sobald eine Person oder Gruppe in diesen Schritt eintritt, wird der Vertrag erstellt. Wenn du mit Start- und Endpunkten von Workflows noch nicht vertraut bist, hilft dir vorab der Artikel Workflows: Was sind Start- und Endpunkte?.

So gehst du vor:

1. Öffne in deinem Projekt die Einstellungen und dort Workflow-Schritt-Trigger.
2. Lege einen neuen Trigger an und gib ihm einen sprechenden Namen (z. B. „Werkvertrag erstellen").
3. Setze den Haken bei Aktiv.
4. Wähle bei Aktion den Eintrag Erstelle Vertrag.
5. Wähle bei Auslösendes Ereignis den Eintrag Eintritt in Schritt und den gewünschten Workflow-Schritt.
6. Wähle unter Daten bei Vertragsart die Vertragsart, die erstellt werden soll.
7. Speichere den Trigger.

Optional kannst du über Einmalige Ausführung verhindern, dass derselbe Vertrag mehrfach entsteht, wenn jemand den Schritt mehrmals durchläuft, und über Verzögerung (Minuten) die Erstellung zeitlich nach hinten schieben.

Damit ist der Trigger scharf: Jede Person, die ab jetzt den gewählten Schritt erreicht, bekommt automatisch ihren Vertrag. Wie ein Vertrag manuell – also ohne Trigger – entsteht, liest du unter Wie erstelle ich einen Vertrag für einen Händler?.

Wenn das Speichern blockiert wird

Beim Speichern des Triggers kann diese Meldung erscheinen:

Der Trigger lässt sich nicht speichern: In der ausgewählten Vertragsart ist keine Person unter „Vertragspartner Veranstalter" eingestellt.

Das ist kein Fehler, sondern ein Schutz: Ohne hinterlegte:n Vertragspartner:in könnte festiware den Vertrag später nicht automatisch erstellen – er würde im Hintergrund stillschweigend fehlschlagen. Statt das zuzulassen, weist dich festiware schon beim Speichern darauf hin.

So löst du es:

1. Geh zurück in den Bereich Verträge zur betroffenen Vertragsart.
2. Trage unter Vertragspartner Veranstalter eine Person ein und speichere.
3. Öffne den Trigger erneut und speichere ihn – jetzt geht es durch.

Den gleichen Hinweis bekommst du, wenn noch gar keine Vertragsart ausgewählt ist: Ohne Vertragsart weiß der Trigger nicht, welchen Vertrag er erstellen soll.

Damit ist sichergestellt, dass jeder eingerichtete Trigger auch wirklich Verträge erzeugen kann – und du nicht erst beim Durchlaufen des Workflows merkst, dass etwas fehlt.