Was finde ich in der Rubrik „Gruppen“ – und was kann ich dort tun?
🔍 Was finde ich in der Rubrik „Gruppen“ – und was kann ich dort tun?
In diesem Artikel erfährst du, was genau die Rubrik „Gruppen“ in festiware enthält, wie du mit Gruppen arbeitest – und worin der Unterschied zur Rubrik „Personen“ liegt.
🧩 Was ist die Rubrik „Gruppen“?
In festiware steht die Rubrik „Gruppen“ für alle Beiträge, Angebote oder organisatorischen Einheiten, die dein Festival mitgestalten.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Künstler:innen und Bands
- DJ-Sets und Performances
- Foodtrucks und Marktstände
- Workshops, Initiativen und NGOs
- Dienstleister:innen, Gewerke, Awareness-Teams, Techniker:innen
Eine Gruppe ist immer eine Einheit, die aus mindestens einer Person besteht und ein Angebot oder Beitrag zum Festival darstellt.
🔎 Was finde ich unter „Gruppen“?
In der Rubrik Gruppen findest du:
- Alle registrierten Gruppen aus Bewerbungsformularen
- Gruppen, die von deinem Team manuell angelegt wurden
- Gruppen, die über Schnittstellen oder Importe ins System kamen
- Bewerbungen, bestätigte Beiträge, stornierte Gruppen – je nach Workflow
Zu jedem Gruppentyp siehst du z. B.:
- Name der Gruppe
- Status im Gruppen-Workflow (z. B. „Angenommen“, „Abgerechnet“)
- Ansprechperson
- Anzahl Mitglieder
- letzte Bearbeitung
✅ Was kannst du in der Rubrik „Gruppen“ tun?
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Filtern & Suchen | z. B. nach Typ, Status, Formular, Workflow-Schritt, zugewiesenem Team |
| Gruppe öffnen & bearbeiten | Gruppendaten ändern, Felder ergänzen, Ansprechperson oder Mitglieder aktualisieren |
| Workflowschritte setzen | z. B. Bewerbungen annehmen, Gruppen zur Abrechnung freigeben, stornieren |
| Exporte durchführen | z. B. Slotpläne, Gagenlisten, Technikdaten, Akkreditierungsexporte |
| E-Mails senden | gezielt Nachrichten an Gruppen oder Ansprechpersonen verschicken |
| Portalzugänge testen / öffnen | Portalansicht der Gruppe anzeigen oder Links versenden |
| Verknüpfte Personen einsehen | Mitglieder & Ansprechperson direkt aus der Gruppe öffnen |
👥 Was ist der Unterschied zur Rubrik „Personen“?
In der Rubrik „Personen“ findest du die einzelnen Menschen, die Teil deiner Gruppen sind – also z. B.:
- Mitglieder einer Band oder eines Standteams
- Ansprechpersonen von Gruppen
- Interne Helfer:innen oder Orga-Personal
👉 Personen = Menschen
👉 Gruppen = Firmen, Organisationen, Programmbeiträge
📍 Wo finde ich gruppenspezifische Einstellungen?
Du brauchst die Rollenklasse Supervisor oder Admin um Anpassungen vorzunehmen
Wenn du Gruppenformulare bearbeiten oder neue Gruppentypen anlegen willst, gehst du zu:
→ Dort kannst du:
- Felder anpassen
- Typen verwalten
- verknüpfte Personenformulare setzen
- Portal- und Automatisierungseinstellungen konfigurieren
🧠 Merksatz:
„Die Rubrik Gruppen ist dein Überblick über alle Festivalbeiträge und beteiligte Firmen – egal ob künstlerisch, kulinarisch oder organisatorisch.“